Nederland telt veel ondernemingen met een STAK (Stichting AdministratieKantoor). Met een STAK delen ondernemingen een deel van de winst met anderen zonder de touwtjes uit handen te geven. Een groot voordeel, maar toch kampt er ook een nadeel aan: het voeren van een extra administratie. Jan-Willem Prakke (oprichter Legal Manager) vertelt hoe het makkelijker kan.
Wat houdt een STAK-administratie in?
Ondernemingen die een STAK oprichten doen dit vaak om laagdrempelig certificaten van aandelen aan medewerkers uit te geven. In veel gevallen betreft het scale ups, die medewerkers op deze manier aan zich willen binden. Ook blijkt het een perfecte manier voor employer branding. Medewerkers voelen zich meer betrokken. Hierdoor is de kans groter dat zij langer in dienst blijven. Jan-Willem: “Met de krapte op de arbeidsmarkt is dit een aantrekkelijke manier voor ondernemingen om werknemers aan zich te binden.”
Na het oprichten van een STAK geeft de onderneming een bepaald aantal aandelen uit aan de STAK. De STAK geeft van elk aandeel een certificaat uit. De medewerkers die meedoen, kopen certificaten van de STAK. Ieder van hen tekent een koopakte. De STAK administreert onder andere het aantal certificaten, het type aandeel, de nummers, de koopdatum etc. De STAK houdt ook bij welke rechten er op elk van de certificaten zitten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het recht om certificaten terug te mogen kopen. Vaak worden er prestatie indicatoren opgelegd aan de betrokken medewerkers. Deze worden ook door de STAK geadministreerd. Naarmate het aantal deelnemers stijgt, neemt de administratie navenant toe en kan veel tijd in beslag gaan nemen.
“Het enige dat bedrijven soms tegenhoudt om een STAK op te richten, is het inrichten en voeren van een STAK-administratie. Gelukkig kan automatisering veel gedoe voorkomen.”
Eenvoudig STAK-administratie voeren
“Het automatiseren van de administratie is dé manier om het werk te verlichten”, zo vervolgt Jan-Willem. Met zijn bedrijf Legal Manager heeft hij veel ervaring in de administratief-juridische kant van een STAK oprichting en het bijhouden van de administratie. Zowel de legal administration als de inrichting en het bijhouden van tooling neemt Legal Manager voor haar rekening. “Bedrijven en zeker scale ups hebben geen geld en tijd om de administratie van een STAK te voeren. Zij willen een plug and play oplossing tegen lage kosten en de zekerheid dat het goed gebeurt. Uiteraard ontkomen bedrijven niet aan de eenmalige kosten van een oprichting, maar het onderhouden van de administratie kan, zo weten wij, echt simpeler.”
Hoe beheer je de STAK-administratie zorgvuldig?
Volgens Jan-Willem zijn er drie aspecten die belangrijk zijn voor een zorgvuldige STAK-administratie en het eenvoudig onderhouden ervan.
- Digitale handtekening
Het contract tussen de onderneming en de certificaathouder dient te zijn voorzien van twee handtekeningen. Jan-Willem vertelt dat de digitale handtekening inmiddels breed is geaccepteerd. Deze is veilig en snel en wint om die redenen steeds meer terrein. De getekende stukken zijn vervolgens via bijvoorbeeld DocuSign of AdobeSign, eenvoudig terug te vinden. “Groot extra voordeel daarbij is dat de gegevens uit dit contract vervolgens direct én correct in bijvoorbeeld Evidend, een certificaathoudersregister, staan. Denk aan gegevens zoals het aantal certificaten, het type aandeel en de naam en datum.”
2. Aandeelplan op orde
Een ander belangrijk aspect volgens Jan-Willem is het aandeelplan. In dit plan staan alle
belangrijke onderdelen omschreven rondom: de uitgifte, verhandeling, dividenduitkering en
communicatie. Jan-Willem: “Veel ondernemingen weten niet waar te beginnen: het aandeelplan, de statuten, het kiezen van een externe bestuurder etc. Mijn advies? Betrek een externe partij om te helpen in de ondersteuning. Als het plan eenmaal is opgezet, is het voeren van een STAK administratie, mede door punt 1 en 3, een stuk eenvoudiger.”
3. Een online certificaathoudersregister
Jan-Willem geeft aan dat een online certificaathoudersregister zoals Evidend onmisbaar is. “Hierin zie je in één oogopslag welke aandeelhouders er zijn en met hoeveel aandelen en welke nummering, alsook welke tegenhangende aandelen daarmee gemoeid zijn.” Vanuit Evidend kan eenvoudig een export worden gemaakt naar de financiële afdeling ten behoeve van de winstuitkering. Een tool zoals Evidend bevat meer intelligentie dan een traditionele oplossing zoals Excel. Het zorgt, aan de hand van verplichte velden, dat niets wordt vergeten. Evidend zorgt voor een betere kwaliteit, minder fouten en neemt frustratie weg.” Zeker als je vervolgens de hele administratie kunt uitbesteden aan een partij zoals zijn eigen bedrijf Legal Manager.
Jan-Willem: “We zien vaak dat ondernemingen met een STAK een persoon in dienst hebben om de administratie bij te houden. Uitbesteden van deze werkzaamheden is een interessant alternatief hierop, zoals ook in de praktijk is bewezen.” Legal Manager doet de hele dag niet anders, voor meerdere ondernemingen. “Op die manier deel je resources. Bovendien werken onze experts efficiënt en is de continuïteit gewaarborgd. Dat levert STAK-ondernemingen kennis- en tijdswinst op. Daarnaast hebben zij de zekerheid dat de tool op orde en actueel is.”
Legal Manager en Evidend
Het bedrijf van Jan-Willem, Legal Manager, verleent niet alleen de service om de STAK administratie up to date te houden. Ook zorgt dit bedrijf ervoor dat ondernemingen snel toegang krijgen tot Evidend. Jan-Willem schetst een voorbeeld: ‘We hebben een klant die Evidend gebruikt voor het registeren van alle Nederlandse vennootschappen en de aandeelhouders. Vervolgens bedienen onze juridisch professionals de software. Kortom, wij zorgen dat de tool én dus de gehele administratie op orde is en blijft.”
