Hoe zorg je in deze tijd, met talloze dossiers en allerlei vacatures, dat je de juiste mensen aan je bindt? En dat ze blijven? Als werkgelukdeskundige zit ik natuurlijk vol inspiratie om wel honderd columns te vullen. Maar laten we beginnen bij het begin: de ‘onboarding procedure’.
Door Fleur Brockhus, schrijver van De urenfabriek en De inspiratiepraktijk
Ik weet nog goed dat ik mijn contract met het prestigieuze advocatenkantoor een half jaar voor indiensttreding tekende. Daarna vertrok ik naar Costa Rica voor een talencursus. Zes maanden lang nog niet aan werk denken, héérlijk.
Een week voordat ik begon was ik nog even de stad ingedoken, want ik had geen kantoorkleding. En eigenlijk wist ik ook niet precies hoe ‘kantoorkleding’ eruit zag. Maar ik kende iemand die er al werkte en belde haar op om te vragen naar de dresscode. Terloops vroeg ik ook even hoe het ging met lunchen: moesten we die zelf meenemen of was er een kantine?
Vervolgens was ik op mijn allereerste werkdag als advocaat-stagiaire ziek. En wat voelde ik me ellendig dat ik juist die dag een giga griep te pakken had. Achteraf was het een voorteken, denk ik. Ik had net tijdens een cursus leren uren schrijven… Maar na twee dagen ging ik toch met een tas vol neusspray, keelpastilles en paracetamol naar kantoor en werd ik meteen aan het werk gezet. Zo zag mijn eerste werkweek eruit, in mijn allereerste grotemensenbaan, twaalf jaar geleden.
Tegenwoordig land ik als freelancer op allerlei plekken, vaak bij banken en verzekeraars. En ben ik door de jaren heen op diverse manieren welkom geheten. Als freelancer heb ik een andere status dan als vaste medewerker, dat weet ik ook wel. Toch heb ik zo een inkijkje gekregen in het onboarding proces van heel wat bedrijven. Want ik zie natuurlijk ook vaste collega’s starten tijdens mijn projecten.
De leukste manier waarop ik drie keer een eerste werkdag ben begonnen, was met een royaal boeket bloemen op mijn bureau. Een kaartje erbij met Welkom Fleur! En alle namen van het team maakte het gebaar bij een bank helemaal af.
Meestal start het eerste contact na het contract op de eerste werkdag. Iemand wordt opgehaald bij de receptie, krijgt een plastic badge, er volgt een introductierondje bij nieuwe collega’s, een collega wijst nog even de wc en overhandigt de inlogcode voor de laptop. Die meestal niet werkt. Dus gaat de nieuwe medewerker zich maar ‘inlezen’. Er zijn dan een heleboel dingen die hij nog niet weet. De basics: waar parkeer ik mijn auto of fiets legaal, wat is hier de dresscode, waar haal ik koffie, hoe laat lunchen we en moet ik die zelf meenemen of is er een bedrijfsrestaurant? Maar ook de bedrijfscultuur is nog onduidelijk.
Ideetje: kijk naar de behoefte van de nieuwe collega een maand voordat hij of zij begint. Welke informatie heeft zo iemand dan nodig? Sommige kantoren gebruiken een onboarding app. Met een virtuele tour door het kantoor, met video’s van collega’s en informatie over de mores van het kantoor. Dat is leuk! Zo kun je als nieuwe medewerker zelf bepalen of en hoeveel informatie je wil verorberen, voordat je start.
Dan de eerste werkdag. Laat de nieuwe medewerker op de eerste werkdag thuis ophalen door een medewerker. Doe dat met collega’s van alle rangen en standen. Misschien wordt het geen succes, maar van experimenteren kun je leren.
Of: organiseer voor alle medewerkers die beginnen een ontbijtontvangst of een wandeling in de buitenlucht. Gewoon om te laten zien hoe leuk iedereen het vindt dat de nieuwe medewerker er is. Een heel nieuw niveau van welkom heten.
Zo, de proeftijd zit erop. Als het geen freak blijkt te zijn, wil je deze medewerker natuurlijk graag behouden. Bij stagiaires zelfs voor drie jaar. En dat kan nog best lastig zijn met millennials. De millennial wil uitdaging, meespelen, flexibiliteit, zijn energie kwijt kunnen en bijdragen aan een groter en zinvol doel. Het liefst in de eerste week al. Tja, wat moet je daar nou mee als partner die zelf ooit als stagiaire de tassen met dossiers liep te sjouwen…
Na een maand kun je beginnen met de vraag: hoe gaat het met je? Hoe vind je het hier, voldoet het kantoor aan je verwachting? En: wat heb jij nodig? Vragen hoe het gaat. Ik weet, dit klinkt misschien als mijlen ver uit de comfort zone van veel partners, maar is wel gewoon een goed idee. Denk aan alle verloren energie, geld en capaciteit als een stagiaire of medewerker binnen een jaar opstapt, omdat hij ge-micromanaged wordt, zich niet gezien en gewaardeerd voelt. Of erger: een burn-out of bore-out krijgt.
Dan kun je weer he-le-maal opnieuw beginnen.