Op de ACCE-bijeenkomst in Berlijn werd ook het fenomeen legal process outsourcing (lpo) onder de loep genomen. Vrijwel iedereen doet het al of is bezig met onderzoek naar wat er uitbesteed kan worden. Veel is mogelijk, maar duidelijk werd dat er geen standaardoplossing is. Ieder bedrijf moet goed kijken waar de voordelen liggen, want die zijn er niet altijd. De pretenties van de lpo’s zijn ondertussen niet gering: “Het gaat er ons om de in-house jurist te bevrijden.”
Door Juriaan Mensch
Vertegenwoordigers van legal process outsourcing-gigant Pangea3 – tegenwoordig onderdeel van Thomson Reuters – houden tegenover de bedrijfsjuristen een veelbelovende presentatie. Er is bijna niets wat het bedrijf niet aan diensten levert aan advocatuur en legal departments. Een greep: Deal rooms inrichten bij M&A, compleet back office overnemen, e-discovery, andere litigation services, due diligence of compliance over verschillende jurisdicties – dus met taalbarrières – coördineren. Ook op het vlak van contract management en corporate governance is het actief. Veel, heel veel dus.
De boodschap is helder: schaalbaar, flexibele capaciteit, ethisch verantwoord, veilig, voorspelbare – lagere – kosten en ‘peace of mind’ voor iedereen. Outsourcing is de weg naar shangri-la voor de in-house counsel. Want die maakt daardoor grote stappen omhoog op de value ladder binnen het bedrijf. Het werk wordt interessanter en de counsel en paralegals blijven zo langer aan boord. Bovendien kan de counsel ook het hoger management laten zien dat hij of zij innovatief bezig is. “Denk aan wat het met je bonus doet,” krijgt men als uitsmijter mee.
Maarrrrrr
“We hebben net alles weer in-house gebracht.” Zeeger Vink, senior IP-counsel van Lacoste, laat de mannen van Pangea3 flink schrikken met zijn openingszin. De zaal moet lachen om de gezichten van de outsourcing-profeten. De opmerking van Vink geeft gelijk aan dat er geen one size fits all-oplossing is waar het legal process outsourcing betreft. Dus wat kan er ge-outsourced worden en wat niet? Er moet goed gekeken worden naar wat de specifieke business van het bedrijf, en legal department is. In het geval van Vink en zijn team is dat een enorme portfolio intellectueel eigendom. Het gaat om 160.000 tot 250.000 trademarks. Lacoste heeft in de modebranche veel te maken met hoge volumes kortlopende patenten, meestal kledingontwerpen met een korte productiecyclus, slechts een seizoen actueel.
Hoe moet zulks gemanaged worden? Volgens Vink was het belangrijk om met zulke hoeveelheden als bij Lacoste een “layer of decision making” uit het proces te halen, en werd besloten weer meer zelf te doen na een grondige analyse van het proces. En met hetzelfde aantal mensen bovendien. Hij is niet tegen outsourcing per se. Hij benadrukt dat het wel van groot belang is dat het legal team zeer goede mensen aan boord heeft. Dit voorbeeld is uiteraard beperkt, maar het geeft aan dat outsourcing niet voor alles een panacee is.
Dat maakt meer vragen los in de zaal. “Wat is de belangrijkste reden om jullie in te schakelen,” wil iemand weten. “Zijn jullie een toevoeging, of is het alleen maar in kosten snoeien door headcount van legal departments naar beneden te halen?” Volgens de vertegenwoordigers van Pangea3 is dat nooit het geval.
Sterker nog: “Het gaat er ons om de in-house jurist te bevrijden en ze zo waardevoller te maken voor het bedrijf, omdat ze zo het meer complexe werk kunnen doen. Er is nog voldoende werk dat nu nog vaak naar outside counsel gaat, dat wij kunnen doen. Wij zorgen er juist voor dat mensen binnen boord blijven.”