We spraken voor de serie Jurist in Bedrijf met Heleene van Meurs, hoofd Juridische Afdeling en Company Secretary bij de Telegraaf Media Groep (TMG). Het is alweer 25 jaar geleden dat ze bij het bedrijf terechtkwam. Dat ze het bedrijfsleven in ging was overigens meer een kwestie van toeval dan een bewuste keuze. Aanvankelijk wilde ze advocaat worden.
Door Sanne van Brunschot
Na haar afstuderen in 1986 solliciteerde Heleene van Meurs in de advocatuur, maar het waren geen gemakkelijke tijden. Toen een vriendin van haar moeder haar vertelde dat De Telegraaf een juridische afdeling had, rolde ze er binnen. Ze begon bij het directiesecretariaat en is daar nooit meer weggegaan. Elke paar jaar was er wel weer een andere juridische uitdaging binnen het bedrijf, waardoor zij bij TMG is gebleven. “Ik ben meegegroeid met het bedrijf, zou je kunnen zeggen.”
Om te beginnen: hoe ziet de juridische afdeling er uit?
“Het is een kleine afdeling, maar niet kleiner dan bij andere beursfondsen. Ik ben Hoofd Juridische Zaken en Secretaris Raad van Bestuur, en ik doe ook veel werkzaamheden op het gebied van corporate governance. Dan zijn er nog twee senior bedrijfsjuristen die allebei parttime werken en ik heb twee managementassistenten die samen 1 fte vervullen. Ook zit er een bedrijfsjurist op de distributie-unit, omdat daar veel met freelancers wordt gewerkt. Die doet ook wat arbeidsrecht. Het is dus een kleine afdeling, waar we veel doen. Ik vergelijk het wel met een huisarts; eerstelijns hulp en mensen kunnen altijd binnenlopen.”
Zou u zichzelf een generalist noemen?
“Op sommige gebieden ben ik wel heel specialistisch bezig; het gros van het werk is natuurlijk media. Van portretrecht, Intellectuele Eigendom en onrechtmatige daad en dergelijke weten we natuurlijk veel af. En een aantal andere gebieden doen we ook wel zelf, arbeidsrecht bijvoorbeeld. Maar als het heel ingewikkeld wordt, vraag je wel eens een second opinion of besteed je het uit. En we procederen niet. We zijn geen advocaat en hebben ook nooit in de advocatuur gezeten. We hebben dus ook niet de ervaring om het te doen, en daarnaast vind ik dat je zelf altijd te dicht op de business zit.”
Hoe beslis je of je het werk zelf doet of uitbesteedt?
“Aan de ene kant als het heel specialistisch werk is en je weet dat je die knowhow niet in huis hebt. Dan schakel ik direct een advocaat in. Wat ook voorkomt is dat je zelf begint, bijvoorbeeld bij een eventuele procedure. Als iemand een rectificatie eist in de krant, begin je eerst zelf met de journalist en de hoofdredactie een brief te schrijven. Als dat niet toereikend is, schakelen we een advocaat in om ons bij te staan in kort geding. Soms is het ook puur tijdgebrek. Voor met name acquisities hebben we vaak geen tijd om het erbij te doen. In drukke tijd schakelen we een advocaat in om bij te springen.”
Hoe is de relatie met advocatenkantoren?
“Goed. Ik heb een ’top 10-lijst’ van advocatenkantoren: groot, middelgroot en klein. In overleg met onze interne klant bepalen we wie we inschakelen en van welk kantoor. Dat heeft natuurlijk ook met tarieven te maken; een partner is duurder dan een senior medewerker of een stagiair. Soms moet je bedenken of je in de praktijk nog wel met een kantoor werkt. Als dat niet meer het geval is, moet je er ook geen contract mee aangaan. In 2008 kregen we de crisis, dan zie je in acquisitie gewoon minder gebeuren.
“Wat je nu ziet is een tendens naar de niche. Bijvoorbeeld in IE werken we met advocaten van grote kantoren die voor zichzelf zijn begonnen. Die niches volg ik wel. Ze hebben de specialisatie in huis en zijn qua tarief goedkoper en werken net zo direct en snel als bij een groot kantoor. Dat zie je op meerdere rechtsgebieden gebeuren.
“Ook merk ik dat de business erg veranderd is. We zitten natuurlijk in de print, maar doen daarnaast ook steeds meer online. GeenStijl en Hyves zijn bijvoorbeeld andere typen bedrijven met heel andere mensen en andere wensen. Er moet altijd een goede klik zijn tussen klant en advocaat. Het maakt mij niet zoveel uit of advocaat X bij kantoor A of B zit. Misschien volg ik hem wel als hij naar een ander kantoor gaat omdat ik zo tevreden ben over zijn werkwijze. Wel zie ik dat de andere activiteiten soms om een ander type advocaat vragen. En daar kijk ik nu ook bewust naar.”
Hoe belangrijk zijn de kosten bij de keuze voor een kantoor?
“In deze tijd moeten we als bedrijf heel erg letten op de kosten, dus het weegt zeker mee. Maar kwaliteit gaat boven alles. Je schakelt niet voor niks een adviseur in en je wilt dat kwaliteit en prijsverhouding sowieso kloppen en dat je waar krijgt voor je geld.”
Maken jullie ook fixed fee-afspraken?
“Nee, we maken uurtariefafspraken voor partners en medewerkers. Kortingen dus. Daarin zie je dat we toch klein zijn, we maken geen afspraken voor een jaartarief. Voor ons is dat niet lonend. Ik vind het fijn om bij uurtje-factuurtje te blijven.”
Hoe komt u aan uw kennis?
“In de afspraken met de advocatenkantoren heb ik bedongen dat we bij hen gemakkelijk informatie kunnen opvragen. Eerlijk gezegd vind ik wel dat advocatenkantoren daar nog niet zo ruimhartig mee omgaan. Je merkt dat ze altijd vragen en doorvragen, omdat zij graag maatwerk willen leveren en het lastig vinden als jij om een model vraagt. Ze willen weten wat er gebeurt met hun model, of het wel goed wordt toegepast. Er zou best wel wat meer uitwisseling kunnen plaatsvinden.
“Verder hebben we ons eigen systeem. Onze afdeling heeft een schijf Juridische Zaken met een map Knowhow. Per rechtsgebied slaan wij daar zelf informatie op en delen we het met elkaar. Voor de organisatie hebben we een interne website, waar we voor de business veel informatie neerzetten, over bijvoorbeeld de Wet op de Kansspelen, wat te doen als de NMa invalt en dergelijke. Ook verplichten we mensen om meer met concernmodellen te werken.
“Wat ik goed vind van de advocatenkantoren de laatste jaren is dat zij voor hun klanten in-house opleidingen geven over specifieke rechtsgebieden. In die opleidingen wordt je dan bijvoorbeeld in twee uur of een dagdeel bijgepraat over arbeidsrecht. Dat doet een advocaat vaak ook gratis voor zijn klanten. Ik vond bijvoorbeeld dat we over de Flex-BV bijgespijkerd moesten worden. Dan vraag ik het het liefst aan de notaris om ons in een uur of twee de ins en outs te vertellen. Dan kun je ook meteen met elkaar schakelen en kijken wat belangrijk is voor ons, je brengt het dan meteen in de praktijk.
Hoe is het imago van de juridische afdeling onder de collega’s uit de business?
“Soms wordt je wel vermeden, maar niet bewust. Commerciële mensen willen snel schakelen en dan ben je soms wel een remmende factor. Ik vind dat het ook een van mijn taken is om mijn afdeling te promoten naar het bedrijf toe. Hoewel ik wel het gevoel heb dat we serieus worden genomen, zie je dat het hier op de campus gemakkelijker is om binnen te lopen en vragen te stellen dan bij een bedrijf dat ergens in het land zit. Daar moet je dan eerst wel even laten zien wat je in huis hebt en wat je voor ze kunt betekenen. Ik heb met geacquireerde bedrijven gezien dat het altijd even wennen is dat ze ineens langs Juridische Zaken moeten die er iets van vindt, terwijl vroeger alles klein was en je zelf alles regelde. Ik probeer daar toch wel wat extra effort in te steken, door te bellen, een keertje langs te gaan, voorlichting te geven over bijvoorbeeld mededingingsrecht, nieuwsbrieven rond te sturen met wat we als Juridische Zaken doen, met belangrijke issues waar ze op kunnen letten en waarbij we ze misschien wel kunnen helpen. Dan weten ze je daarna toch wel te vinden. Je moet je eigen PR af en toe niet vergeten.”
Kunt u een aantal aansprekende zaken noemen waarmee u bezig bent (geweest)?
“Ik heb een dossier Programmagegevens. Al jaren willen we graag de programmagegevens hebben, zodat we een tv-gids kunnen uitgeven. Daar hebben we heel veel jaren voor geprocedeerd. En recent was er een nieuw arrest, het Dataco-arrest. Toen zijn we weer begonnen, omdat wij op basis van de uitspraak dachten dat we de weekgegevens konden uitgeven. Jens van de Brink van Kennedy Van der Laan heeft het kort geding gevoerd. Dat hebben we niet gewonnen, maar we hebben wel hoger beroep aangetekend.
“Een andere interessante zaak was toen ik in juni met onze twee advocaten en twee journalisten naar het Europees Hof voor de Rechten van de Mens moest. Dat is een AIVD-zaak waarin journalisten waren afgeluisterd. Het EHRM wilde een hoorzitting hebben, dat komt niet vaak voor. Je ‘maakt’ dan zelf jurisprudentie, dat is natuurlijk erg bijzonder.”