‘We gaan weer meer naar kantoor,’ kopte de NOS afgelopen week op basis van Google-data. Maar bij meerdere grote advocatenkantoren blijft thuiswerken voorlopig de norm, blijkt uit een rondvraag. Ooit mocht dit nauwelijks, maar enkele kantoorbestuurders beseffen al dat thuiswerken zo gek nog niet is.
Een tiental bevraagde advocatenkantoren volgt voorlopig het dringende advies van kabinet en RIVM: werk zoveel mogelijk thuis. In de afgelopen twee maanden was ook bij de grootste (Zuidas-)kantoren de personele bezetting minimaal. Om in de komende maanden iets meer mensen op kantoor te kunnen verwelkomen, zijn er maatregelen genomen zoals bijvoorbeeld eenrichtingsverkeer – vaste looprichtingen, inclusief pijlen op de vloer –, een maximaal aantal mensen per werkkamer (meestal één) en volop hygiënemaatregelen. De maximale bezettingsgraad in de kantoorpanden varieert van 25% tot 50%.
Het ene advocatenkantoor is strenger dan het andere als het gaat om werken op kantoor. De Brauw Blackstone Westbroek meldt dat de capaciteit voor werken op kantoor iets wordt opgeschaald. De bezetting wordt centraal gemonitord: er kan alleen op kantoor worden gewerkt met toestemming van een partner of leidinggevende. Dit is onder meer afhankelijk van de aard van het werk. Bij AKD kunnen advocaten en notarissen om ‘belangrijke redenen’ op kantoor werken. ‘Onze vestigingen zijn aangepast aan de richtlijnen; denk aan desinfecteerpompjes, looproutes om eenrichtingsverkeer aan te geven, stickers die aangeven 1,5 meter afstand te houden en waar nodig hebben we werkplekken opnieuw ingericht.’
Nysingh zegt momenteel meer verzoeken te krijgen van medewerkers om deels weer op kantoor te kunnen werken en onderzoekt nog welke aanvullende maatregelen nodig zijn. Iedere medewerker op kantoor ontvangt in ieder geval een persoonlijke touchpen. Hiermee kunnen zij bijvoorbeeld de kopieermachines, koffieapparaten en liftknoppen bedienen, zodat direct contact met displays zoveel mogelijk wordt vermeden.
OV-reizigers niet welkom
Houthoff (kantoorfoto boven) moedigt op kantoor werken nog niet aan, maar laat het initiatief hiertoe wel aan de werknemers. Behalve zij die met het OV reizen: hen wordt gevraagd om niet naar kantoor te komen, aldus een woordvoerder. “We laten voor nu in Amsterdam en Rotterdam absoluut niet meer toe dan 25% van de personele bezetting en we kijken hoe dit bevalt. Met behulp van een digitale inschrijvingstool spreken we per team af wie wanneer naar kantoor komt. Op een werkdag reizen tussen de vestigingen is nog niet toegestaan en extern bezoek mag alleen na toestemming van het bestuur.”
Bij een wat minder groot kantoor als Van Benthem & Keulen zijn besprekingen met cliënten op kantoor in uitzonderlijke gevallen toegestaan. Maar alleen ‘als dit via de virtuele weg niet goed haalbaar is in het kader van optimale dienstverlening’, aldus kantoordirecteur Johan Koggink. Want ook bij het Utrechtse kantoor werkt iedereen nog zoveel mogelijk thuis. “De spreekkamers zijn hierop ingericht met plastic schermen en uiteraard de mogelijkheid om anderhalve meter afstand te houden. We hanteren een maximum aantal personen per spreekkamer. Verder is er een ‘hygiënezuil’ bij de ingang geïnstalleerd waar bezoekers hun handen kunnen desinfecteren.”
A- en B-teams
CMS in Nederland is sinds 18 mei bezig met het stapsgewijs openen van de kantoren in Amsterdam en Utrecht, geeft COO Barbara Lamberts aan. Daarbij gaat het kantoor uit van een voorlopige maximale bezetting van 50%, waarbij de praktijkgroepen en ondersteunende afdelingen zijn ingedeeld in zogenoemde ‘A- en B-teams’ die elkaar gedurende de werkweken kunnen afwisselen.
Toch blijft ook bij CMS thuiswerken in principe de norm. “We gaan alleen naar kantoor als dat voor het uitvoeren van het werk echt nodig is,” zegt Lamberts. “Onze kantoren zijn nu volledig ingericht op 1,5 meter afstand. Er zijn ook minder werkplekken. In ons protocol ‘Samen veilig en verantwoord werken op kantoor’ staan onder andere regels over hygiëne, vaste looproutes met de klok mee, gebruik van lift, trap en toilet, schoonmaak en het gebruik van de werkplek.”
Een extra uitdaging voor CMS is dat zich ook andere huurders in de kantoorgebouwen bevinden. “Dat vergt een goede onderlinge afstemming qua logistiek, met haast militaire precisie. Het is mooi om te zien hoe de krachten worden gebundeld op verschillende fronten om dit alles te laten slagen. We monitoren de situatie continu en verscherpen of versoepelen ons beleid als dit moet of kan, in lijn met de spelregels van de regering.”
Instructievideo
Ook NautaDutilh hanteert vanaf juni een maximale bezetting van 50% op de kantoren in Amsterdam en Rotterdam. Alleen als iemand echt naar kantoor moet voor het werk of wanneer er persoonlijke omstandigheden zijn die thuiswerken moeilijk maken. De voorbereidingen voor ‘werken op anderhalve meter afstand’ zijn zo goed als afgerond, zegt managing partner Petra Zijp. Om alle kantoorgenoten hierop voor te bereiden, wordt er momenteel een instructievideo opgenomen met aanwijzingen over bijvoorbeeld de looproutes op kantoor of de manier waarop ze auto’s of fietsen voorlopig moeten parkeren
“Ik denk echter dat we die 50% voorlopig lang niet gaan halen,” zegt Zijp. “Ook in de zomermaanden zal de bezetting minimaal zijn, net als de afgelopen tijd. Wel werkt er bij ons een blinde advocaat; al zijn heel specifieke apparatuur staat op kantoor, dus hij komt wel dagelijks. Verder zijn er altijd enkele collega’s aanwezig om bijvoorbeeld dagvaardingen in ontvangst te nemen.”
De managing partner denkt als gevolg van deze crisis dat ook de zakelijke advocatuur naar een situatie gaat waarin twee tot drie keer per week thuiswerken het nieuwe normaal is. “Natuurlijk kan het voor mensen met kinderen ingewikkeld zijn, maar het biedt ook voordelen; denk alleen al aan minder reistijd. Het is allemaal zo snel gegaan. Kort voor de corona-uitbraak sprak ik nog met een partner over het thuiswerkbeleid. Hij vond dat junior advocaten altijd op kantoor moeten zijn en zeker de eerste drie jaar niet vanuit huis kunnen werken. Die discussie hoeven we niet langer te voeren: het is niet altijd makkelijk, maar we zien dat het wel degelijk kan.”
Ook Johan Koggink voorziet dat thuiswerken in de advocatuur na de coronacrisis gewoner zal zijn dan ervoor. “Tegelijkertijd zien wie wel dat het thuiswerken bij mensen het besef heeft doen groeien dat contact met collega´s van groot belang is. Een groot deel van de arbeidsvreugde zit ook in de interactie met collega’s. Voor de toekomst verwacht ik dan ook vooral een meer gebalanceerde verhouding tussen thuiswerken en op kantoor zijn.”
