Boekel De Nerée is een onafhankelijk advocaten- en notariskantoor. Vanuit onze drie hoofdpijlers Boekel Real Estate, Boekel Corporate en Boekel Employment bieden onze ruim honderd juristen zakelijke, juridische dienstverlening aan onze nationale en internationale cliënten op alle aspecten van het Nederlands commercieel recht. De werksfeer binnen Boekel De Nerée wordt gekenmerkt door korte communicatielijnen, een focus op kwaliteit en een stimulerende en informele werksfeer. Ter versterking van ons vernieuwde secretariaat zijn wij op zoek naar Personal Assistants.
Het secretariaat
Onlangs hebben wij een verdere professionaliseringsslag doorgevoerd binnen ons secretariaat dat nu bestaat uit een centraal Shared Service Center (SSC) en Personal Assistants (PA’s) die decentraal werken binnen de praktijkgroepen. Het SSC is de ruggengraat van het secretariaat en verantwoordelijk voor de generieke secretariële ondersteuning van alle praktijkgroepen binnen Boekel De Nerée. De PA is het vaste aanspreekpunt binnen de praktijkgroep. Het gehele secretariaat (SSC en PA’s), in totaal 27 FTE wordt aangestuurd door een Hoofd Secretariaat, die rapporteert aan de HR manager.
De functie
Voor het secretariaat zijn wij op zoek naar een proactieve manager. Met oog voor nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden binnen het secretariaat die de ondersteuning naar een nog hoger niveau gaat brengen. Je begeleidt, stimuleert en coacht de secretaresses teneinde een solide en gemotiveerd secretariaat op te bouwen. Je bent het aanspreekpunt voor de juristen en hebt regelmatig overleg met de diverse praktijkgroepen voor het ‘fine tunen’ en verder professionaliseren van de ondersteuning. Je bent direct verantwoordelijk voor de aansturing van medewerkers SSC en PA’s, draagt zorg voor de ontwikkeling van het uniform werken en het inbedden van werkzaamheden voortkomend uit praktijk overstijgende wensen.
Andere voorbeelden van werkzaamheden zijn:
• formuleren en realiseren van het jaarplan Secretariaat
• optimaliseren en standaardiseren van de verschillende werkprocessen
• identificeren, ontwikkelen en implementeren van verbeterprojecten, zowel individueel als secretariaat-breed
• werving en selectie voor het secretariaat, in samenwerking met HR
• plannen van de secretariële bezetting
Profiel
Voor het succesvol uitoefenen van deze functie is het belangrijk dat je communicatief zeer vaardig bent en snel kunt schakelen tussen de diverse niveaus en disciplines. Je bent organisatiesensitief. Je kunt anderen overtuigen van het gestelde doel en/of resultaat om hen vervolgens te motiveren tot de gewenste verandering en/of gedrag te komen. Je beschikt over de nodige sociale vaardigheden om tegelijk als people manager en change manager te kunnen functioneren. Je bent representatief, stressbestendig, beschikt over relativeringsvermogen en bent organisatorisch sterk. Je bent oplossingsgericht, denkt niet in problemen maar in uitdagingen en mogelijkheden.
Je hebt minimaal een HBO+/WO werk- en denkniveau. Je bent in het verleden als juridisch secretaresse werkzaam geweest en beschikt inmiddels over minimaal 3 jaar ervaring in een leidinggevende rol binnen een vergelijkbaar secretariaat. Je hebt affiniteit met moderne automatisering, staat open voor nieuwe digitale toepassingen en beschikt over een uitstekende kennis van de Office pakketten. Je Nederlandse en Engelse taalvaardigheid zijn uitstekend.
Interesse?
Neem voor meer informatie contact op met Annet Dogger (HR Adviseur) 020-795 34 29 of solliciteer direct, uiterlijk 12 mei 2013, via recruitment@boekel.com. Een assessment maakt onderdeel uit van de procedure.