Het notarieel softwaresysteem Notarisdossier, ontwikkeld door Dirict, wordt gekoppeld aan Sdu’s NotaFlow: het populaire workflow- en contentsysteem voor notarissen. Door de koppeling kunnen notarissen die in hun praktijk Notarisdossier gebruiken, direct profiteren van alles dat NotaFlow biedt.
En dat is nogal wat: om notarissen werk uit handen te nemen, biedt NotaFlow een compleet pakket met actuele, intelligente modellen aan – gemaakt door topjuristen – voor in notariële softwaresystemen. Dat legde Ebbo Haantjes, director Sdu Legal Services, eerder uit toen samenwerkingen werden aangegaan met onder meer Van Brug Software, Quantaris en NEXTLegal. NotaFlow, dat sinds 2019 op de markt is, wordt gekoppeld aan de automatiseringssystemen van notarissen zodat de modellen in de dagelijkse praktijk in een handomdraai beschikbaar en bruikbaar zijn. Om het notariële werk nog efficiënter te maken worden de NotaFlow-modellen automatisch ingevuld met partijgegevens uit het betreffende notariële informatiesysteem.
Sdu gaat nu de samenwerking aan met Dirict, de ontwikkelaar van Notarisdossier: een volledig notarieel softwaresysteem dat zowel het primaire proces van de notaris als het klantcontact ondersteunt. Notarisdossier is flexibel in te richten zodat elk notariskantoor hiermee kan werken.
Niels Radstake, business unit manager en R&D manager, licht het product desgevraagd toe. “Notarisdossier is in 2015 op de markt gekomen en heeft sindsdien de software steeds meer uitgebreid. Door bijvoorbeeld automatische procedurelijsten worden deadlines in dossiers automatisch uitgerekend en gemeld, en door verschillende integraties is dossiervorming geen tijdrovende klus meer.” Net zoals NotaFlow kende Notarisdossier een vliegende start: pas vijf jaar geleden startte Dirict met het softwaresysteem en inmiddels zijn al circa tachtig kantoren aangesloten.
De klant is koning
Voor Haantjes een van de redenen voor de samenwerking. Hij vertelt: “We zijn erg blij met de samenwerking. Notarisdossier is een product dat zeer gewaardeerd wordt in de markt. Dirict heeft de afgelopen jaren een hoop klanten weten te strikken, die wij nu met NotaFlow ook bereiken.” Haantjes benadrukt daarbij dat ook qua strategie Sdu en Dirict op één lijn zitten: volgens hem bieden beide partijen state of the art, up-to-date oplossingen voor de praktijk om professionals optimaal te bedienen.
Nu ook Dirict met zijn Notarisdossier gekoppeld wordt aan NotaFlow, zijn de modellen beschikbaar binnen álle notariële systemen in Nederland. “Uniek,” zo noemt Haantjes dat. “Bovendien handig voor notarissen die al bekend zijn met de Sdu-modellen; deze kunnen ze nu ook gebruiken in hun eigen notariële systeem, ongeacht welke.” Ook voor Dirict is de nieuwe samenwerking een win-winsituatie. Marleen Achterstraat-Hooijer is bij het bedrijf verantwoordelijk voor B2B sales en relatiebeheer. Zij verduidelijkt de samenwerking verder. “Sdu heeft ons benaderd omdat zij graag willen dat alle notariskantoren gebruik kunnen maken van hun modellen. Bijzonder aan NotaFlow is dat het geïntegreerd is in softwaresystemen, wat het maken en invullen van modellen makkelijker en efficiënter maakt.”
Volgens Achterstraat-Hooijer toetste Dirict eerst of er interesse was voor NotaFlow bij hun klanten. Die waren positief, stelt ze. “Onze klanten reageerden enthousiast: de meeste kantoren hebben de tijd niet om de modellen zelf te maken en juridisch up-to-date te houden, maar ze willen wel hun eigen opmaak gebruiken. Zelf hebben wij niet de capaciteit om modellen te maken, dus niet alleen voor de klant, maar ook voor ons is dit een goede samenwerking.”
Radstake haakt daarop in door te onderstrepen dat voor Dirict klantwensen een absolute voorwaarde zijn voor een samenwerking. “We toetsen eigenlijk alles wat we doen eerst bij onze klanten. Zo worden we vaker benaderd voor samenwerkingen en we kijken dan altijd hoe deze relevant is voor onze klanten. Als die er baat bij hebben, dan gaan we een samenwerking zeker niet de uit de weg.”
Pilotgroep
De eerste concrete vervolgstap die voortvloeit uit de samenwerking tussen Sdu en Dirict: de koppeling creëren. “Aankomende maanden wordt de koppeling gerealiseerd,” zegt Haantjes. “De planning is daarbij dat vanaf april de NotaFlow-modellen beschikbaar zijn in Notarisdossier.” Radstake licht deze eerste stap toe vanuit Dirict: “In samenwerking met de partij achter de software van Sdu ontwikkelen we de koppeling en breiden we die verder uit. Dat laatste wil zeggen dat we meer gaan integreren dan de andere softwareleveranciers: modellen maken wordt nog makkelijker bij ons. Vervolgens starten een aantal kantoren met het gebruik om de koppeling te testen. Vaak is na een week duidelijk of de koppeling werkt en daarna kan iedereen het gebruiken.”
Volgens Haantjes is dit soort intensief klantcontact dat Dirict heeft waardevol voor de toekomst. “Dirict is heel erg goed in contact met hun klanten en achterhalen wat hun behoeftes zijn. De klant is leidend voor hun productontwikkeling. Dat is iets waar Sdu ook voor staat. We overleggen daarom niet alleen over modellen, maar ook over ontwikkelingen in de markt, want innoveren is samenwerken. Je moet samen kijken hoe je elkaar kunt versterken in de markt en de klant het beste kunt bedienen.”
Stip aan de horizon
Voor Dirict betekent dat laatste een notarieel softwaresysteem met een goede basis, maar ook altijd een stip aan de horizon. Achterstraat-Hooijer: “Jaarlijks proberen we altijd een aantal stappen te zetten richting volledig digitaal werken. Onze klanten weten dat ook; dat ze met ons klaar zijn voor de toekomst. We willen daarbij altijd zorgen dat kantoren efficiënter kunnen werken zodat meer tijd overblijft om de meerwaarde van de notaris naar voren te brengen, bijvoorbeeld de persoonlijke gesprekken met de cliënt.”
Haantjes geeft te kennen dat Sdu vooruit blijft denken. “Ook wij gaan NotaFlow inzetten om het werk van de notaris te vergemakkelijken rondom de digitale oprichting van een bv. Daarnaast willen we NotaFlow koppelen aan Evidend, ons recent overgenomen online aandeelhoudersregister voor bv’s.” Tot slot sluit de director Sdu Legal Services verdere samenwerkingen niet uit. “Om notarissen optimaal te laten werken is niet alleen NotaFlow noodzakelijk. Een platform waar alle relevantie informatie samenkomt zou een volgende stap kunnen zijn. We hebben bijvoorbeeld mooie producten als OpMaat en Notamail die daarvoor de basis kunnen zijn. Nieuwe samenwerkingen om dat te optimaliseren zijn dan natuurlijk interessant.”
