De implementatie van een nieuw praktijkmanagementsysteem betekent veelal het uitzwaaien van een andere applicatie. Een systeem dat jarenlang is gebruikt en is gevoed met cruciale informatie. Migreren is een enorme puzzel. Daarom vijf gouden tips om het overzicht te bewaren en goed voorbereid het traject in te gaan.
Vijf gouden tips bij ieder migratieproject
1. Begin bij de gebruiker
Je wilt het liefste in een nieuw systeem met een schone lei beginnen. Dat betekent opschoning. Vraag daarom bij alle gebruikers na, welke data voor hen nog relevant zijn. En welke eisen stelt de AVG aan deze data?
2. Nieuwe data-architectuur voor een vliegende start
U wilt een omgeving gaan gebruiken die waarde toevoegt, bijvoorbeeld doordat bepaalde werkwijzen hierdoor efficiënter kunnen worden ingericht. Een goed doordachte migratie zorgt voor een optimaal gebruik van de nieuwe applicatie, direct vanaf de start.
3. Werk nauw samen met de leverancier
We kunnen het niet vaak genoeg herhalen: blijf veel communiceren met de leverancier. Stel een plan op en zorg ervoor dat precies duidelijk is wie welke stap op zich neemt. Zo ontstaat er tijdens het project ook geen onduidelijkheid of discussie over welke werkzaamheden door de leverancier dienen te worden uitgevoerd.
4. Zorg voor voldoende testmomenten
Het is belangrijk om tijdens de migratie uitgebreid te testen op de kwaliteit en volledigheid van de migratie. Bespreek met uw leverancier welke tests wanneer worden uitgevoerd, en wat er van u hierin wordt verwacht. Werk hierin met milestones om de projectvoortgang te toetsen en te bewaken.
5. Toegang tot het oude systeem en data
Als niet alle data worden gemigreerd kan het handig zijn om met uw oude leverancier afspraken te maken over toegang tot, of het bewaren van, de oude data. Mogelijk staat hier bijvoorbeeld data in die om fiscale redenen nog bewaard moeten worden. Zorg er dus voor dat u alle data kunt bewaren en kunt inzien.
Deze tips zijn afkomstig uit het e-book over praktijkmanagementsystemen voor de advocatuur. Gaat uw kantoor zich binnenkort oriënteren op een nieuw praktijkmanagementsysteem? Download dan kosteloos het e-book, of vraag een gratis hardcopy exemplaar aan.