Outsourcing: het is één van de huidige buzzwords in de advocatuur, zeker ook in de buitenlandse pers. In Groot Brittannië en de VS is outsourcen van juridisch werk naar het buitenland al ver gevorderd. Wat zal de impact zijn op de Nederlandse advocatuur? Advocatie sprak met één van de grootste Legal Process Outsourcing-dienstverleners (LPO’s) ter wereld. Derk Kropholler vice-president Legal Process Outsourcing van CPA Global: “Bedrijfsjuristen lopen nu vaak met lood in de schoenen naar Finance met de hoger uitgevallen advocaatrekening. Hij staat dan voor gek.”
Met een team associates á raison €200 op een dossier duiken en vette rekeningen sturen voor eenvoudig juridisch werk dat in India voor een fractie gedaan kan worden, valt straks niet meer uit te leggen aan de cliënt. De vice-president van CPA Global verwacht dat de effecten van outsourcing ook Nederland zullen bereiken en dat de advocatuur mee zal moeten veranderen: “De kans voor de Nederlandse kantoren is dat ze nu al kijken naar hun bedrijfsmodel, veel meer projectmatig gaan doen en daardoor veel beter de kosten voor de klant kunnen projecteren, want de onvoorspelbaarheid van de declaraties is een van de grootste bezwaren van hun klanten Belangrijkste boodschap voor de kantoren is dat het bedrijfsmodel écht gaat veranderen, onder andere door technologie.”
De motor achter de outsourcingtrend zijn de bedrijven in Amerika en Engeland. Daar is men al langer bezig met naar beneden krijgen van de advocatenrekeningen. Bijvoorbeeld in litigation waarbij veel documenten doorgespit moeten worden. Dat gebeurt steeds minder door advocatenkantoren zelf. “Wat je ziet is dat kantoren zich daarop aanpassen en accepteren dat dergelijk werk niet meer door hen wordt gedaan, de kantoren houden zich dan alleen bezig met het hoogwaardige werk van de zaak,” aldus Kropholler.
Outsourcing hoeft geen bedreiging te zijn voor de advocaat, schetst Kropholler aan de hand van een voorbeeld; Rio Tinto, een klant van CPA Global. Deze mijnbouwmultinational moest serieus kosten besparen en stapte naar hun advocatenkantoren met de vraag of het voor minder kon. Rio Tinto begon ook met outsourcing van juridisch werk. “Er werd meer dan veertien miljoen bespaard,” zegt Kropholler. “Zij spraken tevens af dat hun advocaten voortaan bepaalde soorten werk naar ons moesten sturen. Een paar kantoren zagen dat niet zitten, maar anderen wel. Wat bleek achteraf: de meewerkende kantoren kregen meer werk van Rio Tinto. Rio Tinto vertelde ons: als de advocatenkantoren zelf met zo’n verhaal naar ons waren gekomen, dan hadden we absoluut niet met jullie gesproken. Maar dat soort innovatie willen bedrijven wel zien van hun kantoren.”
Budget naar beneden
Een driehoekscontract tussen bedrijf, advocaat en LPO wordt steeds vaker gemaakt. De LPO maakt dan bijvoorbeeld een draft, die gaat naar de bedrijfsjurist, deze maakt aanpassingen en stuurt dat door naar een magic circle kantoor. Dit gebeurt inmiddels regelmatig. “Zo kun je de cliënt meer keuzes bieden. Belangrijk is om te weten wat je wel kan en wat niet. Wij zijn geen advocatenkantoor. En dat willen we ook niet.”
Ook op het gebied van HR kunnen bedrijfsjuristen en advocatuur hun voordeel met outsourcing doen. ‘Saai’ due diligence werk kan bijvoorbeeld prima naar een LPO. “Zo komen de bedrijfsjurist en de advocaat aan meer specialistisch werk toe. Als een deel van hun werk ge-outsourced wordt, kunnen ze specifieker advies vragen aan hun advocaat en deze kan het goedkoper leveren. Dus het juridisch budget kan naar beneden. En de job satisfaction van de bedrijfsjurist en de advocaat gaan omhoog. Die zijn niet voor het standaardwerk naar zo’n groot bedrijf gekomen.
Voor gek
De kosten en het werk inzichtelijk maken. Demystifying the Legal process, noemt Kropholler het. Dat is het voordeel dat een LPO heeft boven een advocatenkantoor: “Neem het pitchen. Advocatenkantoren zeggen bijvoorbeeld over een overname dat ze veel kennis en expertise in huis hebben, en al vaker soortgelijke transacties hebben begeleid. Maar als de klant vervolgens vraagt wat de kosten zullen zijn, dan geven ze een vaag antwoord, dat vinden bedrijven enorm vervelend.”
Bij veel bedrijven heeft het hoofd juridische zaken steeds minder te zeggen over zijn budget, volgens Kropholler. “Finance zegt dan: ik heb werk ge-outsourced, HR ook, nu jullie nog. Bedrijven hebben een bloedhekel aan onvoorspelbaarheid in de kosten. Bedrijfsjuristen lopen nu vaak met lood in schoenen naar Finance met de hoger uitgevallen rekening van de advocaat. Hij staat dan voor gek.”
Veel grote kantoren die last hebben gehad van de crisis zijn cliënten kwijt geraakt. De bedrijfsjurist klaagt over advocatentarieven, waardoor deze nu worden gedwongen om te kijken hoe ze outsourcing kunnen inpassen in hun model zegt Kropholler. “Ik ben met Magic Circle kantoren bezig die nu kijken hoe ze hun klanten meerdere keuzes kunnen voorleggen. Sommige zaken zijn de kantoren ook niet zo goed in als wij, en veel medewerkers balen van de ladingen due diligence werk. Die jongere medewerkers willen dat helemaal niet. Juridisch trendwatcher Susskind zegt ook dat het meer projectmanagement zal worden, dan pure advocatuur bedrijven.”
In M&A heb je natuurlijk nog steeds de beste breinen nodig, maar in elke overname zitten ook aspecten waarbij je in de kelder een lading documenten zit door te spitten. “Wij bekijken dat hele proces en breken dat in stukjes. Als we 500.000 documenten moeten bekijken, rekenen we een vaste prijs per document. Dan weet je als bedrijf precies wat de prijs is, terwijl advocatenkantoren gewoon uren schrijven. Je moet kiezen: wat kan ik wel doen en wat niet? Moet je dat doorspitten op de Zuidas laten doen? Ik denk elders.”
Nederland?
Dat Britten en Amerikanen makkelijk naar India of Zuid-Afrika kunnen, ligt voor de hand. Maar voor Nederland met een kleine markt en een raar taaltje, wat zijn daar de mogelijkheden? Volgens Kropholler is er binnen Nederland ook voldoende winst te behalen. “Bijvoorbeeld voor een top-5 kantoor ga ik een transactie begeleiden. Bij een kantoor in Groningen laten we dan de document review doen. Je moet er slimmer mee omgaan. Partners van de meeste kantoren denken nu nog eerst aan hun medewerkers die misschien niks hebben te doen. Die denkt: die zet ik aan de slag, uren maken.”
Dat is niet houdbaar, stelt Kropholler. Zoals vele juridisch profeten al voorspellen, denkt hij dat het klassieke piramidemodel, waarbij zoveel mogelijk medewerkers naar binnen worden gepompt en hopen dat er een paar partner worden, gaat veranderen. “Het zal meer naar een kolom of diamantvorm gaan. Partners zullen in de toekomst tevreden moeten zijn met een kleiner winstdeel, en er zal meer aandacht besteed moeten worden aan de mensen die je al hebt. Klanten zijn ook niet meer bereid om voor de opleiding van de advocaat-medewerkers te betalen. Een heleboel bedrijfsjuristen snappen ook niet waarom een partner een miljoen moet verdienen. Dat merk ik nu overal. Je ziet deze dingen eerst in Groot-Brittannië, en dan sijpelt dat door naar het continent.”
Bedrijfsmatige aanpak
”De juridische industrie zal naar een meer bedrijfsmatige aanpak van het juridische proces verschuiven. In het buitenland gaat het gebeuren, en hier ook. We gaan niet lekker terug naar hoe het was, zoals sommige advocatenkantoren nog denken. Maar als wij bij een overname in M&A voor een kwart van de prijs de due diligence kunnen doen dan gaan ze echt niet meer terug.”
Advocatenkantoren outsourcen steeds vaker. Allen & Overy stapte eind vorig jaar in zee met Integreon dat in litigation zaken het doorzoeken van documenten uitbesteed naar Mumbai in India en New York. Integreon bedient verder bijvoorbeeld Clifford Chance en DLA Piper. Eversheds International startte in januari zelf een outsourcing pilot op via één van haar Zuid-Afrikaanse kantoren. In Nederland lijkt men nog terughoudend, maar houdt men de ontwikkeling in de gaten, leert een belronde langs enkele grote kantoren. Deze vinden het meer iets voor de Engelse kantoren.