Twee notarissen van hetzelfde kantoor hebben twee weken geleden de zwaarst denkbare tuchtmaatregel opgelegd gekregen: ontzetting uit het ambt. Reden: het niet altijd zelf aanwezig zijn bij het passeren van aktes en het regelmatig aan een medewerker overlaten van (een deel van) de Belehrung.
De klacht van de KNB werd door de Kamer van Toezicht al in januari gegrond verklaard, maar de beroepsorganisatie vond een schorsing van drie maanden te karig voor dergelijke ernstige overtredingen. Slechts één tuchtmaatregel was volgens de KNB passend, namelijk ontzetting uit het ambt. En dat vond de Notariskamer van het Gerechtshof in hoger beroep ook.
Derde agenda
Ten kantore van de betreffende notarissen was het sinds het ontslag van de derde notaris erg druk. Zo druk dat de twee notarissen naast hun eigen agenda’s een derde agenda gingen voeren om alle afspraken te kunnen plaatsen. Vanuit die agenda deed de klerk voorbereidingen voor het passeren van akten. Tijdens een afspraak uit de eigen agenda liep de notaris na een telefoontje snel even binnen bij de afspraak in het kantoor van de klerk. De notarissen verklaarden dat op dat moment opnieuw de hele akte doorgenomen werd, wat door klager KNB als ongeloofwaardig werd afgedaan. Het doel van het op drukke dagen door de klerk laten voorbespreken van akten was om in een kort tijdsbestek meer akten te kunnen passeren, aldus de KNB.
De Kamer van Toezicht had zoiets ook al geconcludeerd: “Ongeacht de vraag of tien minuten per akte volstaat, acht de Kamer het zeer onwaarschijnlijk dat er voldoende tijd beschikbaar was voor het belehren van partijen. De Kamer komt tot deze conclusie gezien het grote aantal passeer- en andere afspraken die op een werkdag verwerkt moesten worden. Op piekdagen lag het aantal afspraken vaak boven de veertig, en in een enkel geval zelfs boven de vijftig.” De Kamer verwijt de notarissen dan ook dat ze hun commerciële belangen zwaarder hebben laten wegen dan het naleven van notariële verplichtingen.
Overtuigd
De notarissen redeneerden dat ze wel aan de informatieplicht hadden voldaan, omdat ze ervan overtuigd waren dat de verschijnende partijen hadden begrepen wat de inhoud van de akte was, zoals de wetsgeschiedenis voorschrijft. Maar die vlieger gaat niet op, omdat ze het verstrekken van informatie overlieten aan de klerk en ze niet wisten wat die met de partijen had besproken. De notarissen erkennen dat in zes á zeven gevallen werd getekend zonder de aanwezigheid van een van de notarissen.
De KNB benadrukt in haar klacht dat het passeren van akten meer is dan een handtekening zetten. Het Hof is het daarmee eens en merkt daarbij op dat de Belehrung formeel misschien niet tot het verlijden van de akte behoort, “maar het vervullen van deze verplichting behoort tot de essentie van de notariële ambtsbediening en hangt zo zeer samen met het verlijden van de akte dat het als een integraal onderdeel van het passeren van de akte moet worden beschouwd.”
Inzien
Bij haar beslissing heeft het Hof in overweging genomen dat de notarissen “met hun handelswijze het wettelijk systeem bewust hebben ondermijnd en het vertrouwen in de rechtsbedeling in ernstige mate hebben geschaad”. Dat het Hof ontzetting uit het ambt “passend en geboden” vindt, onderbouwt het met de opmerking dat de notarissen tijdens de behandeling ter terechtzitting er weinig blijk van hebben gegeven “de onjuistheid van hun handelen ter zake van hun informatieplicht in te zien”. Bovendien hebben ze de situatie laten voortduren en is het aantal nietige akten opgelopen tot zes á zeven.