We ontkomen er momenteel niet aan: thuiswerken. Maar kan iedereen thuis werken? Er zijn functies waarbij het écht niet kan, maar er zijn ook situaties waarvan we nu vooral denken dat het niet kan. Door creatief te kijken naar techniek en processen blijkt er toch een hoop mogelijk.
De beslissing vanuit waar iemand werkzaamheden uitvoert begint met het identificeren van processen, en deze prioriteren. Welke processen zijn business critical en welke rol speelt de locatie in het uitvoeren ervan? Als de locatie essentieel is, moet u kijken waarom dit zo is: vanwege samenwerking met collega’s, beschikbare technologie, faciliteiten of een andere reden? Per randvoorwaarde moet gekeken worden of dit op een alternatieve manier is in te vullen: dan wel door technologie of door een aanpassing in een werkwijze.
Menselijk gedrag
Veel mensen die niet gewend zijn thuis te werken, geven initieel een ‘hakken in het zand’-reactie. “Ik moet iemand echt aan kunnen kijken om te overleggen”, “nee, die telefoon opnemen kan echt alleen hier.” De uitdaging zit hem anno 2020 niet meer in de techniek. Telefoons kunnen doorgeschakeld worden en omdat veel organisaties gebruik maken van Office 365 en de cloud, zijn ook tools als Microsoft Teams voor online vergaderen en samenwerken aan documenten voor iedereen beschikbaar. Het is vaak onbekendheid met de tools en het overvaleffect dat men opeens anders moet werken waardoor de hakken in het zand gaan.
Flexibiliteit gevraagd
Situaties zoals nu met het coronavirus vragen flexibiliteit van alle medewerkers in de organisatie. En natuurlijk zijn er processen die écht niet anders kunnen: als een doos van A naar B gebracht moet worden of een patiënt moet worden verzorgd dan kan dat natuurlijk niet vanuit huis.
Maar er zijn genoeg werkzaamheden waarvan we alleen maar denken dat het niet anders kan. Een receptionist die inkomende telefoontjes moet oppakken, kan met een mobiel nummer en een app aan de telefooncentrale worden verbonden en zo doorverbinden. En als het bedrijf niet beschikt over dit soort apps, kan men altijd terugvallen op terugbelverzoeken. Je moet hier kiezen tussen een mix van technologie en aanpassingen in werkwijzen om er het beste van te maken. En wie een werkplek in de cloud heeft, kan altijd en overal werken met toegang tot alle bestanden en applicaties.
De tijd na corona
Ik ben geen expert, maar er komt als het goed is ook een tijd “na corona”. We hebben dan allemaal hopelijk ontdekt dat thuiswerken in meer gevallen kan dan we nu denken. Nog steeds niet iedereen, maar dat er plekken zijn waar oude gedragspatronen moesten worden doorbroken.
Ook dwingt corona werkgevers anders te kijken naar thuiswerken en verdwijnt hopelijk het stigma van onproductiviteit dat bij veel organisaties nog heerst. Het thuiswerken gaat ons op de lange termijn een hoop opleveren: minder auto’s op de weg, daardoor een beter milieu en een betere werk/privé balans. Als uw organisatie hulp nodig heeft bij hoe uw medewerkers zowel technisch, als procesmatig vanuit huis kunnen werken, geef ik u hier graag passend advies over.
Auteur: Kees Manni – Manager Business Consultancy ICT Concept