AMS Advocaten is een ambitieus kantoor waar advocaten met plezier hun mailbox openen. Vanuit een overzichtelijke mailomgeving communiceert het kantoor vliegensvlug met cliënten. Partner Hidde Reitsma over Machine Learning: “Als je nu niet investeert in ICT-tools, ben je straks te laat.“
Ontplofte mailbox
“Als advocaat loop je dagelijks tegen een ontplofte mailbox aan. E-mailmanagement kost zoveel tijd. Kostbare tijd, die we liever voor cliënten inzetten. Gelukkig liet Bart (Epona Legal) ons een tijd terug inzien dat het anders kon,” aldus Hidde.
Het kantoor draaide vorig jaar proef met ‘predictive e-mailfiling’ aan de hand van ML van Epona Legal, en is inmiddels helemaal om. “De computer helpt ons om de inbox overzichtelijk te houden. Iedere dag werken vanuit een opgeruimde basis is heerlijk. Het geeft rust.”
Eenvoudige Machine Learning toepassingen
AMS Advocaten werkt momenteel met twee ML-toepassingen. De eerste is ‘predictive e-mailfiling. Hierbij worden suggesties gedaan om e-mails te archiveren, waardoor het probleem van een overvolle inbox verleden tijd is.
De tweede toepassing – momenteel in testfase – betreft het doorzoeken en classificeren van documenten. De computer herkent of het document bijvoorbeeld een NDA of een Share Purchase Agreement is en classificeert deze. Niet alleen archiveren, maar ook terugzoeken wordt zo vereenvoudigd. Qua kosten is de oplossing volgens Bart van Wanroij (Epona Legal) voor ieder kantoor bereikbaar: “Voor een paar euro per maand huur je extra serverruimte, that’s all.”
Hoge succesratio
Hidde vervolgt: “We zijn met veel plezier in de proeftuin van Epona Legal gestapt. Onze ICT-infrastructuur is state of the art. Alle parameters waren in orde om met ML aan de slag te gaan. Het is indrukwekkend dat het systeem zo’n hoge succesratio laat. Uiteraard geven wij het definitieve akkoord, maar dat het systeem al zoveel hand- en denkwerk wegneemt is geweldig.”
The next step
Als we vragen naar ‘the next step’ van het kantoor antwoordt Hidde: “Die volgende stap hebben we voorzichtig genomen.” Albert Jan Wonnink, consultant bij Epona Legal haakt hierop in: “De ML-tool is met duizenden dossiers gevoed. Het kan vele type documenten automatisch classificeren. Neem due diligence: bij ieder traject komt veel papierwerk kijken. ML zorgt dat alle nieuwe én bestaande documenten in het archief doorzoekbaar worden. Epona Legal analyseert en classificeert alles, waarna de inhoud voor vervolgtrajecten ingezet kan worden. We kunnen dit soort toepassingen snel neer zetten, waardoor ieder kantoor eenvoudig aan de slag.”
Tijdig investeren
Hidde: “We kijken echt uit naar de resultaten hiervan in onze praktijk. Normaal gesproken kost een due diligence traject enkele werkdagen. We verwachten dat we de doorlooptijd met deze tool met dagen kunnen terugdringen. En dat nagenoeg kosteloos. Ik geloof er heilig in dat als je als advocaat niet op tijd investeert in dit soort tools, een ander dat wel doet. Dan word je ingehaald door advocaten die het werk accurater, sneller en goedkoper kunnen. Dan zijn we liever zelf de koploper.”
Meer weten over Machine Learning? Neem contact op met Epona Legal voor meer informatie!