De functie van bibliothecaris is in de advocatuur snel verouderd. Kan de papieren bieb de deur uit? Ja, zeker met de Praktizijns-Sociëteit als back-up. Zijn informatie haalt de moderne advocaat, vooral online, tegenwoordig bij een knowledge manager.
Foo’s: Roel Dijkstra Fotografie
Voor de advocaten van Allen & Overy ging het wat ver om alle papieren boeken de deur uit te doen. Daar bedacht Manager Research & Library van Allen & Overy Amsterdam Sjaïesta Alladien een innovatieve oplossing voor. Veel boeken zijn nu digitaal te raadplegen en een QR-code op de kaft stimuleert het gebruik.
Bij HVG Law is de bibliotheek op de meeste kantoren al helemaal verdwenen. Hele collecties van verschillende advocatenkantoren gingen richting de laatste der bibliothecarissen, directeur Maarten Bohlken (foto boven) van de Amsterdamse Praktizijns-Sociëteit.
Het lijkt dubbel, maar laatstgenoemde zal blij zijn met elk kantoor dat zijn papieren bibliotheek de deur uit doet. “We hebben de laatste jaren honderden dozen met boeken gekregen. Je kunt
al je boeken laten scannen, maar dat kost geld. Dus veel boeken worden aan ons geschonken als een kantoor zijn bieb opruimt. Wij nemen ze op in onze catalogus, het Praktizijnsdepot, waarmee de boeken vindbaar en opvraagbaar blijven.” Een mooie bijvangst, volgens Bohlken, zijn de vele proefschriften die niet als handelseditie zijn verschenen. Een deel daarvan is ook nog eens open access, en dus beschikbaar via een doorklikmogelijkheid van de catalogus van de Praktizijn.
Informatiespecialist
De naam van de Praktizijns-Sociëteit klinkt ouderwetser dan dat het instituut uit 1837 oogt. De bibliotheek zit op de vijfde verdieping van de nieuwe rechtbank aan de Parnassusweg, met een prachtig uitzicht over de Zuidas en Amsterdam. Ja, er staan veel boeken, maar net als bij Allen & Overy en HVG Law is veel informatie, zo niet alles, digitaal te vinden.
De bibliothecaris is een informatiespecialist of knowledge manager geworden. Hoewel de boeken er in de hypermoderne bieb netjes in het gelid staan, hoeven de 3.700 leden van de Praktizijns-Sociëteit niet voor elke zoekopdracht naar Amsterdam te komen. Door te zoeken in de online catalogus, krijgen ze online alle boeken, proefschriften en tijdschriftartikelen die voldoen aan hun criteria. Ze krijgen een samenvatting, relevante trefwoorden en auteur te zien.
“Als je iets hebt gelezen en meer wilt weten, kun je het aanvragen en krijg je het binnen een uur per pdf toegestuurd,” vertelt Bohlken. “Denk aan ingewikkelde ontslagkwesties, de voorbereiding van een beroeps- of cassatiezaak, of een familierechtzaak met complicaties in het buitenland; wij hebben het in huis. Juist hier in Amsterdam spelen regelmatig familierechtzaken en vragen over erfenissen met verschillende nationaliteiten. Wij hebben een wereldwijde databank voor personen- en familierecht-literatuur.”
Op aanvraag krijgen leden het gezochte artikel toegestuurd, voor vijf euro per artikel (“we moeten reprorechten afdragen”). Ze kunnen de Praktizijn echter ook inschakelen voor het zoeken naar achtergrondinformatie bij een actuele casus, en met een dagelijkse attenderingsservice kunnen gebruikers op de hoogte blijven van nieuwe uitgaven in hun vakgebied.
Recent kwam de sociëteit nog in het nieuws met het verhaal dat een aantal grote advocatenkantoren via een speciaal fonds het lidmaatschap en gebruik van de Praktizijn sponsort voor de sociale advocatuur. Een gratis lidmaatschap zit er niet in, maar wel wil Bohlken de Praktizijn nog verder ontwikkelen als kenniscentrum voor leden, met kortingen voor de sociale advocatuur. “Alle leden kunnen webinars volgen in het kader van de permanente educatie. Ook organiseren we bijeenkomsten in het kader van gestructureerd intercollegiaal overleg, die ze via MS Teams kunnen bijwonen. Via het fonds geldt een lager tarief voor de sociaal advocaten. Zij kunnen ook gratis de tijdschriftartikelen opvragen.”
Denkt Bohlken dat hij binnenkort ook een paperless bibliotheek beheert? “Nee, met de stand van de huidige e-books lijkt me dat niet. Ook je Tekst & Commentaar wil je nog kunnen doorbladeren. Even kort de wetsgeschiedenis bekijken, de betoogtrant snappen, dan ga je toch teruglezen. Dat gaat met de huidige techniek nog niet goed in een e-book. Het loont ook niet de moeite om alle oudere literatuur te scannen.”
QR-code op de kaft
Sjaïesta Alladien van Allen & Overy ziet zichzelf als digital native, maar heeft in de elf jaar die ze er werkt gemerkt dat advocaten ook nog graag door papier bladeren. “We hebben veel boeken al digitaal en die worden gelukkig ook goed gebruikt. Maar papieren boeken worden ook nog steeds gewaardeerd door onze advocaten. We zitten in een transitiefase waarin we de voordelen hebben van een hybride bibliotheek. Zo kunnen we de tijd nemen om de digitale vaardigheden van de advocaten goed te trainen, zodat ze vertrouwd raken met het digitale boek. We werken op dit moment aan een project waarbij we het digitale en papieren boek met elkaar verbinden. Op alle nieuwe papieren boeken plaatsen we een QR-code naar het digitale boek waardoor de advocaten makkelijk en snel digitaal door een papieren boek kunnen zoeken.”
De advocaten en notarissen van HVG Law in Rotterdam hebben die keuze al niet meer, want er is op de meeste kantoren geen fysieke bibliotheek meer aanwezig. Knowledge manager Pauline Dijksman: “We hebben nagenoeg alle juridische boeken, tijdschriften en wetteksten digitaal, in een eigen knowledge systeem. Daarnaast gebruiken we ook andere portalen voor externe bronnen die specifiek op een bepaalde expertise gericht zijn.”
Dijksman helpt de advocaten soms met zoeken naar informatie en ziet dat de wettenbundels vaak nog wel in papieren vorm worden gebruikt. “Daar willen ze graag doorheen bladeren en de voor hen belangrijke wetsartikelen arceren, dat werkt digitaal minder goed.”
Hoewel ze nu al haar tijd besteedt aan de functie van knowledge manager, werkte Dijksman hiervoor als M&A-advocaat. Ze vindt die ervaring een vereiste voor haar functie, die een stuk verder gaat dan die van een ouderwetse bibliothecaris. “Ik heb in rap tempo kennis – met name IT-kennis – opgedaan bij de selectie van nieuwe systemen, waaronder een documentmanagementsysteem. Bij het selecteren en testen daarvan moet je goed weten wat er op de werkvloer speelt. Advocaten en notarissen veranderen hun vertrouwde werkwijze niet graag, dus moet je het ze zo prettig mogelijk maken. Ik vraag ze dan ook altijd om input, want zo’n nieuw systeem kun je alleen goed invoeren als er draagvlak voor is.”
Escape room
Als Dijksman beschrijft wat het kantoor met haar documentmanagementsysteem doet, wordt duidelijk waarom ook zo’n klus bij de knowledge manager ligt. “Er zit een aparte knowledge database in met allerlei nuttige en essentiële informatie voor onze verschillende advocaten en notarissen. Alle kantoorgenoten hebben toegang tot die database. Heel efficiënt bijvoorbeeld bij het opstellen van een voorstel voor een potentiële opdrachtgever. Die moet vaak in korte tijd klaar zijn, met inhoudelijke content, cv’s, foto’s en credentials van relevante zaken die we eerder gedaan hebben. In de database zit alle recente informatie, direct bruikbaar, zodat je niet elke keer je collega’s hoeft te bellen voor het meest recente document.”
Dijksman is ook erg enthousiast over de document automation-tool die in hetzelfde systeem zit. “Alle gegevens voor een op te stellen overeenkomst staan er al in, meteen in de juiste huisstijl en met logo, op basis van de nieuwste regelgeving. Je kunt op basis van een volledig geautomatiseerd document met vragen, beslisbomen én een koppeling met de KvK werken. Dit leidt ook tot consistentere juridische documenten.”
Dat advocaten wel wat begeleiding nodig hebben bij het gebruik van nieuwe systemen merkt Alladien van Allen & Overy Amsterdam geregeld. Daartoe ‘faciliteert ze advocaten zo goed mogelijk in hun werkproces’, zoals ze dat zelf zegt. “Ik zorg dat ze snel bij de informatie komen die ze nodig hebben, zoveel mogelijk gepersonaliseerd. We helpen onze advocaten om hun persoonlijke dashboards in te richten, zowel op laptop, desktop als mobiel, met links naar vakliteratuur, nieuws en onderzoeken. Informatie die ze nodig hebben om hun cliënten goed te kunnen bedienen. Ook bieden we interne en externe trainingen aan zodat ze die informatie goed kunnen vinden en gebruiken.”
Het klinkt leuk als Alladien vertelt hoe ze de advocaten moet verleiden om hun apparaten te laten instellen met de benodigde apps. “We hebben recent een sessie georganiseerd in onze koffiebar, en terwijl de advocaat kon genieten van een koffie en ontbijt in onze koffiebar, zetten wij alle Library & Research-apps erop. Ook hebben we een escape room opgezet voor ons opleidingsprogramma ‘de Basecamp’.”
Verleidelijk, maar Alladien weet ook dat alles valt of staat met volledigheid: “Wij moeten zorgen dat we alle informatie in huis hebben voor de advocaten, daar moeten ze blind op kunnen vertrouwen. We proberen constant te moderniseren vanuit de vraag wat de advocaat nodig heeft om zijn doelen te bereiken en de klant nog beter te bedienen.”
Als advocatenkantoren steeds minder investeren in een heuse bieb, zal de back-up-functie van de Praktizijn Sociëteit alleen maar in belang toenemen, verwacht directeur Bohlken. En niet alleen als back-up voor dat ene nergens te vinden proefschrift, maar ook voor rechtsgebieden waar ze zelf minder in thuis zijn. Want net als zijn collega-knowledge managers vervult hij een centrale rol in de informatievoorziening voor advocaten. Alles om te zorgen dat advocaten snel en goed geïnformeerd hun werk kunnen doen. Alle advocaten? Bohlken: “Hopelijk sluiten meer kantoren zich bij ons fonds aan. En we hebben ook best wat slapende leden, die missen veel informatie.”
Dit artikel is eerder gepubliceerd in Advocatie Magazine. Klik op de cover om het gehele magazine te lezen.
