Deze week in de serie Jurist in Bedrijf Esther Roland van HealthCity. Voordat zij bij de groeiende fitnessketen kwam, was er geen bedrijfsjurist. En ze is een van de weinigen in de hele branche. Wij spraken met haar in de fitnessclub in de Amsterdamse Amstelstraat, waar ze net bezig zijn met een rebranding. Overigens lopen collega’s ook op het hoofdkantoor rond in trainingspak. “De directie is flink aan het trainen.”
Door Sanne van Brunschot
Roland kon na haar studie meteen aan de slag. Ze had een bijbaantje bij het Dolfinarium toen in 1995 de grote baas naar haar toe kwam. Hij had gehoord dat ze bijna was afgestudeerd en zei dat hij iemand nodig had om de vennootschappen te herstructureren. Zo begon het. De advocatuur had haar nooit getrokken; ze vond het te formeel en niet idealistisch genoeg. Voor ze bij HealthCity terechtkwam, werkte ze onder meer in de telecom en deed ze interim-werk voor KPN, Interpolis en ING.
Om te beginnen: waarom heb je voor HealthCity gekozen?
”Omdat het product ongelofelijk leuk is. Ik sport zelf heel graag. En ik vind ook dat het in deze tijd een maatschappelijk doel dient. Ja, wij zitten er om geld te maken, dat moge duidelijk zijn, maar ik merk ook dat heel veel collega’s een enorme passie hebben voor sport en voor mensen gezond maken. Dat idealisme zit er nog steeds in. Op veel vacatures heb ik niet gereageerd omdat ik geen deel zou willen uitmaken van wat die bedrijven doen. Dan zou ik misschien wel heel veel geld kunnen verdienen, maar dat zou me niet liggen. Dat mag een andere jurist doen.”
Hoe ziet de juridische afdeling van een groeiend fitnessbedrijf eruit?
”Ik ben de enige jurist. Het is in de gehele branche vrij ongebruikelijk dat er een bedrijfsjurist in dienst is. Zelfs de overkoepelende organisatie van fitnessondernemers heeft geen eigen bedrijfsjurist. HealthCity werd echter zo groot en begon in 2007 ook met overnames, dat ze de facturen van out-house counsel de lucht in zagen schieten. Ze wilden die kennis in huis hebben.>br />
”In 2010 zaten we in Nederland, België en Duitsland. Nu zijn we zo ver dat ook in Luxemburg, Frankrijk, Italië en Spanje vestigingen zijn. Die landen ondersteun ik niet of nauwelijks. Ze hebben geen eigen jurist, maar werken met advocatenkantoren, omdat ze ook wat kleiner zijn. Ik kan wel globaal adviseren over consumentenrecht als het gaat om Europese richtlijnen. Soms, zoals bij de Cookiewet, kijk ik wel Europabreed. Ik kan dan bij de landenmanagers aangeven dat ze erop moeten letten en dat het in hun eigen land op een specifieke manier zal worden uitgewerkt. Zij gaan dan zelf kijken wat het voor ze betekent.”
Wat doet de bedrijfsjurist van HealthCity zoal?
”Ik adviseer, maar ben ook uitvoerend. Ik maak bijvoorbeeld standaardovereenkomsten en algemene voorwaarden. In die standaarddocumentatie voor de afdelingen moeten we nog een hele slag slaan. Ik hou me ook bezig met arbeidsrecht- en consumentengeschillen. Er komt wel eens een dagvaarding binnen of een ingebrekestelling. Dat kan zijn van mensen die een abonnement hebben, maar ook van leveranciers. De marketingafdeling komt ook bij mij, bijvoorbeeld als er een campagne is of zoals nu bij de rebranding. En ook IT klopt bij mij aan voor inkoopcontracten voor apparatuur en licenties. Verder geef ik gewoon dagelijks advies, bijvoorbeeld aan mensen die vragen hebben over algemene voorwaarden. Het komt ook voor dat de politie in een van onze vestigingen aan de balie staat en persoonsgegevens wil hebben van iemand die bij ons sport.”
Welke rechtsgebieden doet u sowieso niet zelf?
”Fiscaal recht, daar heb ik geen kaas van gegeten. En bestuursrecht, daar heb ik een broertje dood aan. Daar hebben we ook een hele goede advocaat voor, dus dat laat ik aan hem over. Maar ook zo min mogelijk, want dat zijn langslepende procedures. Dat doe je alleen als het strikt noodzakelijk is. Verder zal ik bij een overname van banken en investeerders altijd een advocatenkantoor moeten inschakelen. Ik kan intern alles wel regelen, maar onderhandelingen vinden altijd op hoger niveau plaats.”
Met wat voor advocatenkantoren werk je?
”Met verschillende. We willen daarin ook kunnen variëren. Arbeidsrecht willen we bijvoorbeeld bij de wat kleinere kantoren zoeken. Je hebt op dat gebied vaak kantonrechtprocedures en dan wil je in de regio zitten waar de vestiging zit. Voor overnames pak je een van de grote kantoren, daar hebben we ons vaste kantoor voor. Ook omdat het vaak om internationale overnames gaat, dan grijp je daarop terug. Voor de echt grote zaken heb je de grote ook nodig. Die hebben een grote back-office. Een klein kantoor kun je niet gaan overladen met een enorm complexe zaak, waar heel veel tijd en uitzoekwerk in moet worden gestoken. We maken overigens wel heel veel gebruik van kleinere advocatenkantoren, vanwege het persoonlijk contact. Ze zijn goed met enkele dossiertjes, die duiken daar helemaal in.”
Hoe is de uitwisseling van kennis met die kantoren?
”Je wordt vaak uitgenodigd voor seminars. Ik vind dat heel fijn, omdat je op de hoogte blijft van de actualiteiten, andere bedrijfsjuristen ontmoet en ook de relatie goed houdt. Ik volg graag de workshops van NautaDutilh, waar je op een middag kort achter elkaar drie workshops krijgt. Deze week ben ik naar een arbeidsrechtseminar geweest bij een kantoor waar we geen zaken mee doen, maar dat we aan het aftasten zijn.”
Hoe groot is de rol van het tarief bij de keuze voor een advocatenkantoor?
”Voor een bedrijf als het onze en helemaal in deze tijd is die best wel groot. We kijken echt naar de verhouding prijs-kwaliteit. We hebben advocaten uitgeprobeerd die best wel hoge uurtarieven hadden. Als het dan niet bleek te bevallen, gekeken naar wat je ervoor terugkreeg, dan krijg je wel het gevoel dat je voor heel veel geld een advies krijgt dat je ook van een middelgroot of kleiner advocatenkantoor had kunnen krijgen voor minder geld. Dus dat speelt wel een rol. Dan zorg je ervoor dat je twee advocatenkantoren gebruikt voor hetzelfde soort dossiers. Voor incasso bijvoorbeeld zit je vaak bij meerdere incassobureaus. En we zien dat een van onze bureaus hele goede advocaten heeft, heel laagdrempelig is, correct en snel. Je merkt dan dat dossiers sneller daar naartoe gaan.”
Denk je dat de onderhandelingspositie de laatste jaren is verbeterd?
”Er wordt bij de incassobureaus wel flink onderhandeld en jaarlijks kijken we waar we staan. Dat doe ik ook met de afdeling HR. Die hebben vaak rechtsreeks contact met arbeidsrechtadvocaten. Dan vraag ik ze hoe het is verlopen, of ik nog iets voor ze kan betekenen, of we bijvoorbeeld een extra laag tarief willen afspreken als iets niet goed verloopt. Het is niet zozeer dat je in kortingen zit, maar wel in sturing. Dat je kan zeggen: We willen dat dossiers zó worden afgehandeld. Maar je kunt dat samen afspreken. We hebben er niets aan als zo’n advocaat geïrriteerd raakt of zich uitgeknepen voelt. Het is iemand die onze belangen moet behartigen, dus we willen dat wel met beleid en met mate doen. We zijn niet zo van het eisen, maar willen verstandig omgaan met de relatie.”
Wordt er wel eens gewerkt met vaste tarieven?
”Het zijn vaak uurtarieven met een indicatie van hoe lang een dossier nodig heeft. En heel af en toe doen we wel fixed fee. Dan willen we bijvoorbeeld procederen tot bedrag X. Als het duurder wordt dan dat bedrag, is de noodzaak om te procederen weg.”
Komt het vaak voor dat er geprocedeerd moet worden?
”We procederen liever niet, dat is een tijdrovende klus. Ik ben meer van de schikkingen, ook met consumenten. Dat geeft een veel fijner gevoel. Zeker in deze branche wil je dat mensen met een prettig gevoel weggaan. Wie weet willen ze het na een paar jaar weer eens proberen. Het gaat meestal om consumenten die hun abonnement niet meer betalen. Bestuursrechtelijk procederen we meestal tegen projectontwikkelaars of concurrenten. En in arbeidsrechtzaken komt het ook voor. Ook liever niet, maar soms kan het niet anders.”
Tot slot: hoe is de relatie met collega’s?
”Prima. Vaak worden juristen, vooral door Marketing en Sales, gezien als een belemmering. Dat was in dit bedrijf zeker niet anders. De afdeling Inkoop is vaak heel snel om. Die denkt: Hé wacht eens even, ik kan het daar neerleggen, dan ben ik er even vanaf. Ik zie gewoon dingen die zij niet zien. Zeker als je samen ergens doorheen loopt, zie je nog meer. Een aantal marketingcollega’s waren zo om, die zagen ook in dat het zin heeft. Je moet jezelf ook een beetje intern verkopen, het zijn mijn interne klanten. Ik denk dat ik dat vooral tijdens mijn interim-werk bij Brunel heb geleerd.
”De collega’s die opeens iemand aan de balie krijgen die boos is, zijn soms ook heel blij met mij. Ze kunnen altijd bellen voor hulp. Verder is de sfeer ook heel informeel. Ook op ons kantoor in Hoofddorp lopen veel mensen in trainingspak, omdat er overdag gewoon wordt getraind. Beneden is een fitnesszaaltje en er zijn boot camps op het hoofdkantoor. Of er wordt getraind voor de Dam tot Damloop. De directie zul je misschien niet snel in joggingbroek zien lopen, maar ze zijn wel flink aan het trainen. Ze moeten toch het goede voorbeeld geven.”