Legal tech heeft het werkveld van juridische bedrijven onomkeerbaar veranderd. Nu de opmars van tools niet meer is te stoppen, is er meer dan ooit behoefte aan een dienstverlener die zowel inhoudelijk verstand heeft van de juridische praktijk, als van het stroomlijnen van (technische) bedrijfsprocessen. Legadex uit Amsterdam vervult deze rol.
Stel je voor: je hebt een internationale juridische onderneming met meerdere bv’s in Nederland en wilt de aandeelhoudersregisters bijwerken, maar weet niet waar te beginnen. Allereerst omdat de aandeelhoudersboekjes in een afgesloten kluis liggen en je gepensioneerde collega de sleutel nog blijkt te hebben. Verder heb je zelf geen idee wat er precies moet gebeuren. Wat te doen?
Een dergelijke casus kreeg Femke Pos onlangs op haar bordje. “Dat was natuurlijk even paniek met die sleutel, maar gelukkig is het goed gekomen. De sleutel én de boekjes werden gevonden en het werk kon beginnen”, vertelt de manager corporate services van Legadex, die op 26 september een gratis webinar geeft over het digitale aandeelhoudersregister Evidend.
Digitaliseren aandeelhoudersregister
Legadex bespreekt momenteel met een aantal klanten de mogelijkheid van het digitaliseren van aandeelhoudersregisters. De ondernemers kunnen hierdoor voortaan overal en altijd het register inzien en bijwerken. De tool die dit mogelijk maakt, is Evidend van Sdu. Sinds 2021 op de markt en een gamechanger, zo blijkt uit de woorden van Pos. “We zijn zo blij dat we onze klanten ermee vooruit kunnen helpen en de papieren ellende achter ons kunnen laten.”
Evidend is volgens Pos één van de vele slimme tools die Legadex voor haar klanten implementeert, inricht en desgewenst ook actueel houdt. “Dit is zo’n typisch voorbeeld van een legal tech-tool die werkprocessen efficiënter maakt. Veel bedrijven weten niet van het bestaan af, terwijl dergelijke hulpmiddelen hen enorm kunnen helpen in hun dagelijkse praktijk.”
Pos weet waar ze over praat. Ze werkte in haar loopbaan zowel aan de dienstverlenende kant, als aan de klantzijde. “Hierdoor heb ik een brede kijk ontwikkeld op het juridische werkveld en kan me goed inleven in waar bedrijven inhoudelijk én procesmatig tegenaanlopen. Hun dagelijkse struggles heb ik zelf ook ervaren.”
Marktleider
Pos zweert niet bij dit ene product. “Er zijn zoveel onderdelen in werkprocessen te digitaliseren. Juist door mijn werkervaring kijk ik veel breder naar hóe klanten hun zaken aanpakken en of processen efficiënt verlopen. Zo kan ik heel gericht advies geven. Dat is precies wat we bij Legadex doen.”
De marktleider in innovatieve bedrijfsjuridische diensten vormt ‘een verlengstuk van de juridische afdeling van grote en middelgrote ondernemingen’. Legadex biedt onder meer ondersteuning op het gebied van: corporate housekeeping/legal entity management, contract lifecycle management, contract review, risk and (KYC) compliance en M&A. De vorm waarin het de diensten verleent, varieert van flexibele en projectmatige inzet tot volledige outsourcing (managed services) van bijvoorbeeld internationaal legal entity management of contract review.
De tendens is dat klanten steeds vaker een pakket van diensten afnemen als managed service, waarbij de mogelijkheden van legal tech deel uitmaken van het aanbod van Legadex. De onderneming bestaat ruim veertien jaar en groeit hard. “Elke maand begint er wel een nieuwe collega. Er is in de markt veel behoefte aan onze dienstverlening. Logisch ook, het juridisch landschap is complex en bedrijven vinden het moeilijk om te beoordelen hoe ze de mogelijkheden van legal tech zinvol kunnen aansluiten op hun bedrijfsprocessen. Daarover adviseren wij bedrijven.”
Juiste tools kiezen
Het is knap hoe sommige legal departments nog zonder slimme software draaien, maar het is niet meer van deze tijd. Veel ondernemingen die tot de conclusie komen dat legal tech behulpzaam kan zijn voor hun bedrijfsprocessen weten volgens Pos vaak niet goed waar te beginnen.
“Koop niet zomaar wat. Laat je eerst goed adviseren. Blijf kijken naar wat zinvol is voor je organisatie. Niet alle software biedt namelijk de juiste oplossing”, stelt ze. “Bedrijven komen soms bij ons met een lijstje systemen dat ze op Google hebben gevonden en vragen ons wat we daarvan vinden. Maar met zo’n zoekmachineselectie ga je voorbij aan wat je bedrijf daadwerkelijk nodig heeft. Je slaat vijf belangrijke stappen over.”
Pos vervolgt: “Wij doen op zo’n moment met een bedrijf dan ook enkele stappen terug en beginnen uit te vragen: Wat speelt er in het bedrijf? Welke informatie wil je uit het systeem halen? Waarover moet je rapporteren aan interne stakeholders? En welke andere mensen moeten toegang hebben tot het systeem? Op basis daarvan komt er een klantspecifieke wensenlijst tot stand en gaan we kijken in het software-aanbod waarmee we vanuit onze praktijk al bekend zijn. Door deze aanpak zit je op een dieper niveau en kun je de klant écht helpen. Want zeg nou zelf: hoe mooi is het als je kunt focussen op je core business, omdat je werkprocessen professioneel zijn geregeld?”
Op 26 september geeft Femke Pos samen met Laurens Braaksma een gratis webinar over het digitale aandeelhoudersregister Evidend. Aanmelden kan hier.
