Wanneer je partner bent is het niet opeens totaal anders. Op een aantal vlakken verandert er wel wat. De meeste partners geven aan nog drukker te zijn dan ze al waren: “De cliënten gaan door en die willen graag met jou zaken blijven doen. Er moet nog meer geacquireerd worden en daarnaast moet je managen.” Conclusie: de werkdagen worden eerder langer dan korter en de spaarzame vrije tijd moet nog efficiënter worden besteed.
Zoals aangegeven in ‘Je wordt partner en dan – Deel 2’ komt er ook veel op de partner af, omdat hij in feite zelfstandig ondernemer wordt. Om de partner hierbij terzijde te staan en ervoor te zorgen dat hij zo min mogelijk tijd kwijt is met ‘administratieve zaken’ hebben vrijwel alle grotere advocatenkantoren een partnerservicebureau. Bij de middelgrote en kleinere advocatenkantoren worden deze werkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk gedaan door bijvoorbeeld de financiële administratie. Ook komt het voor dat middelgrote kantoren voor een specifiek stuk gebruikmaken van een externe adviseur.
Spoedcursus
Dit partnerservicebureau, ook vaak vennotenservicebureau of partneradministratie genoemd, komt al in beeld voor de toetreding. De potentiële partners krijgen vaak een spoedcursus ‘Ik word vrije beroeper’ en verder worden veel zaken geregeld zoals oprichting van BV’s, opmaken statuten (via de notaris) en het afstorten van het aandelenkapitaal etc.
Daarnaast wijst het partnerservicebureau de partner op de vaak verplichte regelingen binnen het kantoor voor bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid. Voor de partner is het vervolgens zelf de taak om eventueel aanvullend dingen te regelen. Juist op dat vlak schuilt het risico dat de partner, door de hoeveelheid zaken die geregeld moeten worden en de verzwaring van het takenpakket, niet actief aan de slag gaat met de verkregen informatie.
Arrangement
Om deze reden brengt het partnerservicebureau de partners hiervoor vaak in contact met externe partijen. In de meeste gevallen zijn dit banken waarmee het kantoor een arrangement heeft. Mark Buitenhuis, werkzaam als Manager Business Professionals bij Van Lanschot Bankiers, bevestigt dit: “De partneradministratie is vaak een belangrijke schakel. Dat is vaak de vraagbaak voor de partner en het eerste aanspreekpunt voor advisering.” Ook geeft Buitenhuis aan dat er ervaren mensen werken op de partnerservicebureaus’. “Zij weten vaak beter dan een partner hoe en wat er voor ze geregeld is. Dit geeft de toekomstig partner veel comfort en rust en ook als bank is het plezierig schakelen met deze adviseurs.”
Administratie
De werkzaamheden van de diverse bureaus loopt wel uiteen. Bij sommige kantoren wordt echt alles geregeld voor de partner. Dit geldt voor zowel zijn zakelijk als particuliere administratie. Er zijn partnerservicebureaus die zelfs de vakanties boeken voor de partner en zijn gezin. Echter, bij de meeste kantoren blijven de werkzaamheden beperkt tot het uitvoeren van de vaak al uitgebreide zakelijke administratie, het opmaken van de jaarcijfers en het informeren van de partner.
Kantoorvoorstel
De laatste tijd is een trend waarneembaar dat de partner steeds meer eigen verantwoordelijkheid krijgt. Kantoren willen en mogen soms niet meer alles regelen voor de partners. Men wil dat de partner zijn eigen keuzes maakt, daarbij rekeninghoudend met kantoorregelgeving. Mark Buitenhuis herkent ook deze trend: “Wij worden steeds vaker gevraagd om een kantoorvoorstel aan te bieden of om presentaties te geven aan groepen partners. Hierbij wordt van ons verwacht dat wij onze dienstverlening voor advocaten presenteren, maar vooral dat wij duidelijk maken hoe wij deze laten aansluiten op de regelgeving van het kantoor. Door de vaak intensieve samenwerking met het kantoor kunnen we op dit vlak ook echt meerwaarde bieden voor de individuele partner, maar ook voor het kantoor.”