In 2010 startte Claudine Bouma als de eerste bedrijfsjurist bij bol.com. In de afgelopen zeven jaar groeide ze mee met het bedrijf: inmiddels geeft Bouma als Legal Director leiding aan de juridische afdeling van Nederlands’ grootste en bekendste webwinkel. “Geen dag is hetzelfde: altijd zijn er weer nieuwe juridische vraagstukken.”
Door Joris Rietbroek
Bouma begon haar juridische carrière als privacy officer bij de politie Amsterdam-Amstelland. Later werkte ze onder meer bij Chellomedia Programming BV voor de verschillende betaalzenders – waaronder het huidige Sport1 – en was ze van 2006 tot en met 2009 coördinator juridische zaken bij de KNVB. Sinds januari 2010 is ze werkzaam bij bol.com, met voorlopig geen plannen om te vertrekken. “Ik heb nergens anders zo lang gewerkt als bij bol.com, wat wel aangeeft hoe goed het me bevalt en hoe gevarieerd het werk hier is.”
Tot 2010 had bol.com nog geen juridische afdeling en verkocht de winkel nog hoofdzakelijk boeken, dvd’s, elektronica, games en speelgoed. “In de eerste jaren was ik de enige bedrijfsjurist,” vertelt Bouma vanuit het hoofdkantoor in Utrecht. “Dat gaf me mogelijkheden om te inventariseren wat er allemaal nodig was op juridisch gebied en om mee te groeien met de organisatie.”
Bedrijfsjuristen worden binnen organisaties nog wel eens gezien als ‘nee’ verkopende showstoppers, maar Bouma werd bij haar aantreden direct met open armen ontvangen. “Ik werd meteen gezien als iemand die ging helpen om alles nog beter te doen. Ook zeven jaar verder willen we als juridische afdeling die gedachte natuurlijk in stand houden, dus onze deur staat altijd open. Het gaat ons puur om het ondersteunen van de business. Het liefst verkopen we geen ‘nee’, maar denken we intensief mee over hoe iets wel kan. Met een beetje tweaken is het meeste echt wel mogelijk.”
Vijftien miljoen artikelen
Anno 2017 is bol.com uitgegroeid tot een allround webwinkel met grofweg vijftien miljoen artikelen in het assortiment, circa 1.200 medewerkers werkzaam op het hoofdkantoor en zo’n zeven miljoen klanten. De juridische afdeling telt nu zes juristen, inclusief Bouma zelf. Sinds november vorig jaar maakt een juriste die zich vooral toelegt op privacyrecht deel uit van het team. “We moeten de nieuwe Europese General Data Protection Regulation implenteren, die per 2018 van kracht wordt. Deze jurist houdt zich hiermee bezig binnen een multidisciplinair team dat we hiervoor hebben opgetuigd. En uiteraard behandelt zij de andere privacyvraagstukken die zich aandienen, wat er steeds meer worden.”
Met de verbreding van het assortiment hield Bouma zich de laatste jaren veel bezig met business development-gerelateerde vragen: hoe bijvoorbeeld de nieuwe productcategorieën vanuit juridisch oogpunt aan te vliegen? “Waar moeten we dan rekening mee houden? Welke informatie moet je tonen in de webwinkel? Wat kun je wel of niet online verkopen? Denk bijvoorbeeld aan geneesmiddelen, daar gelden ingewikkelde regels voor en het zou niet alleen juridische, maar ook complexe morele en operationele vraagstukken oproepen. De overgang van retailer naar platform zorgt kortom voor de nodige verandering van werkzaamheden.”
Daarnaast buigt Bouma zich in haar rol van generalistische legal director zowel over de meest uiteenlopende kwesties binnen bol.com. “Ik ben recent bijvoorbeeld druk geweest met ons nieuwe Kobo Plus e-book-abonnement, waarmee klanten onbeperkt e-books kunnen lezen, en dan vooral met de onderhandelingen met de externe partij die dit levert. En we zijn bezig met de bouw van ons eigen fulfilment center in Waalwijk. De juridische begeleiding van de bouw van een eigen magazijn; dat is natuurlijk geweldig, want hoe vaak doe je dat nou? Maar ook klantvragen blijf ik tot de dag van vandaag leuk vinden. Achter ogenschijnlijk simpele vragen blijken soms toch juridisch heel complexe werelden te zitten, waar je het antwoord niet direct op kunt geven.”
Ondanks de groei en verbreding van bol,com is het bedrijf organisatorisch gezien niet extreem veranderd in de afgelopen jaren, aldus Bouma. Ook niet na de overname door Ahold (het huidige Ahold Delhaize) van begin 2012. “Toen ik hier kwam, waren we nog een echte retailer,” zegt Bouma. “Nu is verkopen slechts een van onze activiteiten: we zijn nu meer een platform waarop ook andere partijen hun producten kunnen verkopen of kunnen adverteren. We kunnen desgewenst ook hun weblogistiek verzorgen. In die zin is onze rol veranderd, wat voor de juridische afdeling weer andere werkzaamheden met zich meebrengt. En nieuwe uitdagingen, dankzij de technologie die nog altijd enorm in ontwikkeling is.”
Weten wat je niet weet
Met je boerenverstand en je juridische antennes kom je meestal een heel eind als jurist bij bol.com, maar je moet ook goed weten wat je niet weet, zo luidt credo van Bouma. “Als we specialistische kennis nodig hebben, schakelen we uiteraard advocaten in, maar ook voor extra handen als een groot project veel druk legt op de afdeling. Ik stap dan deels over op juridisch managen, want adviezen van advocaten moeten natuurlijk wel aansluiten op de bedrijfsvoering. Vaak is er nog een vertaalslag nodig.”
Dat wil niet zeggen dat de advocatenkantoren waarmee bol.com werkt het bedrijf niet goed kennen of begrijpen. Zo is Loyens & Loeff al jaren een van de vaste partners. “Met dat begrip zit het wel goed, daar selecteren we natuurlijk ook op. Wat mij betreft moet een advocaat vooral pragmatisch te werk gaan. Qua advisering heb ik vaak genoeg aan een e-mailtje of telefoontje. Ik hoef geen uitgebreide memo met wetsartikelen die ik zelf ook wel kan opzoeken.”
Aan de andere kant is e-commerce nog altijd zo snel in ontwikkeling dat het een hele kluif is om goede externe specialisten te vinden, geeft Bouma aan. “Nichekantoren zijn er weliswaar genoeg, maar onze vraagstukken zijn vaak toch breder dan bijvoorbeeld enkel ICT of IP. De meer omvattender vragen kunnen de harde specialisten niet altijd aan; dan schiet hun kennis net te kort. Dan helpt het enorm dat we zelf generalisten zijn, ook als er vragen komen over nieuwe ontwikkelingen waarvoor de wet nog geen soelaas biedt. Hoe ga je daar mee om? Meestal komen we met elkaar tot goede redeneringen.”
In dat kader is het wel belangrijk om alle juiste kennis en feiten vanuit het bedrijf op tafel te krijgen. “Dat maakt dat je als jurist bij bol.com heel nieuwsgierig aangelegd moet zijn en voortdurend kritisch moet doorvragen, of het nu gaat om business development-, marketing- of ICT-zaken,” zegt Bouma. “Wij als juristen weten bijvoorbeeld lang niet alles over nieuwe technologieën die bol.com zou kunnen inzetten. Dan is het zaak om geen aannames te doen: je moet precies willen weten hoe iets zit om tot het juiste advies te kunnen komen. Al moet je met je vragen tien keer terug naar dezelfde collega.”