Juridische afdelingen staan aan de vooravond van flinke efficiencyslagen. Het buzzwoord hierbij: legal operations. Leonie van Gulik is Legal Operations Manager bij PVH Europe, eigenaar van modemerken Tommy Hilfiger en Calvin Klein. Hoe helpt zij een team van 25 juristen efficiënter te werken?
Dat Leonie van Gulik (32) rechten ging studeren, lag aanvankelijk niet voor de hand. Op het gymnasium ging zij juist de bètakant op, met vakken in de richting Natuur en Gezondheid. Toch behaalde ze een Master Bedrijfsrecht aan de Rijksuniversiteit Groningen. “Grappig genoeg heeft die combinatie mij precies het juiste profiel gegeven voor legal operations,” zegt ze nu, kort terugblikkend. “Je komt meer los van de juridische inhoud en bent bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het implementeren van nieuwe systemen. Mijn analytische inzicht helpt daarin enorm, en doordat ik jurist ben, spreek ik wel dezelfde taal als mijn teamleden.”
Een kleine vijf jaar werkte ze als M&A-advocaat bij Stibbe, maar uiteindelijk wilde ze toch iets anders, zonder echter haar juridische achtergrond overboord te gooien. “Legal operations begon een paar jaar terug op te komen als hét nieuwe buzzword. Ik vond het direct ontzettend interessant. Toevallig bleek een oud-collega van Stibbe bij PVH Europe te werken, en die vertelde me dat er net een vacature voor een legal operations-specialist uitstond.” Zo voegde ze zich bij het juridische team in Amsterdam, dat in de afgelopen jaren is uitgegroeid tot zo’n 25 juristen uit twaalf verschillende landen. Ieder met hun eigen specialisatie, van brand protection tot digital & data.
In Noord-Amerika is de term legal operations allang en breed ingeburgerd. Grote bedrijven en banken hebben er al hele afdelingen voor opgezet. “Hier is het nog een nieuw vakgebied, een hype waar iedereen het over heeft,” zegt Van Gulik. Er zijn nog maar weinig bedrijven die hebben omarmd, en het aantal mensen dat zich er in Nederland fulltime mee bezighoudt, is nog maar op een hand te tellen. Ja, ik moet nog vaak uitleggen wat ik precies doe.”
Haar eigen, vrij brede definitie van legal operations: “Het efficiënter maken van alle processen binnen de juridische afdeling, zodat onze dienstverlening aan de business zo soepel mogelijk verloopt. Er is veel werk voor legal, het moet altijd snel gebeuren en de juristen die het werk doen, hebben zelf nauwelijks tijd om na te denken of het ook anders of beter kan. Daarom is het verstandig om iemand vrij te maken die zich hier fulltime op kan storten, zodat het bedrijf de beste juridische service krijgt.”
Bedrijfje runnen
De inzet van nieuwe technologieën of legal tech is onlosmakelijk verbonden met legal operations, al gaat het veel verder dan enkel tools implementeren, onderstreept Van Gulik. “Anders gezegd: een juridische afdeling is eigenlijk een soort op zichzelf staand klein bedrijf binnen de onderneming, dat draaiende gehouden moet worden en met een bepaald budget moet werken. In dat geval staat legal operations voor het runnen van dat bedrijfje.”
Ze vat haar veelzijdige takenpakket samen: een beetje strategie, een vleugje financiële planning, volop project- en procesmanagement, plus het implementeren van nieuwe systemen. Dit alles met dat overkoepelende doel: het beter, efficiënter en innovatiever maken van de juridische afdeling. “Ik zit bij alle meetings over budgetten en hoe legal ervoor staat. Ook denk ik voortdurend na over de nieuwe stappen die onze afdeling kan zetten en zorg ik ervoor dat bepaalde acties ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. De functie is erg actiegedreven en hands-on, wat goed bij me past.”
Toen Van Gulik haar intrede maakte bij PVH Europe, was er binnen de juridische afdeling al oog voor legal operations. “Een van de hamvragen binnen het team was al langer; hoe werken we en hoe kan het nog beter?” Het was aan de nieuwkomer om met initiatieven te komen waar het voltallige juridische team meteen baat bij zou hebben, zodat haar toegevoegde waarde direct duidelijk zou zijn. “De zoektocht naar een e-billing provider was gaande. Er was al een gedeelde schijf met veel kennis en informatie erop, en een contractendatabase stond op poten. Die schijven en de database konden wel meer structurering en een update gebruiken. Ik zag het als mijn taak om hier meer orde in aan te brengen, en dat is inmiddels gebeurd. Iets nieuws dat we ook hebben ingevoerd is e-signing, ofwel het digitaal ondertekenen van contracten door het management. Dat is iets waarmee het hele team direct behoorlijk wat tijdwinst heeft kunnen boeken.”
E-billing systeem
Afgelopen jaar is er een e-billing systeem geïmplementeerd voor alle advocatenkantoren waar PVH Europe mee werkt. Het doel hiervan is om op termijn meer inzicht te krijgen in de externe advocaatkosten, en hier zo nodig naar te handelen. “Alle kantoren waarmee we werken zijn aangesloten op het systeem. Zo hebben we geen facturen van ruim honderd kantoren uit de hele wereld meer in onze inbox,” vertelt Van Gulik. “Binnen het systeem maken we zaken aan, die worden gekoppeld aan een advocatenkantoor. Zo kunnen we op ieder moment precies zien welke kantoren welke zaken behandelen en wat per zaak de kosten zijn. Hierin kunnen we bijvoorbeeld ook onderscheid maken tussen partneruren en de uren van advocaat-medewerkers.”
Naast het e-billing systeem zijn er zogenoemde terms of engagement opgesteld voor de advocatenkantoren, met hierin alle declaratierichtlijnen. Van Gulik: “We maken kortom geen individuele afspraken meer met ieder kantoor. Ze werken allemaal op dezelfde basis voor ons. Voor het maken van reiskosten is onze toestemming nodig en we willen dat er geen kantoorkosten in rekening worden gebracht. Verder moedigen we alternatieve fee-structuren aan, in plaats van uurtje-factuurtje.”
Het verbeterde inzicht in externe juridische kosten zal in de toekomst meer invloed hebben op de keuze voor bepaalde advocatenkantoren, geeft zij aan. “Als het systeem eenmaal langer in gebruik is, zullen we beslist meer datagedreven keuzes kunnen maken. Wat is het beste advocatenkantoor voor deze zaak? Werkt het kantoor net zo efficiënt als wij proberen te doen? Moeten we überhaupt een advocaat inschakelen? Stel dat we na verloop van tijd zien dat een Nederlands kantoor meerdere zaken heel goed, efficiënt en binnen het budget voor ons afhandelt, dan zouden we er natuurlijk voor kunnen kiezen om vaker met dit kantoor te werken. We hebben op dit moment nog geen afscheid genomen van advocatenkantoren – het systeem is een half jaar in gebruik –, maar we zien nu al dat we qua advocaatkosten efficiencyslagen kunnen maken.”
Pragmatische oplossing
De focus op meer efficiency zorgt er volgens Van Gulik nu al voor dat de juridische dienstverlening aan de diverse afdelingen van Calvin Klein en Tommy Hilfiger soepeler verloopt. “Ieder proces dat wij als legal optimaliseren, biedt voordeel voor de business,” zo is de overtuiging van Van Gulik. “Als het er bijvoorbeeld voor zorgt dat een deal sneller rond komt, dan helpt legal operations op strategisch vlak. En dankzij zo’n contractendatabase raakt er nooit meer een document zoek. Dat is echt verleden tijd.”
Legal operations vermengd met bestaande technologie kan ook even simpele als pragmatische oplossingen opleveren. “We zijn bijvoorbeeld bezig met een intake-formulier voor de juridische afdeling. Juridische vragen kunnen nu nog via diverse wegen bij ons terecht komen. Met een digitaal intake-portaal is ook dat verleden tijd. Het bespaart veel tijd en scheelt zo alweer tien mailtjes heen en weer. De data die zo’n portaal oplevert, kan ons weer van inzichten voorzien: ‘kijk, die afdeling vraagt bijna nooit iets en aan dat andere team zijn we juist veel tijd kwijt’. Het portaal staat al deels op poten en de reacties vanuit het bedrijf zijn zeer enthousiast.”
De volgende stap op het gebied van legal operations volgens Van Gulik: breder kijken, en wel naar alle centrale processen binnen het bedrijf waarbij Legal een rol speelt. “We willen als juridische afdeling nog zichtbaarder worden binnen de organisatie, zodat we altijd op tijd ergens bij worden betrokken als dit nodig is,” verduidelijkt ze. “Dit gaat al behoorlijk goed, maar er blijven momenten bestaan dat de juridische afdeling te laat aanhaakt. In eerste instantie zullen we hierbij focussen op het contractenproces; vooral in de doorlooptijd is nog winst te behalen.”
Voor de langere termijn heeft legal operations-manager de wens om in samenwerking met de business intelligence-afdeling alle data van alle systemen samen te brengen in één digitaal dashboard. “Zodat we in een set grafieken voortdurend kunnen zien hoe onze afdeling ervoor staat. Ik zou kortom nog veel meer willen visualiseren wat voor mooi werk we doen. En hoe prachtig zou het zijn als we vervolgens ook onze juridische teams in New York of Azië kunnen helpen optimaliseren met de basis die we hier in Amsterdam al gelegd hebben. Dat is nog echt toekomstmuziek, maar stel je voor: dan wordt legal wereldwijd een soort global kantoor voor de totale business van PVH.”
Dit interview verscheen eerder in het jongste nummer van Advocatie Magazine, te lezen via een klik op de cover.