In 2020 ontving de Autoriteit Persoonsgegevens maar liefst 23.976 datalekmeldingen. Daarmee gaat Nederland samen met Duitsland aan kop wat betreft het aantal meldingen in Europa. Werk aan de winkel dus!
Hoewel mensen bij datalekken nog vaak denken aan hackers met criminele bedoelingen, worden ze in werkelijkheid vaak veroorzaakt door menselijke fouten. Een datalek is per definitie niets meer dan gevoelige gegevens die terechtkomen op een plek waar ze niet horen.
Dit kan zijn door een mails of poststuk die per ongeluk verkeerd is geadresseerd, een kwijtgeraakte telefoon of e-mailbijlagen waarin gegevens van derden blijken te staan. Die eerste twee voorbeelden zijn een kwestie van slordigheid en ontstaan bijvoorbeeld op plekken met een hoge werkdruk. Het laatste voorbeeld lijkt gemakkelijk op te lossen, maar kan in de praktijk toch grote uitdagingen met zich meebrengen.
Wanneer je bestanden of een collectie aan bestanden via de mail moet versturen, dan moet je deze eigenlijk altijd uitgebreid checken op de aanwezigheid van gevoelige data. Daarbij moet worden beoordeeld of de ontvanger deze informatie wel mag inzien, waarna er al dan niet moet worden ‘geblacklined’. Bij een enkel tekstbestand is dit natuurlijk te overzien. Maar wat als je regelmatig tal van bestanden moet rondsturen in uiteenlopende bestandsformaten?
Ten eerste is het zeer tijdrovend om alle bestanden pagina voor pagina door te lezen en te scannen op bepaalde termen, nummers, namen of andere gevoeligheden. Daarnaast bezit lang niet iedereen de juiste software om gemakkelijk stukken tekst te redigeren. Laat staan als delen van afbeeldingen geredigeerd moeten worden.
Nalytics Search and Redact
De afgelopen twee jaar hebben wij nauw samengewerkt met advocatenkantoren, FG’s van grote bedrijven, lokale autoriteiten en organisaties in de gezondheidszorg om hun uitdagingen omtrent dit probleem te begrijpen. We realiseerden ons al snel dat we een makkelijke rechttoe rechtaan ‘workflow’ moesten ontwikkelen om gebruikers te ondersteunen in het AVG-proof maken van bestanden.
Deze rechttoe rechtaan oplossing werd de Nalytics Search and Redact (NSR). Met deze cloudoplossing doorloop je een aantal simpele stappen waarna je automatisch en ingepakte map downloadt, die klaar is voor verzending.
De stappen bestaan uit het selecteren van de dataset, die je optioneel kunt filteren met behulp van onze zoekmachine. Hierna selecteer je de termen die je graag uit de dataset verwijderd wilt hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan persoonsnamen, emailadressen, landen maar ook aan lichaamsdelen, medische termen, juridische termen en beroepen. De NSR biedt je hiernaast de mogelijkheid om zelf woorden of zinnen in te vullen die de oplossing vervolgens automatisch redigeert.
Als laatste stap heb je de mogelijkheid om alle bestanden in een preview-scherm nog eens na te lopen. Hier kun je wijzigingen aanbrengen in welke woorden je wel en niet wilt redigeren, maar je kunt ook vlakken plaatsen over bijvoorbeeld foto’s, handtekeningen of hele alinea’s. Wanneer je helemaal tevreden bent dan kan de gehele dataset worden gedownload. Deze is nu vrij van gevoelige informatie en klaar om naar de partij in kwestie verzonden te worden.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op voor meer informatie.