Lange tijd was het zo dat wie eenmaal was toegetreden tot de maatschap, niet meer werd beoordeeld op zijn functioneren. Die situatie is echter aan het veranderderen. Advocatie inventariseerde de stand van zaken omtrent partnerevaluaties bij enkele grote Nederlandse kantoren. Ook spraken we met een adviseur over het onderwerp. Het lijkt erop dat de meeste grote kantoren een systeem van partnerevaluatie hebben ingesteld, maar dat de mate van professionaliteit uiteen loopt.
Door Sanne van Brunschot
Bij de middelgrote kantoren is partnerevaluatie betrekkelijk zeldzaam en bij de kleine kantoren bestaat het zo goed als niet. Alleen bij de grote advocatenkantoren is het echt ingeburgerd, zegt Dolph Stuyling de Lange van Langhof Advies, een adviesbureau dat advocatenkantoren onder meer bijstaat bij het opzetten van partnerevaluatiesystemen. Omdat de grote kantoren concurrentie hebben van buitenlandse kantoren (die vrijwel allemaal partnerevaluatie kennen) en tegenover stevige partijen staan die kwaliteitseisen stellen, wordt partnerevaluatie onder hen steeds gebruikelijker, aldus Stuyling de Lange.
Het is zo’n tien jaar geleden begonnen, met vrij ‘hapsnapperige’ methoden, toen het kwam overwaaien uit de Verenigde Staten en Engeland. Het beoordelen van partners botste erg met de meer traditionele kijk op advocatuur en partnerschap. “Dat je nooit te goed bent om baat te hebben bij feedback, vraagt een open mind die vaak niet aanwezig is,” zegt Stuyling de Lange. Het nadeel is dat de advocatuur niet, net als in de medische hoek, een tegenpartij heeft die (intercollegiale) toetsing afdwingt. Het moet uit de beroepsgroep zelf komen, waardoor een bestuur nodig is dat zich er hard voor maakt.
Gevolg is dat niet alle kantoren het even serieus aanpakken. “Een paar kantoren wel, maar ze zijn schaars,” weet Stuyling de Lange. Daar zijn commissies in het leven geroepen met mensen die getraind zijn en die weten waar ze op moeten letten en hoe ze zo breed mogelijk objectieve informatie moeten vergaren. Bij veel andere kantoren worden gesprekken wel gevoerd, maar vaak alleen met de mensen waar men zich zorgen over maakt. Dan is geen sprake van een positief kwaliteitssysteem en nemen de beoordeelde partners al gauw een defensieve houding aan.
De achterkant van kwaliteit
En dat terwijl goede partnerevaluatie van essentieel belang is, vindt ook marketingman Jaap Bosman van Houthoff Buruma. “Om te waarborgen dat de praktijk van de partner goed blijft aansluiten op de strategie van kantoor en om de partner de gelegenheid te geven om ter sprake te brengen welke ondersteuning vanuit kantoor daarbij wenselijk is”, e-mailt hij vanuit het buitenland. Houthoff voert dan ook al sinds ‘een aantal jaren’ periodiek een gesprek met elk van de partners.
Bij Van Doorne is partnerevaluatie al sinds eind jaren ’90 vast onderdeel van de werkwijze van het kantoor. Volgens senior partner Pieter van Regteren Altena heeft dat bijgedragen aan een open communicatie met elkaar. “En dat straalt af op het hele kantoor en hoe iedereen met elkaar samenwerkt.”
Stuyling de Lange benadrukt dat partnerevaluatie bij uitstek iets is “dat de achterkant van kwaliteit blootlegt”. “Men focust vaak alleen op juridische kwaliteit, maar het is minstens zo belangrijk om te kijken hoe een partner in de praktijk werkt en omgaat met mensen. Want wanneer hoort een verder heel goede jurist nou dat zijn omgang met cliënten belabberd is? Cliënten zijn over het algemeen niet zo mondig, dus alleen een vorm van structurele feedback werkt.” Dan pas komt ook boven water dat medewerkers misschien wel wegduiken als hij werk delegeert of dat cliënten rollen met hun ogen als hij weer een oneindige verhandeling houdt over een moeilijk onderwerp. Om niet alleen juridische kwaliteit te leveren, maar om het ook goed te doen op managementgebied en in het contact met cliënten, is feedback onmisbaar.
Tijdens partnerevaluaties wordt inderdaad gekeken naar veel meer dan de kwaliteit van het juridisch advies alleen, zegt ook managing partner Martijn Snoep, voorzitter van het dagelijks bestuur van De Brauw Blackstone Westbroek. Vijf thema’s zijn er vaste prik: het onderhouden van cliëntrelaties, het begeleiden van stagiaires en medewerkers, de financiële bijdrage, de positie van de persoon in de juridische wereld en de bijdrage aan kantoor in commissies en dergelijke.
Van Doorne en NautaDutilh noemen vergelijkbare onderwerpen en vullen aan met praktijkontwikkeling, samenwerking binnen kantoor, omzet en plannen voor het komende jaar.
Peer review
Bij het ene kantoor is de partnerevaluatie strakker georganiseerd dan bij het andere. Bij Houthoff Buruma is het format van de gesprekken ‘niet heel rigide’ en wordt er – afhankelijk van eerdere ervaringen en aangepaste doelstellingen – periodiek bijgestuurd, laat Bosman weten. Bij De Brauw zijn ze er juist wat strikter in geworden. De frequentie ligt tegenwoordig hoger dan voorheen. “Eerst voerden we met enige regelmaat gesprekken met partners, maar niet op vaste momenten. Nu doen we het strak twee keer per jaar,” zegt Snoep.
Voor hem is het zelfs een van zijn belangrijkste taken. Snoep is vrijgesteld van de praktijk en voert zo’n 120 evaluatiegesprekken per jaar; met elke partner twee keer. De ene keer kijkt hij samen met de praktijkhoofden van Corporate finance en Litigation terug naar hoe het de partner het afgelopen jaar is vergaan; de andere keer doet hij het alleen en kijkt hij samen met de partner vooruit, naar de toekomst.
Bij NautaDutilh gaat het bijna net zo. Bij het partnerevaluatiesysteem van Nauta, dat sinds 2004 bestaat, worden echter zowel andere partners als medewerkers om feedback gevraagd. “Mede op basis van deze input beoordeelt een aparte commissie de partners. De beoordelingen worden door de praktijkgroepmanager met de desbetreffende partner besproken,” verduidelijkt director Human Resources & Organisations Irene van der Veen.
Bij Van Doorne wordt de partnerevaluatie gedaan door de partnercommissie en het bestuur. De partnercommissie bestaat uit drie partners, die ieder voor een periode van drie jaar benoemd worden. De jaarlijkse gesprekken bevatten onder meer peer review, zegt Van Regteren Altena.
Peer review is volgens Stuyling de Lange van Langhof Advies de meest gebruikelijke vorm van partnerevaluatie. “Als de partners erin getraind zijn, werkt het prima. Het wekt de minste natuurlijke aversie op, omdat de ander ook wordt beoordeeld.”
Volgens Martijn Snoep van De Brauw is het een heel ‘collegiaal proces’: “Ik sta als managing partner niet in een hiërarchie boven de andere partners. Ik ben hun collega, niet hun baas.” Zelf heeft hij goede ervaringen met partnerevaluatie. “En mijn indruk is dat het ook zeer wordt gewaardeerd door de partners.”
Bij Van Doorne zien ze dat ook. Van Regteren Altena: “De partnergroep is bijzonder betrokken en ziet actief toe op naleving dan wel optimalisatie van het traject.”
Voor kleine kantoren is het volgens adviseur Stuyling de Lange nuttig om externe personen in te schakelen voor de evaluatiegesprekken. Het komt daar immers vaker voor dat partners geëvalueerd worden door mensen waarmee ze dagelijks aan het werk moeten. Dat is onwenselijk.
Toch is er veel weerstand om iemand van buitenaf mee te laten kijken. “Terwijl als ze het eenmaal doen, het altijd meevalt”, zegt de adviseur. “Als gesprekken goed worden gevoerd, dus niet defensief, worden mensen enthousiast. Partners zijn de eerste keer vaak sceptisch en zetten de hakken in het zand, maar achteraf vinden ze het meestal een eye opener. Het werkt bevrijdend om te merken dat andere partners ook zo’n gesprek hebben, en dan vaak tegen dezelfde dingen aanlopen.”
Spiegel voorhouden
Wat gebeurt er als de uitkomst van een partnerevaluatie niet bepaald gunstig is? Stuyling de Lange: “De insteek moet altijd zijn: hoe helpen we de ander verder? Als het op een aantal punten niet helemaal gaat zoals het zou moeten gaan, dan vraag je wat diegene nodig heeft om er verbetering in aan te brengen. Dat kan een coach zijn, een secretaresse die beter bij hem/haar past, training of periodieke gesprekken met een van de mensen uit de commissie. Er is veel variatie mogelijk. Het initiatief moet je in elk geval laten aan degene die geëvalueerd wordt, dat werkt beter dan wanneer hij een strafpakket opgelegd krijgt.”
Daar is Van der Veen van NautaDutilh het mee eens. “Als het noodzakelijk is, zijn er consequenties aan verbonden, maar dat proberen we te voorkomen. Het doel van de beoordelingen is juist om mensen te stimuleren en hen waar nodig bij te staan met het verbeteren van hun prestaties.”
Ook Van Regteren Altena van Van Doorne en Snoep van De Brauw herkennen dit. Er worden concrete afspraken gemaakt over op welke punten en welke wijze er verbetering kan worden bereikt. Martijn Snoep: “Over het algemeen zijn partners, net als ieder ander, goed in staat zich te verbeteren. Ze hebben daar alleen soms wat begeleiding bij nodig, een spiegel die ze voorgehouden wordt.”
Stuyling de Lange is ervan overtuigd dat op het gebied van partnerevaluatie de komende jaren nog veel zal gebeuren in Nederland. De concurrentie wordt groter, de klanten mondiger; advocaten worden gedwongen uit hun ivoren toren te komen. Het komt bovendien de kwaliteit ten goede. “Eigenlijk kun je wel zeggen dat een kantoor dat geen partnerevaluatie heeft – in welke vorm dan ook – zich niet serieus met kwaliteit bezighoudt.”