Tijdens de afsluitende dag van de ACCE in Berlijn werd gesproken over hoe legal services er in de 21e eeuw uit zien, en hoe de veranderende relatie tussen bedrijfsjurist en de advocaat zich vormt. Vooral de alternative fee arrangements (AFA’s) vormen onderwerp van gesprek. En Norton Rose-partner Andrew Flemming riep de aanwezige bedrijfsjuristen zelfs op om Norton Rose te helpen om anders te gaan werken.
Door Juriaan Mensch
Er is een aantal zwaargewichten aan in-house counsel aangeschoven, waaronder Leanne Geale, legal services coördinator bij Shell. Zij ondersteunt Shell’s legal director en het legal leadership team dat de leiding over 650 in-house advocaten heeft. Naast haar zitten onder andere: Andrea Goodrich, associate general counsel voor Tyco International. Michael Wu en general counsel van Rosetta Stone. Een Canadese partner van Norton Rose Group, Andrew Fleming, begeeft zich moedig tussen de bedrijfsjuristen.
Kosten beheersen
Geale’s inbreng gaat over hoe je kosten van externe counsel in de hand houdt. Ze overzag de laatste global panel review van Shell, afgerond in de lente van 2010 – Shell herziet haar global panel iedere drie jaar. Nog steeds zijn uurtje factuurtje, value based billing en alternative fee arrangements (AFA) onderwerp van gesprek. Dat zal nog wel even zo blijven nu uurtje factuurtje meer en meer geassocieerd wordt met inefficiënt werken.
Maar er mankeert ook gewoon van alles aan de facturen zelf, volgens Geale. Zij laat paralegals uit haar team als een oefening advocatendeclaraties helemaal doorpluizen op zoek naar zaken, “the little stuff”, bijvoorbeeld kopieerkosten en overuren van het secretariaat. “We betalen niet voor zaken die we niet hoeven te betalen.” Michael Wu sluit zich daarbij aan.
Denial group
Een steeds belangrijker wordend deel van cost management zijn de AFA’s. Er blijkt nog sprake van een “denial group”, waarmee advocaten worden bedoeld voor wie alternative fee arrangements nog onbespreekbaar zijn.
“Wij zijn daar geen deel van,” breekt Andrew Fleming van Norton Rose op Geale’s presentatie in. Hij laat zich zien als iemand die een voorhoedegevecht voert, ook binnen zijn eigen firm. Hij probeert zijn eigen partners er van te overtuigen hoe het moderner, efficiënter en – door value based billing – beter kan.
“Die zien het nog niet altijd zitten,” zegt hij. Duidelijk is volgens Fleming dat advocaat vaker in gesprek moet met zijn cliënt om de uitkomst (het gat in de muur van Susskind) en de waarde van de dienst te bepalen, en op die manier te declareren in plaats van enkel en alleen op basis van hoeveel tijd er besteed is. Onderzoek geeft aan dat dit het punt is waarop advocaten volgens in-house counsel voortdurend tekort schieten.
Een Amerikaans voorbeeld: inmiddels bestaat bijna twintig procent van de omzet van advocatenkantoren uit New York City uit alternative fee arrangements. Er wordt opgemerkt door het panel dat veel in-house counsel nog steeds “cold feet” krijgen als de advocaat een alternative fee arrangement, of erger nog een korting aanbiedt. Fleming: “Discounts come at a price.” Michael Wu “De CFO ziet één rekening van drie miljoen vaak niet zo zitten. Ik heb liever meerdere gespecificeerde rekeningen.”
Angst om teveel te betalen
Verder is er natuurlijk de angst om teveel te betalen bij fixed fees. Het panel heeft goede ervaringen met de oplossingen als deze: na budgettering stuurt de advocaat maandelijks een factuur zolang de klus duurt, bijvoorbeeld een patent litigation die zich over twee jaar uitstrekt. Mocht de uiteindelijke prijs boven het afgesproken bedrag liggen, dan kun je afspreken dat ieder de helft daarvan voor zijn rekening neemt. Valt het lager uit dan de afgesproken fee, dan mag de cliënt het verschil houden, of wordt ook hier het verschil gedeeld.
Er wordt wel benadrukt door Fleming dat advocaten de getallen goed moeten leren krijgen. Een discipline waar zijn beroepsgroep nog vaak niet goed in is, en daarom uit gemak weer het uurtarief hanteert. “Één van onze klanten is een bouwbedrijf dat grote gecompliceerde infrastructurele klussen doet. Waarom kunnen die wel voor een afgesproken som werken, en wij niet? We worden nog vaak raar aangekeken als we proberen uit te leggen dat ons werk anders is. We are not special,” aldus Fleming.
Fleming vindt dan ook dat AFA de relatie met de klant ten goede komt, mits men open en duidelijk naar elkaar is. “Het managen van verwachtingen, dat is belangrijk.” Nog een belangrijk punt – dat hij later in zijn presentatie ‘Stop beating up on outside counsel’ noemt – is dat de advocaat direct met de business om tafel moet, en niet zijn informatie via het legal team gefilterd doorkrijgt. Hij doet zelfs een oproep aan de zaal, en in-house counsel in het algemeen, om Norton Rose te helpen om anders te gaan werken.
Binnenkort: het Amerikaanse bedrijf Tyco bracht het panel van advocatenkantoren terug van 250 naar 1. Hoe ging dat in zijn werk?