Vandaag de dag sluit je overeenkomsten niet meer met handdrukken, maar met elektronische handtekeningen. Doug Luftman, VP & Deputy General Counsel Product, Innovation Services and Government Affairs bij DocuSign legt uit waarom elektronische handtekeningen de beste en meest veilige methode zijn om overeenkomsten te sluiten en contracten te ondertekenen.
De elektronische handtekening bestaat al meer dan twintig jaar, maar wordt sinds de pandemie nog breder geaccepteerd. We gebruiken ze om overeenkomsten af te ronden: van identiteitscontrole tot het ondertekenen van contracten en het bevestigen van facturen.
Sneller en veiliger
Er zijn verschillende redenen dat steeds meer organisaties vertrouwen op elektronische handtekeningen om verschillende zakelijke transacties af te handelen. Naast de toegevoegde waarde bij hybride werken zijn e-handtekeningen sneller, veiliger en duurzamer dan pen-en-papier alternatieven waardoor juristen de mogelijkheid krijgen om hun efficiëntie te vergroten en resultaten te verbeteren.
Ook heeft de EU richtlijnen uitgegeven waarin staat dat e-handtekeningen mogen worden behandeld als een equivalent van handgeschreven exemplaren. Desondanks zijn er nog steeds juridische kantoren met een voorkeur voor traditionele handtekeningen. De belangrijkste bezwaren tegen e-handtekeningen zijn vaak onzekerheid over de veiligheid, wettelijkheid en rechtsgeldigheid.
Veel bedrijven vergeten daarbij echter het risico van het fysiek verzenden van vertrouwelijke – vaak zeer gevoelige – informatie. Zodra je bijvoorbeeld een papieren document ter ondertekening verzendt, zelfs als dit persoonlijk per koerier gebeurt, vervalt alle controle over het document. Hetzelfde geldt als het document online wordt verzonden, vervolgens door de ontvanger wordt afgedrukt, ondertekend en teruggemaild. Dit staat nog los van de tijd die nodig is om benodigde handtekeningen op te volgen; iets wat DocuSign oplost.
Veilige digitale workflow
De elektronische handtekening daarentegen biedt een veilige, digitale workflow, die zorgt voor een duidelijk en voorspelbaar proces met gecontroleerde toegangsrechten gedurende het hele traject. Verzenders kunnen veiligheidsnormen handhaven vanaf het moment dat een digitaal document wordt verzonden, tot en met de uiteindelijke ondertekening, en zelfs het terugsturen van de voltooide overeenkomst.
Het is dus voor elk bedrijf mogelijk om documenten veilig en betrouwbaar te ondertekenen in een nieuwe digitale omgeving. Of het nu gaat om nieuwe personeelscontracten, facturen of verkoopcontracten; elektronische handtekeningen kunnen belangrijke documenten coderen en maken de post, een verouderd faxsysteem of een koerier overbodig. E-handtekeningen houden documenten vertrouwelijk en verhogen het gemak en de veiligheid voor bedrijven.
Bescherming en verificatie
Handgeschreven handtekeningen hebben een groot nadeel: met genoeg tijd en oefening kunnen zij worden geïmiteerd. Het kan erg lastig zijn om concreet vast te stellen of een geschreven handtekening inderdaad door de rechtmatige ondertekenaar is gezet. Elektronische handtekeningen daarentegen hebben meerdere lagen van bescherming en verificatie ingebouwd.
Aanbieders van elektronische handtekeningen kunnen robuuste registratie bieden die fungeert als een controlespoor voor wanneer bewijs van de transactie ooit nodig is. Dit geeft alle partijen het vertrouwen dat hun documenten rechtsgeldig zijn, zelfs als er later een geschil ontstaat.
Inbreuken op de gegevensbeveiliging en persoonsgegevens zijn een constante reden tot zorg van juridisch managers en CLO’s. DocuSign beperkt de meest voorkomende kwetsbaarheden van traditionele processen. Op alle documenten binnen het platform zijn strenge informatiebeveiligingsnormen van toepassing die de veiligheid en vertrouwelijkheid van je inhoud waarborgen, of het nu gaat om personeels-, klant- en partnergegevens of andere gevoelige informatie.
Omdat juridische afdelingen worden gezien als hoeders van de informatieveiligheid van bedrijven, dragen nieuwe technologieën voor documentversleuteling niet alleen bij aan de bescherming van vertrouwelijke en gevoelige gegevens, maar versterken ze ook de reputatie van de afdeling.
E-handtekeningen invoeren
Bedrijven, kantoren en organisaties moeten erop kunnen vertrouwen dat de wet rekening houdt met digitale transformaties en adequate bescherming biedt aan ondertekenaars van een digitaal contract. De Electronic Communications Act 2000, de Electronic Signatures Regulation 2002 en eIDAS zorgen ervoor dat elektronische handtekeningen in heel Europa extra rechtsbescherming bieden.
Zowel het rechtskader als de veiligheidsmechanismen bestaan reeds, dus er is geen reden om te wachten. Het is tijd voor de juridische sector om gebruik te maken van e-handtekeningen.