Waar velen zomervakantie vieren, legt Sdu de laatste hand aan Evidend, een online aandeelhoudersregister dat de notariële praktijk een ongekende digitale boost gaat geven. Product owner Jeroen Walsmit voelt zich deze dagen net een uitvinder. “We zien hoe blij notarissen zijn met dit product.”
Al jaren werkt Jeroen Walsmit bij Sdu. Hij begon als redacteur, maar verschoof via diverse projecten richting de IT. “Eerst werkte ik aan content applicaties waar Sdu van oudsher sterk op inzet. Nu hebben we meer de stap gemaakt naar tooling; Dus applicaties die onze klanten ondersteunen in hun dagelijkse werk. Evidend is hier een goed voorbeeld van. Het komt in oktober 2021 op de markt.”
Evidend kwam eind 2020 in handen van Sdu. Jij werd product owner. Heb je iets met aandelen of registers?
“Ik moet bekennen: ik wist niet eens wat een aandeelhoudersregister was. Met verbazing hoorde ik dat het een papieren boekje is waarin mensen officiële gegevens registreren en constant met Typex en pen wijzigingen aanbrengen. Alsof je op een servetje een belangrijk telefoonnummer schrijft. Ongelooflijk om te horen. Het verbaasde me ook dat er nog geen online register bestond en dat wij dit nu als eerste op de markt gaan brengen.”
Een compleet nieuw product dus. Dat vraagt om de nodige technische én juridische kennis.
“Klopt. Met technische teams van diverse Sdu-applicaties werken we samen aan het online register. In het ontwikkelteam wisselen we best practices uit en is er in de volle breedte technische kennis en ondersteuning aanwezig om Evidend helemaal naar wens van de gebruiker te bouwen. Om meer te weten over juridische werkprocessen en hoe de eindgebruiker het register dagelijks gebruikt, heeft Sdu afgelopen half jaar onder meer grote notariaten laten aanhaken, waaronder Simmons & Simmons en Westport Notarissen. Dat heeft zeker voor een gebruiksvriendelijker product gezorgd.”
Wat is er zoal veranderd aan Evidend sinds de overname door Sdu?
“Allereerst hebben we Evidend aangepast op basis van het designsystem van Sdu. Alle interacties binnen de applicatie zijn hierop aangepast. De tool heeft nu dezelfde uitstraling en gebruiksvriendelijkheid als andere Sdu-producten. Daarnaast hebben we de software minder technisch in het gebruik gemaakt. Met collega’s die zelf uit het notariaat kwamen, hebben we op dit vlak veel verbeterslagen gemaakt. Voor de ontwikkeling van onze eerste versie hadden we ook zelf genoeg sparringpartners in huis.”
Wanneer zijn de notarissen aangehaakt?
“Toen ons prototype af was, zijn we naar notarissen gegaan. Enkelen boden zelf aan om vrijwillig mee te denken, omdat ze veel zien in Evidend. Zij gaven aanvullende feedback over praktische zaken die nog niet uitgewerkt waren. Voor de oprichting van een BV moeten bijvoorbeeld alle werkprocessen logisch zijn. De gebruiker doorloopt nu een stappenplan om die oprichting te verwerken in het register: eerst moet hij gegevens invoeren van de vennootschap, vervolgens kan pas het aandelentype geselecteerd worden en de (rechts-)personen die aan de BV gekoppeld zijn als aandeelhouders. Tot slot koppel je welke aandelen ze daadwerkelijk krijgen. De laatste stap is de akte uploaden.”
In hoeverre was de inbreng van notarissen onmisbaar?
“Evidend kochten we aan als technische software, die hebben we zelf voor 80% gebruiksvriendelijk gemaakt. Maar die laatste 20% is het belangrijkst en dat kun je niet zonder echte gebruikers. We worstelden bijvoorbeeld met het veldje ‘datum erkenning/ betekening’ in het papieren boekje. We wisten dat we hier iets mee moesten in de applicatie, maar wat precies? Wanneer en waarvoor wordt dit veld nou gebruikt? De deelnemers aan onze pilot hebben dit ons haarfijn kunnen uitleggen, zodat we het nu op de juiste manier implementeren. De praktijk moet uitwijzen welke functies nog meer gewenst zijn. Evidend blijft in elk geval continu in ontwikkeling en notarissen blijven aangehaakt om gebruikersfeedback te geven.”
Er wordt heel veel aan gedaan om de gebruiker blij te krijgen en te houden. Dat is wel opvallend.
“Klopt. Maar je hebt bij een nieuw product altijd draagvlak nodig om het tot een succes te laten worden. Daarom is het in onze optiek ook zo belangrijk dat je gebruikers in een vroeg stadium meeneemt bij je productontwikkeling. Dit is voor tooling zelfs onmisbaar. Zo maak je dat je de gebruiker echt kunt helpen in zijn dagelijkse praktijk. Dit alles maakt ons werk ook zo dankbaar. De eerste maanden waren heel leuk, omdat we intern intensief met elkaar bezig waren en het was ook heel fijn om eerste gesprekken met toekomstige gebruikers te voeren. Als iemand zei: ‘ik zie mijn toekomst echt een stuk makkelijker worden dankzij Evidend’, dan gaf me dat zo’n enorme boost!”
Zijn de reacties in de markt ook zo positief?
“Evidend komt formeel pas na de zomer op de markt, maar iedereen aan wie we Evidend al laten zien, is heel enthousiast. Mooi is het om bij notarissen zelf het besef te zien groeien hoe lastig sommige processen van oudsher zijn ingericht. Zo hadden we bij Zuidbroek Notarissen een gesprek met een wat jongere kandidaat-notaris. Hij vertelde dat hij zich altijd al afvroeg of het aandeelhoudersregister niet makkelijker kon, maar dat hij dacht dat een andere werkwijze beperkt werd door de wet. Hij zei letterlijk: ‘Eigenlijk hoeft het niet zo ingewikkeld te zijn, het is maar een simpel boekje om bij te houden, maar wij maken het als notarissen zelf heel ingewikkeld door overal uitzonderingen voor te bedenken’. Het mooie aan deze anekdote vind ik dat je ziet dat notarissen zich echt betrokken voelen bij deze ontwikkeling in hun vakgebied. Ze denken ook echt allemaal mee, omdat ze de meerwaarde van een online register zien.”
Hoe zit het met het doorvoeren van al die uitzonderingen in Evidend?
“Uiteindelijk verwerken wij al die uitzonderingen ook in Evidend, want wat je met het papieren boekje kunt, moet je ook in ons platform kunnen. Maar we gaan er de livegang niet voor tegenhouden. Het product moet klaar zijn voor dagelijks gebruik. Zoals bij elk product zullen we bij updates steeds nieuwe features toevoegen. Een feature die we wel snel willen toevoegen is een Engelstalige versie. Veel kantoren hebben internationale cliënten en zij moeten Evidend in het Engels kunnen benaderen.”
Voor Evidend staat de gebruikersfeedback duidelijk centraal.
“Zeker weten. Aan alle kanten luisteren we naar de feedback van gebruikers: we nemen dit 100% serieus. Uiteraard bedenken we wel bij elke suggestie: is dit noodzakelijk om nu al te kunnen aanbieden of is het weliswaar waardevol, maar kan het ook nog op termijn worden doorgevoerd? Neem bijvoorbeeld de mogelijkheid om steeds de gevolgen van een mogelijke mutatie uit te rekenen. Dat doen notarissen nu meestal in Excel. Het is mooi als dat ook in Evidend als optie beschikbaar is. Dat past bij de applicatie en biedt meerwaarde. Maar het is ook lastig om dit binnen een paar weken al werkbaar te hebben en we willen niet dat het de livegang zou vertragen. Zodoende zal dit er niet vanaf het begin in zitten.”
Waar ben je het meest trots op?
“We zijn nog maar een half jaar bezig en hebben samen al zoveel bereikt. We zien elke dag vooruitgang en krijgen van notarissen nu al te horen dat het er zo clean uit ziet en hoe gebruiksvriendelijk het is. We kunnen niet wachten om meer notarissen blij te maken met Evidend.”
Meer weten over Evidend? Bekijk de website.
