Aan de hand van een vaste en vooraf opgestelde begroting werken aan grote juridische projecten is in opkomst in de Verenigde Staten. Zes grote advocatenkantoren, voorlopers op dit gebied, geven in Law Technology News tips over Legal Project Management (LPM). Waar het onder meer om draait: “Making a 40-hour task that takes 60 hours the firm’s problem, not the client’s.”
De kantoren in kwestie zijn Dechert, Nixon Peabody, Crowell & Moring, Seyfarth Shaw, Fulbright & Jaworski en Sutherland, Asbill & Brennan. Volgens de kantoren hebben ze nu veel profijt van hun voorsprong in LPM. Klanten nemen geen genoegen meer met de toezegging van advocatenkantoren dat ze de uren beperkt zullen houden, ze willen daar vooraf bewijs van.
Data
Het opsplitsen van het onderhanden werk en het volgen van de voortgang van die opgesplitste delen is een belangrijk onderdeel van LPM, maar minstens net zo belangrijk zijn data. Hoeveel uren neemt een taak normaal in beslag? Hoeveel uren kost het nu? Door welk niveau medewerker werd vergelijkbaar werk in het verleden gedaan? Wie werkt er nu aan de zaak, en werken ze binnen het budget? LPM-systemen geven antwoorden op al die vragen, waardoor advocatenkantoren het project van A tot Z kunnen volgen. Het (software)systeem moet een waarschuwing geven als ergens niet loopt zoals het moet.
Het goede nieuws: advocatenkantoren hebben dankzij de tijdschrijverij al veel van de benodigde data in huis.
Templates
Het schrijven van een projectplan is een complexe en tijdrovende aangelegenheid. En juist die tijd ontbreekt vaak in de hectische periode vlak voor de aanbesteding van een project. Om hieraan tegemoet te komen kunnen kantoren templates van vergelijkbare projecten opstellen. Die bevatten alle informatie over de standaardgevallen, die vervolgens kunnen worden aangepast aan nieuwe projecten.
Advocatenkantoor Seyfarth Shaw heeft de afgelopen vijf jaar 160 van die templates ontwikkeld. “When we sit down with a client we already have the tasks, how much time they should take and what resources they need, and come up with some pretty solid pricing,” zegt Andrew Baker, directeur legal technology innovations.
Flexibiliteit
De onderliggende software moet zeer flexibel zijn: het moet uiteraard alle data kunnen verwerken, maar het moet die data ook op verschillende manieren kunnen uitserveren. Een advocaat wil bijvoorbeeld kunnen zien of zijn deel van het project goed loopt, terwijl een senior partner dat bij alle onderdelen wil kunnen. De een wil een wekelijks rapport, de ander dagelijks.
Het is zaak om daarbij rekening te houden met de door de deelnemers gebruikte platforms, is het advies. Zo stuurde een kantoor statusrapporten in attachments, totdat ze erachter kwamen die op mobiele telefoons niet werden geopend. Nu gaan de bullits direct in de e-mail.
Bouwen of kopen?
Er is geen alles-in-één standaard softwarepakket voor LPM waarmee kantoren direct aan de slag kunnen. Het dichtst in de buurt komt Engage van Thomson Reuters, maar ook dat pakket – Thomson wil niet zeggen wat het kost – moet worden gekoppeld aan de bestaande software van het kantoor.
Er zijn ook kantoren die de software zelf hebben gebouwd. Sutherland besteedde 200.000 dollar aan implementatie en training.
Wie controleert?
Misschien wel de hamvraag: wie managet het project? Is dat een speciaal opgeleide data-analist of een advocaat?
De kantoren hebben verschillende oplossingen gekozen. Dechert en Seyfarth hebben data-analisten aangesteld – respectievelijk zes en dertien – met een achtergrond in financiën, bedrijfskunde en advocatuur. Zij maken voortgangsrapportages, interpreteren de data en overleggen regelmatig met alle deelnemers over de voortgang. Op die manier moeten eventuele problemen tijdig worden opgespoord.
Sutherland laat het management over aan de advocaat-partner die op de zaak zit. De gedachte is dat LPM niet alleen een technische zaak is, maar ook een kwestie van de cultuur van het kantoor. “We are a very individual-driven firm, so we don’t have anyone standing over the partner looking for red flags,” aldus een woordvoerder van het kantoor.
Crowell & Moring heeft gekozen voor de counsel als manager. “Counsel are steeped in the subject matter of the work, they are experienced in communicating with the team and the client, they know what is supposed to happen on a case. A project manager should be able to solve 80 percent of what could go wrong, and keep things moving. Counsel has that ability.”
Evaluatie
Om LPM steeds verder te ontwikkelen, is terugkoppeling noodzakelijk. De vragenlijsten worden ingevuld door de deelnemers aan het project en door de cliënt. “You want to circle back with your internal team and your client to see how you did and how it can be improved,” aldus Samuel Goldblatt van Nixon Peabody.