Advocatenkantoren aan de Zuidas nemen diverse voorzorgsmaatregelen nu ook in Nederland het aantal besmettingen met het coronavirus snel stijgt. Zakenreizen worden ontmoedigd of verboden, evenementen worden afgelast, overal staan flesjes handzeep en de traditionele skireisjes gaan niet door.
Van ‘een staat van paniek’ willen de bevraagde kantoorwoordvoerders niets weten. Maar natuurlijk: net als diverse andere branches volgt ook de Zuidas-advocatuur de berichten van RIVM, GGD en Buitenlandse Zaken op de voet, zo blijkt uit een rondvraag. Bij De Brauw Blackstone Westbroek en AKD zijn hiervoor zelfs speciale teams ingericht. In het ‘crisisteam’ van AKD zitten een bestuurslid en de stafhoofden, die dagelijks de nieuwste ontwikkelingen bespreken. NautaDutilh heeft een centraal meldpunt opgezet voor vragen van medewerkers.
Alle bevraagde kantoren – organisaties waar stuk voor stuk honderden fee-earners en ondersteunende medewerkers actief zijn – geven aan dat er richtlijnen zijn ingesteld voor het voltallige personeel. Verder zijn op de werkvloeren volop flesjes met desinfecterende gel en handenwasinstructies uitgedeeld, en wordt er extra grondig schoongemaakt; vooral ‘handcontactpunten’ zoals deurklinken, trapleuningen en liftknoppen.
Reizen naar risicogebieden in Azië of noordelijk Italië is bij enkele bevraagde kantoren momenteel uit den boze. Zo zijn alle reizen die de China Desk van AKD had gepland naar China, Japan en Zuid-Korea, voorlopig uitgesteld. De Brauw hanteert een reisverbod voor risicogebieden met een hoog aantal infecties. Bij NautaDutilh mogen zakenreizen uitsluitend plaatsvinden na overleg met het bestuur; in de praktijk wordt het leeuwendeel geannuleerd.
Alle kantoren ontmoedigen niet-noodzakelijke buitenlandse zakenreizen met klem. Tenzij ze strikt noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld als er namens een cliënt gepleit moet worden in het buitenland, zo geeft Loyens & Loeff als voorbeeld. Enkele kantoren benadrukken dat advocaten ook zelf de noodzaak om te reizen moeten bepalen, eventueel in overleg met cliënten. “De keuze is natuurlijk snel gemaakt als een cliënt zelf al zegt: ‘reis vooral niet naar ons toe’.”
Verder heeft het vermijden van niet-noodzakelijke reizen natuurlijk nog een ander, voor sommigen vast zeer jammerlijk gevolg: de jaarlijkse skireizen in kantoorverband gaan bij onder meer NautaDutilh, Houthoff, Allen & Overy en Loyens & Loeff niet door.
‘Extra vragen voor wie zich ziek meldt’
AKD en Loyens & Loeff hebben alle (cliënt)evenementen in maart afgelast of uitgesteld, en bij NautaDutilh gaan zelfs alle events tot en met april niet door. Loyens & Loeff noemt bijvoorbeeld een Permanente Educatie-bijeenkomst op kantoor, waar al snel circa honderd relaties op af komen. Uitnodigingen voor events in april gaan wel de deur uit, maar met een voorbehoud.
Het kantoor zegt over de eigen maatregelen dat die iets verder gaan dan wat het RIVM momenteel voorschrijft. Zo wordt ook handen schudden afgeraden, al is dit volgens de World Health Organisation geen bittere noodzaak. “We zorgen goed voor onze eigen mensen, maar ook voor cliënten. We gaan daarom nu niet welbewust groepen mensen bij elkaar stoppen,” aldus een woordvoerster. “En wie zich nu ziek meldt, kan extra vragen verwachten. Wat zijn de klachten en waar is iemand geweest?”
Eigen verantwoordelijk
Bij internationale kantoren als Allen & Overy en Simmons & Simmons zijn de plaatselijke vestigingen opgedragen om zich aan de landelijke richtlijnen van de autoriteiten te houden. Vanuit de hoofdkantoren zijn internationale zakenreizen sterk beperkt en alleen in noodzakelijke of spoedeisende gevallen toegestaan. Zodoende reizen Allen & Overy-advocaten momenteel niet naar andere vestigingen, maar spreken ze elkaar via videoconferenties. “Het is uiteindelijk ook de eigen verantwoordelijkheid van de partners, die zullen overleggen met cliënten, om te bepalen of er echt gevlogen moet worden,” stelt een woordvoerder van het kantoor in Amsterdam.
Voor Simmons & Simmons-advocaten wereldwijd geldt hetzelfde, terwijl allerlei internationale conferenties die het kantoor normaliter houdt voor nu zijn afgelast. Wel ging dinsdag een Legal Women-bijeenkomst op de vestiging in Amsterdam ‘na overleg’ toch gewoon door. En mogelijk gaan de Simmons & Simmons-advocaten trouwens nog wel skiën: deze kantoorreis staat pas voor eind maart gepland en is nog niet gecanceld.
In het ergste geval
De kantoren zien nog geen directe aanleiding om medewerkers massaal thuis te laten werken – zoals kortstondig bij Baker McKenzie in Londen vorige week –, al zeggen onder anderen Houthoff en De Brauw hierop voorbereid te zijn: systemen zijn qua beveiliging up-to-date. De Brauw-medewerkers moeten bovendien hun laptops mee naar huis nemen zodat ze kunnen thuiswerken als dit plotseling nodig is.
En mocht een De Brauw-medewerker in een risicogebied zijn geweest en zich plots grieperig voelen, dan wordt deze persoon gevraagd ‘in thuisquarantaine’ te werken. “Dit geldt ook voor mensen die vermoeden dat ze het Covid-19 virus hebben of in contact zijn geweest met iemand die het virus heeft,” zegt een woordvoerster van De Brauw. “Dat heeft zich tot dusverre nog niet voorgedaan bij ons.” AKD meldt op dezelfde wijze te werk te gaan.
Op al deze manieren hoopt de Zuidas-advocatuur zowel het eigen personeel als cliënten te beschermen. Of zoals een Houthoff-woordvoerder het stelt: “De veiligheid van onze mensen enerzijds en de bedrijfscontinuïteit anderzijds is voor ons van het grootste belang.” Er is volgens een reactie van AKD dan ook volop begrip voor alle maatregelen. “We merken dat iedereen de instructies goed opvolgt.”
Lees ook de column van Zo Zuidas: ‘we snakken naar corona-etiquette‘.
