Sdu NotaFlow en NEXTlegal slaan de handen ineen om notarissen verder te ontzorgen in hun bedrijfsvoering, op administratief, digitaal en automatiseringsvlak. De softwareaanbieders willen notarissen repeterend werk uit handen nemen, zodat zij meer tijd hebben voor de advisering van cliënten.
De samenwerking tussen Sdu NotaFlow en NEXTlegal komt voort uit een gedeelde visie om het notariaat en de advocatuur praktische oplossingen te bieden. “Bij NEXTlegal zijn we hier dagelijks mee bezig. We bieden alles-in-één oplossingen voor notarissen, advocaten en bedrijfsjuristen,” vertelt directeur Martin Duijs.
Zijn bedrijf is voortgekomen vanuit de wens van gebruikers om betere ondersteuning te krijgen van softwarepakketten. “Gebruikers werden gillend gek, omdat hun software met een veel te administratieve of juist technische bril was ontworpen en nergens rekening hield met de dagelijkse praktijk van de eindgebruiker. Precies dat doen wij anders. Onze producten zijn ontworpen vanuit de gebruiker. Met NEXXIE, onze digitale butler, als het ultieme product. Een slimme, digitale assistent die met je meedenkt over taken die bij je dagplanning komen kijken. NEXXIE is de stip op de horizon qua softwareontwikkeling en is nog in ontwikkeling. Met de introductie van NEXTassyst NG komend jaar leggen wij de basis voor de verdere ontwikkeling hiervan.”
NotaFlow
Ook NotaFlow van Sdu is gericht op slimme bedrijfsvoering en praktische oplossingen. Het product is sinds 2019 op de markt en kende een vliegende start. De workflow-oplossing NotaFlow biedt notarissen intelligente modellen voor het personen- en familierecht, ondernemingsrecht en vastgoedrecht. “Het gaat om alle actuele, meest gebruikte modellen voor in het eigen notarieel softwaresysteem,” zegt Ebbo Haantjes, director Legal Services van Sdu. “De tool is gekoppeld aan het automatiseringssysteem van een notaris. Hierdoor hoef je niet meer te switchen tussen schermen en kun je direct data uit je dossier in de modellen (her)gebruiken.”
“Dat switchen tussen schermen is een grote ergernis binnen notariskantoren,” weet Martin Duijs. “Groot voordeel is dat NotaFlow geïntegreerd wordt in onze nieuwste software die we vanaf januari 2021 op de markt brengen. Vanuit hun vertrouwde werkomgeving kunnen ze ook met NotaFlow werken. Een groot voordeel van deze software.”
Noodzakelijke aanvulling
NEXTlegal-directeur Duijs ziet NotaFlow als een noodzakelijke aanvulling op de eigen softwarepakketten. “Onze software biedt notarissen in principe alles wat zij nodig hebben om hun bedrijf goed te kunnen runnen. Alleen op het vlak van juridische kennis en inhoud hebben we Sdu NotaFlow nodig. Daar zitten immers de experts met up-to-date kennis. Ik zeg altijd tegen mijn consultants: ook al ben je een ex-notaris, je kunt over de inhoud met onze klanten meepraten, maar inhoudelijk advies geven mag je van mij niet. De inhoud en software schuren steeds meer tegen elkaar aan. Je wilt slimme software leveren, maar je kunt niet zonder experts die alles up-to-date houden. Daarom vind ik die inhoudelijke kennis en kunde vanuit Sdu Legal zo fijn.”
Volgens Ebbo Haantjes profiteert vooral de notaris zelf van de integratie van NotaFlow in NEXTlegal: “Nederland telt circa 770 notariskantoren, waaronder 550 eenpitters. Voor hen is NotaFlow echt een oplossing om juridische kennis in huis te halen. Wij bieden alle denkbare modellen compleet aan, dus naast de akte ook de onderhandse stukken, vertalingen en toelichtingen voor de cliënt. Precies waar de beroepsgroep behoefte aan heeft.” Martin Duijs bevestigt dit: “Op dit vlak is NotaFlow zeer sterk. Het biedt een basis waarop ik als gebruiker nagenoeg blind kan vertrouwen.”
Samenwerking
De samenwerking tussen Sdu Legal en NEXTlegal vormt volgens de heren ‘een opstap naar hopelijk meer mooie diensten’. “We kunnen de beroepsgroep optimaal ontzorgen als we elkaar versterken. We onderzoeken dan ook hoe we de Sdu-content, zoals OpMaat Notariaat en Notamail, en de software van NEXTlegal optimaal kunnen integreren en welke behoeften notarissen nog meer hebben. Dan hoeven ze niet meer fysiek naar de bieb voor alle laatste jurisprudentie, maar zit het op een plaats direct in hun notariële softwaresysteem. Dat zijn enorme ontwikkelingen voor het notariaat.”
De markt beweegt
De ontwikkelingen op softwaregebied gaan hard. Beide ondernemers zien notarissen steeds meer meebewegen met de markt. Duijs: “Notarissen zijn van oudsher behoudend. Ik kom zelf uit het notariaat en herinner me nog hoe mijn eigen notaris zwoer bij teksten op papier. Hij wilde niets weten van online teksten. Dat ging zover dat zelfs elke mail uitgeprint moest worden. Hoe anders is dat nu. De jonge generatie omarmt de digitale werkwijze en denkt veel meer als ondernemer en in termen van efficiency en slimmer werken. Hij zegt tegen zijn cliënten: Waar wil je dat ik je akte onderteken? Bij je thuis of op Texel? Zo flexibel is het voortaan. Wat efficiënter kan, wil hij efficiënter. Dit willen we verder doorvoeren naar eindgebruiker: ons cliëntenportaal is in dat opzicht ook bijzonder handig. Je kunt precies zien wie wat gelezen heeft. En je zaken regel je eenvoudig online. Digitale dienstverlening wordt steeds makkelijker geaccepteerd. De notaris ontdekt dat zeker ook.”
Digitale dienstverlening
De heren hopen dat het notariaat nog innovatiever wordt, waarbij notarissen meer de ruimte nemen om echt ondernemer te zijn in plaats van een ‘akte-machine’. “Automatisering helpt notarissen enorm in hun bedrijfsvoering,” weet Duijs. “Zij kunnen hierdoor veel meer focussen op advisering en alle andere leuke zaken van hun vak. De moderne notaris moet een ondernemer zijn en uniek zijn in zijn of haar dienstverlening. Alleen zo ziet de cliënt de notaris als een meerwaarde in plaats van een verplichting die door de wet wordt voorgeschreven.”
Ebbo Haantjes vult aan: “Samen met NEXTlegal willen we kijken wat notarissen nodig hebben om als juridisch poortwachter en ondernemer optimaal te kunnen werken. Innoveren is daar hoe dan ook voor nodig. Onze samenwerking biedt hiervoor vele mogelijkheden.”