Werken wanneer het je maar uitkomt. Op kantoor of thuis, met behulp van de nieuwste softwareprogramma’s en digitale dossiers. Eenmaal op kantoor heeft niemand nog een vaste werkplek, laat staan een eigen kamer. Delissen Martens in Den Haag claimt als eerste middengroot advocatenkantoor het Nieuwe Werken te hebben ingevoerd en nam daarbij geen halve maatregelen.
Door Joris Rietbroek
Meerdere kleine kamers op twee etages van het pand aan de Haagse Sportlaan werden uitgebroken en verbouwd tot de twee nieuwe flexruimtes, met elk twaalf werkplekken voor alle dagelijkse werkzaamheden, en een hoekje om even te kunnen overleggen. “Die hoek scheiden we nog wat af met twee olijfbomen,” zegt managing partner Marc Delissen tijdens een rondleiding door het hevig getransformeerde pand.
Wie in alle rust telefoontjes wil plegen of onder vier ogen met een collega wil overleggen, kan een een- of tweepersoons-‘cockpit’ betrekken. De vergaderruimte is voorzien van een enorm touchscreen, vaste telefoontoestellen zijn binnenkort allemaal de deur uit. Iedereen heeft een klein mobiel telefoontje voor in het oor bij de hand. En een eigen locker: zonder eigen werkplek moet het bureau immers elke dag worden opgeruimd.
Silent garden
Voor wie geconcentreerd in stilte wil werken is de ‘silent garden’ ingericht, opnieuw met twaalf werkplekken. De rustgevende bomen staan hier al wel in het midden. “Zo’n stilteruimte vonden we wel heel belangrijk,” vertelt managing partner Petra Slingenberg, die met Delissen aan de voet stond van de werkwijzeverandering. “Het is immers bewezen dat werken in stilte de meeste creativiteit losmaakt bij mensen.”
Het gebruik van twee computerschermen is daarbij onontbeerlijk geworden en rondslepen met vuistdikke papieren dossiers moet bij Delissen Martens straks helemaal tot het verleden behoren. “Daarbij is het handig om bijvoorbeeld links je e-mails open te hebben en rechts in je dossier te kunnen werken,” vertelt Slingenberg. “E-mails zijn bovendien heel eenvoudig met een paar kliks aan het dossier te hangen, waar zo nodig iedereen bij kan. Uitprinten en kopietjes maken voor collega’s hoeft niet meer. Als je rust wilt en verder gaat in de stilteruimte, dan kun je daar inloggen en tref je je dossiers aan zoals je ze achterliet.”
Tussendoor sporten
Waar de medewerkers het meest aan moesten wennen: het niet meer hebben van een eigen werkplek en dat je zelf kunt bepalen of je thuis of op kantoor werkt. Dat het niet meer vreemd is als iemand pas eens om 10.00 uur binnen komt zetten of om 16.00 uur vertrekt om de kinderen op te halen. “Je mag tussendoor zelfs gaan sporten als je wilt,” zegt familierechtadvocate Froukje Dunki Jacobs. “Dat voelde eerst raar, maar het is je eigen verantwoordelijkheid dat het werk afkomt.”
Natuurlijk, er was bij de invoering van de nieuwe werkwijze wel wat gemopper te horen. “Mensen zijn immers gewoontedieren, maar zelf ben ik steeds meer de voordelen in gaan zien. Zo leer je je kantoorgenoten veel beter kennen, omdat je niet meer elke dag op dezelfde plek zit. Sommige mensen kunnen de flexruimte als een kippenhok ervaren, maar dan kunnen ze in de silent garden gaan zitten.”
Neal Walenkamp (vastgoed, familierecht) heeft de technologische vooruitgang met open armen ontvangen. “Het is heel fijn dat alles nu digitaal is. Vroeger schoot me nog wel eens de vraag te binnen of ik op tijd was voor een bepaalde termijn. Dan scheurde ik met piepende banden naar kantoor om daar te zien dat ik nog ruim een week had. Nu kun je rustig thuis op je laptop of tablet kijken. Dat scheelt enorm veel tijd en stress, ik zou niet meer anders willen.” Strafrechtadvocaat Sebas Diekstra merkt dat de kantoorcultuur volledig veranderd is. “De secties zijn niet meer gescheiden, zodat iedereen meer met elkaar werkt, in een vrijere omgeving. Het fijnste vind ik nog dat je het vertrouwen krijgt dat je je werk uitvoert en zelf je tijd goed indeelt.”
‘Waanzinnige verandering’
Vertrouwen, dat was een van de sleutelwoorden bij het uitdenken van het Nieuwe Werken. “Dat is de basis,” zegt Marc Delissen. “Als we onze medewerkers niet zouden vertrouwen in wat ze buiten kantoor of thuis doen, dan kon deze enorme verandering bij voorbaat niet slagen. Vergelijk het met je kinderen die je voor het eerst zelf een kruispunt over laat fietsen. Nu zijn dit geen kinderen, maar ook op zakelijk gebied moeten we onze medewerkers durven loslaten.” Slingenberg vult aan: “Als iemand zegt thuis te werken, gaan wij niet steeds controleren of iemand wel aan het werk is.”
Ook ruimtetekort stond aan de basis van de invoering van het Nieuwe Werken. “We dreigden uit ons jasje te groeien en dachten al langer na over hoe werken in de advocatuur plezieriger of innovatiever zou kunnen,” vertelt Delissen. “We keken naar andere panden, maar uiteindelijk besloten we hier te blijven, al moest er dan wat veranderen. In eerste instantie moesten we de partners wel overtuigen dat dit echt de beste weg was. We kunnen nu doorgroeien naar zeventig, tachtig man zonder dat het hier krap zal worden.”
Verleiden
Wat Slingenberg betreft draaide het in het meekrijgen van partners en medewerkers niet om overhalen, maar om verleiden. “Niet tegen mensen zeggen ‘je moet anders werken’, maar de belangrijkste voordelen laten zien. Het begon met een proefopstelling van bureaus en stoelen, waar mensen aan konden zitten om te ervaren hoe dat voelde. We werkten met een psycholoog om inzicht te geven in de nieuwe werkwijze en gedragsveranderingen. Die besprak in groepjes wat veranderingen met mensen doen. Het loslaten van een eigen eilandje, dat is uiteindelijk voor de meeste mensen het moeilijkste geweest.”
Delissen denkt dat zijn kantoor trendsettend is op dit gebied, al zijn de reacties van andere advocaten van buitenaf niet instant positief. “Ze komen kijken en zeggen: ‘dit kan niet werken’, want verandering is eng. De meesten vinden het heel speciaal en apart. Ja, het computer- en belsysteem zouden ze wel graag meteen willen overnemen.”
Let wel: het Nieuwe Werken betekent ook weer niet ‘lang leve de lol’ op de werkvloer. “We blijven uiteraard een organisatie die omzet moet draaien. Het doel is dus om mensen zo’n omgeving te geven waarin ze ieder hun maximale omzet kunnen draaien. We zijn niet opeens een charitatieve instelling geworden.”