Tijdens de coronapandemie hebben veel advocaten en notarissen zich snel moeten aanpassen: iedereen werkte plots thuis en alles verliep digitaal. Blijft dat zo? Wat voor gevolgen heeft dat voor de praktijk en HR? En wordt het kantoor zoals we het kennen omgetoverd tot het Habitoor van de toekomst?
Interieurbeeld: Casper Schwarz
Portretfoto’s: Roel Dijkstra Fotografie
Thuiswerken, digitaal vergaderen en meer flexibiliteit. De coronacrisis heeft voor kopzorgen gezorgd, maar ook voor veel verandering. Sommigen spreken zelfs over een ware revolutie: waar verwacht werd dat de digitalisering van het werkende bestaan nog jaren zou duren, lijkt dit nu in enkele maanden bewerkstelligd. Hoe permanent zijn die veranderingen? Wat wordt er meegenomen naar de toekomst? Een interieurarchitect, notaris, advocaat en twee HR-directeuren geven hierover hun mening, middels videobellen uiteraard, waaruit drie lessen zijn te distilleren.
Les 1: Habitoren in plaats van kantoren
Casper Schwarz is een Utrechtse interieurarchitect die met zijn team interieurs ontwerpt voor de zakelijke markt, zorg en horeca. In het verleden heeft Schwarz interieurs ontworpen voor verschillende advocatenkantoren zoals NautaDutilh, Jones Day en Ploum. Hebben de coronaveranderingen impact op zijn werk? Door de versnelde digitalisering lijkt de thuiswerkplek immers belangrijker geworden. Hebben kantoorgebouwen nog wel bestaansrecht?
Schwarz denkt van wel; hoewel het virus in eerste instantie ook bij hem tot verwarring leidde. “Vroeger had ik liever niet dat medewerkers thuis werkten. Ik dacht daarover ouderwets,” vertelt hij vanachter zijn webcam. “De afgelopen maanden heb ik echter geleerd dat iedereen ook prima functioneert vanuit huis. Sterker nog: op gegeven moment kon ik weer terug naar kantoor en betrapte ik mezelf erop dat het me tegenstond.” Verrassend, voor de interieurarchitect, die zijn ‘studio’ (een architectenkantoor) bestempelt als “levendig en gezellig”.
Het leidde tot een ingeving: hoe moet dit zijn voor kantoorbewoners, die de hele dag onder een systeemplafond werken? Volgens Schwarz is dit het moment om het kantoorconcept overboord te kieperen. “Naar wat ik gehoord heb, is ook bij andere bedrijven het thuiswerken goed gegaan. De werknemers hebben hun werk weten te combineren met hun privéleven, waardoor de werkdag anders is gaan functioneren,” stelt hij. “Het traditionele 9-to-5-model, wat vraagt om een praktisch, facilitair kantoor, is niet per se meer nodig.”
Permanente shift in kantoorgebruik
De interieurarchitect denkt daarom dat dit het moment is voor een kentering. Een permanente shift in kantoorgebruik. “Draai het om. Niet; wat hebben de medewerkers nodig om te kunnen werken, maar; wat verlangen ze om terug te komen naar kantoor? Velen vinden het thuiswerken namelijk fijn,” legt Schwarz uit. “Maar een deel vindt vijf dagen in de week op kantoor te veel. Een kleiner kantoor, met top notch faciliteiten om samen te werken met collega’s en cliënten, én voorzieningen om je dag naar eigen wens in te vullen, is de oplossing hiervoor.”
Schwarz heeft hier zelfs een naam voor: het Habitoor – een samenvoeging van habitat en kantoor. Het thuishonk van een organisatie, waar medewerkers niet alleen optimaal kunnen samenwerken, maar ook privé-activiteiten kunnen ontplooien als sporten, koken, borrelen of de hond uitlaten. Een plek waar thuis, de organisatie en de omgeving samensmelten, waar werknemers naartoe wíllen komen. Volgens Schwarz niets nieuws: “Het concept bestaat deels al, maar werd voorheen vooral omarmd door progressieve bedrijven. Door corona verwacht ik dat ook andere bedrijven na gaan denken over ander kantoorgebruik.”
Voor de geestelijke vader van het Habitoor vormen advocatenkantoren een interessante uitzondering. Hij legt uit: “Advocatenkantoren zijn redelijk conservatief. Ze willen wel vernieuwen, maar de uitkomst is toch altijd een traditioneel kantoorgebouw met eigen kamers voor de werknemers. Begrijpelijk, gezien het dossierwerk dat veel concentratie vereist en waarbij samenwerken minder essentieel is. Een deur achter je dichttrekken is dan ideaal.”
Toch ging ook in de advocatuur het thuiswerken redelijk, dus is een verbindende hub ook voor hen relevant. “Het is een interessante uitdaging,” zegt Schwarz opgewekt. “Maar een mooie shift moet mogelijk zijn nu advocaten ook meer thuiswerken dan dat ze gewend waren. Hun kantoren bestaan momenteel uit eindeloze verdiepingen met individuele kamers. Een Habitoor kan dat verminderen en een meer inspirerende werkomgeving creëren.”
Les 2: een deels digitaal advocatuur en notariaat
Dat advocaten inderdaad meer thuis gaan werken, is in ieder geval aan de orde bij Alexander Leuftink. De voorzitter van de vFAS en partner, scheidingsadvocaat en -mediator bij LINK Advocaten is van plan minimaal één dag in de week thuis te gaan werken. “Sinds juni gaan we geleidelijk weer naar kantoor, maar ik ben toch van plan ook thuis te blijven werken. En waarom ook niet? Ik vind de flexibiliteit prettig; ik kan mijn eigen tijd indelen,” aldus Leuftink in een videocall. Het persoonlijk contact mist de advocaat echter ook. Hij vindt het daarom belangrijk dat op zijn kantoor naast meer thuiswerken sociaal contact een belangrijke pijler blijft.
Duidelijk, maar wat is er verder veranderd voor de praktijk van Leuftink? En wat verwacht hij daarvan mee te nemen naar de toekomst? “We hebben enorme stappen gezet op het vlak van digitalisering,” geeft hij direct aan. “De communicatie met rechtbanken, contacten met cliënten en zelfs zittingen: het verliep grotendeels en soms voor het eerst digitaal.”
Een onomkeerbare, maar vooral ook positieve ontwikkeling, vindt de advocaat. “Ik denk dat het bijvoorbeeld voor veel cliënten prettig is dat dat ze geen vrij meer hoeven te nemen en niet meer hoeven te reizen om hun advocaat te spreken.” Leuftink benadrukt daarbij dat het eerste cliëntcontact hoogstwaarschijnlijk nog altijd face-to-face zal verlopen: “In het familierecht hebben we vaak met emoties te maken. Mensen vinden het dan prettiger om in persoon hun verhaal te vertellen. Na dat eerste contact kan dan worden afgewogen in hoeverre de zaak zich leent voor een verdere online afhandeling.”
Ondanks dat familierechtzaken vaak een emotioneel karakter hebben, denkt Leuftink dat online zittingen ook post-corona te rechtvaardigen zijn. Mits van tevoren wordt beoordeeld of de zaak zich hiervoor leent. Leuftink: “Als alle stukken aanwezig zijn en de berekeningen zijn gemaakt, dan kunnen bijvoorbeeld alimentatiegeschillen prima digitaal worden afgehandeld. Bij zaken over een uithuisplaatsing ligt het anders: daar is het belangrijk dat de rechter de volle aandacht heeft voor de belanghebbenden. Wat fysiek toch beter gaat dan via een online videoverbinding.”
De vFAS-voorzitter denkt overigens niet dat digitale zittingen voldoende zijn om de achterstanden bij de rechtspraak, die als gevolg van corona nog groter zijn geworden, weg te werken. “Mensen hebben niet stil gezeten tijdens het virus,” zegt hij. “Er zijn alleen maar zaken bijgekomen, terwijl de rechtbanken daar eigenlijk niet de capaciteit voor hebben. Ik verwacht chaos en weet niet hoe de rechterlijke macht dit gaat oplossen. Ik vrees dat het achteraan in de rij aansluiten wordt.”
De drang naar verbinding
Net zoals in de advocatuur bevindt de digitalisering zich ook in het notariaat in een sneltrein. Althans, dat betoogt Casper Jones, managing partner en notaris bij VBC Notarissen. “Door het virus heeft de technologische ontwikkeling een vaart genomen,” verklaart hij. “Zo gaf de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie vrij snel groen licht om volmachten te legaliseren via videobellen, en verlopen ook veel besprekingen met collega’s én klanten digitaal.”
Deze revolutionaire digitalisering is ook volgens Jones onvermijdelijk en zal na de pandemie zeker doorzetten. Bezwaar hiertegen heeft hij niet: “De cliënten vinden deze ontwikkelingen fijn, en voor ons gaat het vanuit huis werken goed, terwijl dit voorheen nauwelijks gebeurde.” Toch stimuleert VBC inmiddels dat er minimaal twee dagen per week op kantoor wordt gewerkt. Jones: “In ons werk worden veel persoonlijke dingen besproken, die impact hebben op het leven van de cliënt. Ik denk daarom dat het goed is om elkaar zo nu en dan te blijven zien, zowel cliënten als collega’s. Er blijft een drang naar verbinding; elkaar in de ogen kijken.”
Waar met collega’s nog afspraken gemaakt kunnen worden over thuiswerken, zal het behoud van fysiek cliëntcontact wat meer energie vragen, verwacht Jones. “Waarschijnlijk wordt dat soort cliëntcontact minder vanzelfsprekend in de toekomst, en zullen we er meer moeite voor moeten doen. Dat gezegd hebbende: we richten ons vooral op zakelijke cliënten, die bij ons voor advies komen. Normaliter zien we die sowieso een paar keer per jaar, dus ik verwacht dat die behoefte blijft.”
Les 3: HR digitaliseert, maar bewaakt de balans
HR-afdelingen bij juridische kantoren moesten van de ene op de andere dag zien om te gaan met een nieuwe realiteit. Behalve dat iedereen moest thuiswerken, is ook recruitment hals over kop op de schop gegaan. Anne-Marie Brueren, interim HR-directeur bij Nysingh advocaten-notarissen, merkte tot haar opluchting dat het thuiswerken direct soepel verliep.
“Mede dankzij de juiste technologische middelen, maar ook omdat we als HR-afdeling de afgelopen periode, samen met de raad van bestuur en het management, er alles aan gedaan hebben om dit voor onze collega’s zo goed mogelijk te laten verlopen. Zo hebben we veelvuldig gecommuniceerd met video’s, enquêtes gehouden en workshops en online coaching aangeboden. Dit om contact te blijven houden met onze werknemers; goed naar ze te luisteren en in te spelen op hun wensen.”
Brueren beaamt dat thuiswerken bij Nysingh voorheen slechts incidenteel voorkwam, maar gaat ervan uit dat het in de toekomst structureel gebeurt. Niettemin vindt momenteel een deel van de Nysingh-employees zijn of haar weg weer terug naar kantoor. “Hoewel veel medewerkers behoefte hebben aan structureler thuiswerken, verlangen sommigen juist weer naar onderling contact,” meent Brueren. “En dat contact, die sociale cohesie, is belangrijk. Het zorgt voor teambuilding, een band met je werkgever en daarnaast geven je collega’s je energie en inspiratie. Daarvoor moet je elkaar af en toe zien.” Bij Nysingh zijn ze daarom op zoek naar een balans tussen thuis en op kantoor werken. Hoe die mix er precies uitziet is nog onduidelijk, maar Brueren geeft aan dat de mate van thuiswerken vooral op individueel niveau, in samenspraak met de betreffende leidinggevende, ingevuld moet worden.
Balans in de digitaliseringsslag
Nicolet Beetsma, HR-directeur bij NautaDutilh, heeft soortgelijke ervaringen opgedaan tijdens de coronacrisis. Zo is ook zij te spreken over de soepele overgang naar volledig thuiswerken: “Binnen een week verliep het werken op afstand vlot door de inzet van de juiste digitale instrumenten. Ook bij NautaDutilh blijft thuiswerken daarom aanwezig in de toekomst; mét balans. We zijn bezig om er een visie op te ontwikkelen. Dit doet HR samen met het bestuur en onze Young Professional Board.” NautaDutilh wil, net als Nysingh, deze visie niet in beleid verankeren, maar juist inspelen op individuele flexibiliteit zodat zoveel mogelijk rekening gehouden kan worden met de wensen en behoeften van zijn medewerkers.
Ook NautaDutilh verzorgde online alternatieven voor activiteiten en opleidingen, wat een flinke ommezwaai was. “Eerst gebeurde dat allemaal fysiek. Zeker voor de PO-punten, vanwege de eisen van de Nederlandse Orde van Advocaten aan deze opleidingen. Maar we hebben ook zelf gemerkt dat veel virtueel kon, zoals het begeleiden van junioren in ons eigen NautaDutilh Institute. Voorheen hadden we enkel e-learnings voor vaardigheidstrainingen, maar nu verzorgen we ook vakinhoudelijke trainingen virtueel, bijvoorbeeld tijdens een webinar. En dat verloopt gewoon goed.” De HR-directeur wil van deze digitaliseringsslag gebruik blijven maken, maar ook op dit vlak is ze van mening dat de balans gezond moet blijven.
Wat betreft sollicitaties en werving hebben NautaDutilh en Nysingh soortgelijke lessen getrokken uit de coronaperiode. Beide kantoren bleven en blijven onverminderd inzetten op de war for talent, en dat gebeurt sinds het voorjaar veelal digitaal. Beetsma: “Aangezien we niet fysiek op banenmarkten en dergelijke aanwezig konden zijn, hebben we meer ingezet op social media om mensen bekend te maken met NautaDutilh. Daarnaast hebben we virtuele e-meets and greets met verschillende praktijkgroepen georganiseerd. Die virtuele kennismakingen zaten elke keer bomvol. Het is laagdrempeliger en scheelt reistijd voor de deelnemers, dus dat willen we in de toekomst blijven doen.”
Brueren wil eveneens digitale methoden blijven inzetten, maar zeker bij sollicitatiegesprekken vindt ze een fysieke ontmoeting noodzakelijk: “Wellicht gaan we eerste of tweede gesprekken voortaan digitaal doen. De sollicitatieprocedures gaan daardoor wellicht vlotter omdat deze makkelijker in te plannen zijn, maar de bottom line is dat je elkaar toch gewoon een keer écht wilt zien. Alleen zo kun je de juiste afweging te maken, voordat je met elkaar in zee gaat.”
Dit artikel is afkomstig uit het nieuwe Advocatie Magazine, dat in het teken staat van De Gouden Zandlopers 2020 en Werken in de Advocatuur en het Notariaat 2020. Meer lezen? Klik op de cover.