Of je nu werkt bij een advocatenkantoor of op de juridische afdeling van een bedrijf, in de beginfase van bedrijfsgroei kunnen mailboxen, spreadsheets en lokale opslag de toenemende activiteiten nog wel aan, maar niet meer op grote schaal. Maak kennis met CLM: Contract Lifecycle Management.
Naarmate organisaties groeien zijn er steeds grotere stapels complexe overeenkomsten te verwerken. Nieuwe mensen om dat extra werk aan te kunnen ontbreken echter vaak nog in die fase. Terwijl bedrijven uitbreiden met een groter productaanbod, nieuwe klanten en een hogere omzet staan degenen die contracten moeten goedkeuren veelal onder druk om deze activiteiten te documenteren zonder de juiste tools.
Of je nu werkzaam bent bij een advocatenkantoor of op de juridische afdeling van een bedrijf, in de beginfase van de groei kunnen mailboxen, spreadsheets en lokale opslag de toename aan activiteiten nog wel oplossen – maar die tools voldoen niet meer als het gaat om contractdocumentatie op grote schaal.
Dat is waar Contract Lifecycle Management (CLM) van pas komt. Om erachter te komen of een team baat kan hebben bij CLM-technologie, moet je eerst weten wat het inhoudt. In het kort vereenvoudigt CLM het contractproces door het:
1. Standaardiseren van contractwerk in consistente, herhaalbare processen
2. Automatiseren van handmatige contract processen
3. Centraliseren van contractactiviteiten van alle partijen op één enkel platform
Een CLM-tool is een platform dat de geïmproviseerde workflow van Word-documenten, inboxen, spreadsheets, lokale harde schijven en andere tools kan vervangen die teams voorheen zelf in elkaar knutselden voor bedrijfsvoering op relatief kleine schaal. Hiermee kan elk team snel het bestaande contractenoverzicht ordenen en een concreet proces opstellen om alle toekomstige contracten te beheren. Het is een eenvoudige manier voor verkoop- en juridische teams om samen te werken met duidelijk gedefinieerde stappen, geautomatiseerde handoffs en minder werk. Het resultaat is snellere en veiligere zakelijke transacties.
Om te beslissen of jouw team CLM nodig heeft of niet, moet het huidige contracteringsproces onder de loep worden genomen. De volgende tekenen kunnen erop duiden dat jouw bedrijf of organisatie toe is aan de volgende stap binnen het contracteringsproces.
1. De contracten en processen zijn tijdrovend
In de beginfase van de groei van een bedrijf is het contractvolume laag en kunnen documenten op een ad-hoc basis worden beheerd. Naarmate het bedrijf groeit, raken steeds meer personen en systemen betrokken bij het contractproces. De contracten zelf worden ook complexer, met verschillende clausules afhankelijk van bundeling, kortingen, voorschriften, SKU’s en meer. Als jouw team veel tools gebruikt (drie of meer), verspil je waarschijnlijk tijd van werknemers en introduceer je onnodige risico’s.
2. De contracten zijn niet gestandaardiseerd
Als contracten niet gestandaardiseerd zijn, besteedt het team veel te veel tijd aan het handmatig aanpassen van voorwaarden tijdens onderhandelingen. Ook is het tijdrovend om voltooide contracten te doorzoeken om risico’s en kansen te lokaliseren, aangezien de voorwaarden voor elke overeenkomst anders zijn. Standaardformulieren resulteren in consistente documenten, die bovendien gemakkelijker zijn op te stellen, onderhandelen, afronden en begrijpen.
3. Bij de overeenkomsten zijn meerdere belanghebbenden betrokken
Uit recent onderzoek van DocuSign blijkt dat het gemiddelde contract in een groeiend bedrijf (minder dan 500 werknemers) 2,9 versies en 4,4 goedkeurders doorloopt voor het definitief is. Zonder een platform dat speciaal is ontworpen om contracten te beheren, kan het lastig of zelfs onmogelijk zijn om alle onderhandelingen, handleidingen en handtekeningen die met dat proces gepaard gaan te beheren.
4. De contracten moeten worden geanalyseerd en beheerd na voltooiing
De meeste zakelijke contracten worden voortdurend geanalyseerd en beheerd – of het nu gaat om het bijhouden van verplichtingen en mijlpalen, het analyseren van risico’s of het bewaken van de uitgaven van leveranciers. Zonder een CLM-oplossing kost het meer dan twee uur om een contract te vinden en het relevante deel van de voorwaarden op te zoeken. Met de centrale opslag- en zoekmogelijkheden van een CLM zal uw team veel tijd besparen bij het beheren van uw groeiende bibliotheek van overeenkomsten.
5. Je gebruikt nog steeds inkt en papier om contracten te ondertekenen
Wanneer een team nog steeds contracten e-mailt zodat ze kunnen worden afgedrukt, ondertekend met een pen en vervolgens teruggestuurd via scan of fax, is het tijd om het proces te upgraden. Het hele proces van overeenkomsten verloopt vaak zo snel als de meest langzame stap, dus ook wanneer pen en papier wordt gebruikt voor slechts een klein deel van de contracten is dat een slecht vooruitzicht. Een logische stap is dan om de e-handtekening in te implementeren. Daarvoor kun je beginnen met een CLM met ingebouwde e-handtekening.
Op een bepaald moment hebben teams dus een een dusdanige omvang dat specifieke technologie ingezet moet worden voor contract lifecycle management (CLM). Vaak bevatten deze CLM-oplossingen echter veel meer complexe functies dan een groeiend bedrijf in het begin nodig heeft, en kost het te veel tijd en geld dan er beschikbaar is.
Docusign heeft daarom CLM Essentials geïntroduceerd, een oplossing speciaal ontwikkeld voor groeiende organisaties. Het biedt alle tools die nodig zijn om contracten te centraliseren, contractprocessen te standaardiseren en werk uit handen te nemen met behulp van automatisering. CLM Essentials is ontwikkeld om teams te laten starten met CLM binnen enkele weken – in plaats van maanden – met snelle resultaten en de mogelijkheid om verder uit te breiden indien nodig.
Ben je benieuwd naar CLM Essentials van DocuSign? Meer informatie vindt je hier. Of download onze gids voor contract lifecycle management.