Een handtekening zetten is een symbolische handeling en brengt vaak herinneringen aan belangrijke momenten uit het leven naar boven, zoals de ondertekening van het eerste arbeidscontract, een huwelijk of de aankoop van onroerend goed.
Met de technologische evolutie is de overgang van fysieke documenten naar digitale documenten echter duidelijk geworden. Hoewel de “klassieke” handtekeningen er nog steeds zijn, nemen elektronische handtekeningen nu een belangrijkere plaats in, vooral onder professionals.
En terwijl deze trend al een paar jaar geleden is ontstaan, is het tijdens de pandemie – een periode waarin managers en leiders geconfronteerd werden met een totaal ontwrichte omgeving – sterk versneld.
Om daar goed mee om te kunnen gaan en activiteiten door te laten draaien, moesten bedrijven belangrijke keuzes maken. Door te vertrouwen op nieuwe technologieën en ervoor te kiezen hun processen te digitaliseren, hebben de meest innovatieve bedrijven sindsdien daarvan de vruchten geplukt.
Verhoogde efficiëntie en verminderd risico
Naast de waarde die elektronische handtekeningen bieden voor werken op afstand, zijn ze sneller, veiliger en duurzamer dan hun papieren alternatieven. De belangrijkste voorbehouden met betrekking tot de elektronische handtekening hebben te maken met de onwetendheid over de veiligheid, de rechtsgeldigheid en de toelaatbaarheid ervan in rechtbanken.
Het beveiligen van gegevens is een cruciaal onderwerp voor organisaties, vooral in deze nieuwe zakelijke omgeving. Veel bedrijven zijn bang om vertrouwelijke, vaak zeer gevoelige informatie op de traditionele manier te versturen. Zodra een papieren document fysiek ter ondertekening is verzonden, verliest de afzender alle controle over hoe zijn document wordt verwerkt. Deze beveiligingsrisico’s bestaan zelfs als het document elektronisch wordt verzonden en bij de ontvanger wordt afgedrukt.
De elektronische handtekening biedt daarentegen een veilige digitale workflow die zorgt voor een duidelijk en voorspelbaar proces met gecontroleerde toegangsrechten gedurende het hele ondertekenproces. Of het nu gaat om een nieuwe aanwerving, een factuur of een verkoopcontract, het versleutelt essentiële documenten en elimineert de noodzaak voor postdiensten of een koerier.
Het draagt ook bij aan het behoud van de vertrouwelijkheid van documenten en verhoogt de veiligheid voor bedrijven, terwijl het overeenkomstproces wordt gestroomlijnd. Ten slotte, als elektronische handtekeningen – net als handgeschreven handtekeningen – uniek zijn voor elke ondertekenaar, bevatten ze aanvullende authenticatie- en beschermingsmaatregelen waardoor ze moeilijk te vervalsen zijn.
De vermenigvuldiging van bewijzen van echtheid
Naast het zorgen voor veiligere transacties, ontvangen ondertekenaars bij het elektronisch ondertekenen een digitaal audit trail (vaak een certificaat van voltooiing genoemd) dat cruciale transactie-informatie vastlegt, zoals een tijdstempel, authenticatietechniek en het IP-adres.
Deze audit trail biedt een mechanisme om een enige twijfel rondom de authenticiteit achter een elektronische handtekening tegen te gaan. Het kan worden gebruikt als toelaatbaar bewijs in de rechtbank om een geschil over de authenticiteit en/of legitimiteit van een ondertekend document op te lossen. In veel delen van de wereld, waaronder de EU, wordt door de rechtbanken aangenomen dat de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) dezelfde legitimiteit heeft als een handgeschreven handtekening.
Een geavanceerde elektronische handtekening (AES) of gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) kan worden gebruikt wanneer de identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd, en een afzonderlijk “digitaal certificaat” wordt afgegeven om die ondertekenaar in staat te stellen het document elektronisch te ondertekenen. Deze digitale handtekeningen bewijzen dat ondertekenaars verder zijn gegaan dan een traditionele elektronische handtekening om hun identiteit te bevestigen.
Het digitaal ondertekende document kan zelfs een extra beschermingsniveau krijgen door standaard gebruik te maken van een digitaal certificaat. Het document wordt dus digitaal verzegeld met behulp van Public Key Infrastructure (PKI), een industry-standard technologie. Dit type “digitale zegel” maakt het mogelijk om aan te tonen dat een document is gewijzigd nadat het is ondertekend. Een dergelijk fraudebeschermingsmechanisme, gecombineerd met de elektronische handtekening zelf, maakt het mogelijk om zowel te bewijzen wie het document heeft ondertekend als welk document elektronisch is ondertekend.
Elektronische handtekeningen hebben dezelfde rechtsgeldigheid als traditionele handtekeningen, zo niet meer. In Nederland heeft een document met een digitale handtekening bij de wet dezelfde rechtsgeldigheid als een document met geschreven handtekening, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
De wet zegt dat een digitale handtekening dezelfde rechtsgeldigheid heeft als een handgeschreven handtekening, indien de methode voor authenticatie die daarbij is gebruikt, voldoende betrouwbaar is. Hierover zijn ook in Europa afspraken gemaakt. Deze zijn vastgelegd in de Europese verordening nr. 910/2014, ook wel bekend als eIDAS (Electronic identification and trust services), welke sinds 29 september 2018 ook van toepassing is voor publieke diensten.
Dit is het moment voor bedrijven om e-handtekeningen te omarmen
De dagen van routinematige, face-to-face contractonderhandelingen en goedkeuringen zijn voorbij. De veranderingen die ermee gepaard gingen, versnelden en hervormden onherroepelijk de manier waarop bedrijven denken. Bedrijven hebben tegenwoordig het vertrouwen om zakelijke transacties op afstand en volledig digitaal uit te voeren waarbij het bewezen efficiënter, duurzamer en winstgevender is.
Vertrouwen, de kern van alle zakelijke en professionele activiteiten, kan worden versterkt door het gebruik van elektronische handtekeningen. Ze zijn niet alleen waardevol in externe werkomgevingen, maar ook sneller, veiliger en duurzamer.
Om dit vertrouwen te versterken, houdt de wetgeving rekening met digitale transformaties en biedt ze momenteel voldoende bescherming aan ondertekenaars van een digitaal contract. Het wettelijk kader en de beveiligingsmechanismen bestaan al, dus er is geen reden om te wachten. Het wordt tijd dat bedrijven elektronische handtekeningen omarmen.