De krapte op de juridische arbeidsmarkt noopt Havenbedrijf Rotterdam om kritischer te kijken naar welk juridisch werk nog in huis moet gebeuren en welke taken uitbesteed of geautomatiseerd kunnen worden. General counsel Margreet Poot vertelt hoe ze deze uitdaging het hoofd biedt.
Er zijn meer juridische vacatures dan ooit. Ook bij Havenbedrijf Rotterdam wordt de krapte op de arbeidsmarkt gevoeld, zo vertelde Margreet Poot tijdens de Legal Management Round Table van Sdu en Voxius. De voormalig advocaat en manager van de stafafdeling bij De Brauw Blackstone deelde kennis en ervaringen vanuit haar huidige rol als general counsel en corporate secretary bij het Havenbedrijf Rotterdam. “Tot nu toe hebben we al onze vacatures kunnen invullen, maar het is zeker een dagelijkse vraag hoe we al het werk gaan invullen. Door de juridisering van het werk is het buitengewoon druk.”
Focus en prioriteiten
Sinds het aantreden van Margreet in oktober 2019 kijkt de legal afdeling van Havenbedrijf Rotterdam nadrukkelijker dan ooit naar die taken waarbij ze de meeste waarde kan bieden. “Niet alles hoeft meer door onze mensen gedaan te worden. We hebben inmiddels een schifting gemaakt; Welk werk doen onze juristen zelf en welke taken kunnen we uitbesteden of wellicht deels automatiseren? Alles draait om focus en prioriteiten.”
Data, tools en processen
Ze vertelt over de verschuiving van juridische aandachtsgebieden van de afdeling in het laatste decennium: “Doordat de onderneming meer bezig is met data, digitalisering en energietransitie vraagt dat van het team een andere juridische focus en meer specialistische kennis van andere rechtsgebieden: IP, data & privacy, corporate M&E en energie. We hebben een bewuste keuze gemaakt om specialistisch werk dat raakt aan de strategie van het Havenbedrijf zoveel mogelijk in huis te begeleiden. Dat betekent dat we voor meer generieke kennis andere afwegingen maken. We zien dus een duidelijke trend dat onze mensen nu heel veel bezig zijn met data, tools en processen. Waar we 10 jaar geleden geen gespecialiseerde juristen nodig hadden voor privacy en IT-zaken zijn dat nu fulltime drie personen.”
Besparen en versterken
De general counsel speelde slim mensen vrij om haar team te kunnen versterken. Zo besteedde ze haar juridische diensten opnieuw aan en koos hierbij bewust voor een verdeling van werk tussen full-service firms en niche kantoren. Verder koos ze voor de uitbesteding van de corporate housekeeping en schadeafwikkeling en investeerde ze in een flexibele schil. “We hebben 18% op onze begroting bespaard en tegelijkertijd ons team kunnen versterken. We zijn nu veel meer strategisch betrokken bij grote projecten”, vertelt ze. “We willen juridische aspecten veel meer tot vast onderdeel van bedrijfsprocessen maken. Zo werken we mee aan de herinrichting van bedrijfsprocessen en -systemen en kunnen we privacy en compliance daarvan een vast onderdeel maken.”
Nog meer impact
Na haar eerste jaar bij Havenbedrijf Rotterdam vond een interne herorganisatie plaats. Haar legal afdeling maakt sinds dien onderdeel uit van de directie. Zelf kreeg ze er de taak van corporate secretary bij. “Dit zorgt voor een duidelijke link tussen het juridische werk en de besluitvorming. Als legal afdeling hebben we onze aanwezigheid in het bedrijf kunnen versterken en meer invloed gekregen op besluitvormingsniveau”, stelt Margreet, die zichzelf als schaap met vijf poten ziet. “Ik ben breed geïnteresseerd in alle bedrijfsprocessen. In mijn duo-rol komen veel zaken samen. Zowel inhoudelijk, als strategisch. Zo kijk ik ook naar ons werk en wat wij als legal afdeling aanpakken.”
‘Mensen en middelen slim inzetten’
De grootste uitdaging waar ze nu voor staat, is compliance onderdeel maken van corporate bedrijfsprocessen. “Ik wil onze mensen en middelen zo slim mogelijk inzetten. Dat begint bij nadenken hoe alle bedrijfsprocessen lopen en kijken welk deel hiervan juridisch is. Daarnaast kijken we welke digitale kantoorsystemen geschikt zijn om in te zetten voor automatisering van juridische processen, zoals elektronische ondertekening en contract management. Daar is lang niet altijd een specifiek legal systeem voor nodig. Je moet daarnaast weten wie zich bezighouden met contractsonderhandelingen en zorgen dat wij deze collega’s vroeg kunnen helpen met guidelines, standaarden en een inhoudelijke check. Daarnaast tekenen wij als afdeling bij sommige contracten standaard mee, zodat we kwaliteit kunnen borgen. Daarmee voeg je dus veel slimmer je waarde toe als legal afdeling dan wanneer je alles achteraf moet bekijken.”
Ambities vs. capaciteit
De general counsel benadrukt dat er niet per se veel geld nodig is om je legal afdeling te veranderen. “Het opnieuw inrichten van bedrijfsprocessen vergt vooral veel tijd en mankracht. Het gaat dus om slimme keuzes maken. Er zijn bovendien meer afdelingen die wensen hebben, niet alleen wij. Je moet het hoe dan ook stap voor stap doen. Samen met je team maak je van tevoren afspraken: waar zitten de grootste risico’s voor ons bedrijf? Wat is het belangrijkste waarbij we als legal betrokken moeten zijn? Daar zet je je capaciteit op in.”
Betrokkenheid en draagkracht
Margreet vindt het in haar werk ‘ontzettend belangrijk’ om oog te hebben voor maatschappelijke belangen. “Het is de kunst om als team te bedenken waar je de prioriteiten legt qua kwaliteit, kosten en selfservice. Maar ook qua bedrijfsmatige en maatschappelijke keuzes. Dus niet alleen bedenken: levert het ons geld op, maar vooral ook: mag het en willen we het als bedrijf zo doen?” Ze is bijzonder optimistisch over de ingeslagen weg en voelt die energie ook binnen haar team. “Door alle afwegingen samen te maken, creëer je betrokkenheid en draagkracht. Het positivisme hierover zie ik terug op de werkvloer.”
Gouden tip
Of ze nog een gouden tip heeft voor andere legal managers die ook meer impact willen leveren in deze tijd van arbeidskrapte? “Een juridische revolutie is niet nodig. Kijk wat de strategische speerpunten van je bedrijf zijn en maak vandaaruit doelgerichte keuzes welk werk je als juridische afdeling op welke manier het beste kunt ondersteunen. Hierdoor weet je waar je juridische inbreng het meest nodig is en waar je de meeste meerwaarde kunt bieden. Maak gebruik van de expertise binnen je bedrijf: de financiële afdeling kan je helpen inzichtelijk te maken waar de juridische kosten worden gemaakt, inkoop kan je helpen om slimme keuzes te maken bij de inkoop van juridische diensten en IT kan je helpen bij automatisering. Stap voor stap werk je zo naar je stip op de horizon.”