Online aandeelhoudersregister Evidend is geïntegreerd in de notariële software van Notarisdossier. “Met Notarisdossier heb je nu, door de koppeling met Evidend, direct toegang tot het online aandeelhoudersregister van de bv van je cliënt.”
Notarisdossier bestaat sinds 2015 en kende een vliegende start: inmiddels maken zo’n negentig kantoren gebruik van het notarieel softwaresysteem. Notarisdossier zorgt ervoor dat dossiervorming geen tijdrovende klus is, en ondersteunt notarissen bijvoorbeeld door middel van automatische procedurelijsten, waardoor deadlines in dossiers automatisch worden uitgerekend en gemeld. Ook wordt de sofware – net zoals nu – van meet af aan uitgebreid middels koppelingen.
Efficiënt werken
“Met Notarisdossier helpen we notarissen meer efficiënt te werken, en daarbij zijn we altijd op zoek naar nieuwe software om te integreren in ons systeem,” verklaart Marleen Achterstraat-Hooijer, manager customer care & sales bij Dirict – de ontwikkelaar van Notarisdossier. “En aangezien we goede banden hebben met Sdu (dat Evidend vorig jaar overnam, red.), leek het ons een goed idee om Evidend te koppelen.”
Volgens Achterstraat-Hooijer hebben hun klanten namelijk veel profijt van de integratie van Evidend. “Tot nu toe maken de meeste notarissen een aandeelhoudersovereenkomst in een Word-document, dat ergens lokaal is opgeslagen en vervolgens ook aangepast moet worden. Allemaal erg inefficiënt. Met Notarisdossier heb je nu, door de koppeling met Evidend, direct toegang tot het online aandeelhoudersregister van de bv van je cliënt. Veel sneller, en bovendien makkelijk te onderhouden.”
Meest innovatieve notariële software
Ook Ebbo Haantjes, director Legal Services bij Sdu, is in zijn nopjes met de nieuwe samenwerking. “De koppeling heeft waarde voor de notaris én cliënt. Evidend is een state of the art online aandeelhoudersregister, en inzichtelijk voor beiden,” verduidelijkt hij. “Bovendien is het wéér een toevoeging aan Notarisdossier, waardoor notarissen in één portaal alle systemen ter beschikking hebben die ze nodig hebben in hun dagelijkse praktijk.”
Evidend is volgens Haantjes reeds goed ontvangen door het bedrijfsleven en de notariële sector: veel klanten maken er al gebruik van. Daarnaast vindt hij Notarisdossier een van de meest innovatieve notariële softwaresystemen van dit moment. “Een partij waarmee we bovendien een uitstekende relatie hebben,” zegt Haantjes. “De koppeling was dus een no-brainer. Het zou eerder gek zijn om elkaar niet te versterken: zowel Sdu als Dirict is zeer innovatief bezig, en maakt zich sterk voor de digitalisering van het notariaat.”
Voor Dirict was het, op hun beurt, een buitenkans dat Sdu een online aandeelhoudersregister panklaar had liggen. Achterstraat-Hooijer: “Daar werd al lang om gevraagd, maar het zelf programmeren was te complex. Nu is er nieuwe software voor gemaakt, door Sdu nota bene, waar we regelmatig contact mee hebben, dus de koppeling was voor ons een heel logische volgende stap.”
Toekomstmuziek
In de toekomst wil Dirict voor Notarisdossier functionaliteiten ontwikkelen die de notaris beter helpen om zo makkelijk en persoonlijk mogelijk te communiceren richting de cliënt, vertelt Achterstraat-Hooijer.
“Alle dagelijkse notariële processen zitten in Notarisdossier, maar we leven tegenwoordig in wat wij noemen een ‘Coolblue-maatschappij’: met een druk op een knop bestel je iets en daarna word je geïnformeerd over de status van jouw bestelling via een e-mail. In het notariaat bestaat zoiets nog niet. Als je bijvoorbeeld een huis koopt en een waarborgsom overmaakt naar een notaris, moet je er vaak zelf achteraan om te achterhalen of het geld in goede orde is ontvangen. Ook dat soort processen willen wij voor de notaris optimaliseren.”
Tot slot; Dirict heeft inmiddels ook Advocatendossier ontwikkeld. Achterstraat-Hooijer zegt dat de vraag hiervoor rechtstreeks uit de advocatuur kwam. “Voor advocaten was er nog niet zoiets als Notarisdossier; een eenvoudig te gebruiken legal practice managementsysteem. Dat bleek ook uit marktonderzoek: heel veel advocaten hebben nog geen geoptimaliseerde processen en systemen. Één systeem waarin ze alles bijhouden, van CRM tot facturatie, van veilig documenten delen tot integraties met basisregisters hebben ze nog niet. Wij wel, Notarisdossier, en dat hebben we aangepast en doorontwikkeld voor advocaten.”
