Advocaten die een goed voornemen zoeken, veranderen een ingesleten gewoonte nog voor de Kerst: ze schaffen het gebruik van een out of office-melding af. En wel meteen.
Eens in de zoveel tijd verstuur ik namens een van mijn opdrachtgevers een nieuwsbrief. Ja, daar kun je ook wat van vinden, maar e-mailnieuwsbrieven werken echt nog prima. Na het verzenden ervan stroomt mijn mailbox vol. Niet met hartelijke bedankjes helaas, maar met onpersoonlijke out-of-office reply’s. Er zijn zelfs advocaten die hem elke avond aanzetten, als ze thuis een hapje gaan eten voordat ze nog wat vakliteratuur gaan lezen op de bank. Wie zit daarop te wachten?
Zo onpersoonlijk
Wat het bezwaar is tegen de out-of-office reply? Hetzelfde als tegen een mail die je ontvangt van een ‘noreply’-adres. Het is om gek van te worden, zo onpersoonlijk als zo’n automatisch bericht is. Niemand verwacht dat je direct persoonlijk reageert op elke mail. En de cliënt die wel een snelle reactie mag verwachten omdat er bloedspoed bij zijn zaak is, heeft als het goed is al lang je mobiele nummer. Wat bereik je met die afwezigheidsmelding? Dat ze je collega gaan bellen die er toch eigenlijk niks vanaf weet? Of je secretaresse die nogmaals bevestigt dat je er niet bent?
Ja, ik waarschuwde twee weken geleden op deze plek nog voor een burn-out, zo tegen het eind van het drukke jaar. Dus zou ik diezelfde drukke advocaten nu geen Kerstvakantie gunnen? Nee, absoluut niet, maar de out of office reply wekt de schijn dat je er altijd bent, ‘alleen nu heel even niet, maar snel weer wel’. En die vage belofte van er snel weer zijn, moet je dan ook voor iedere ontvanger van die out of office-boodschap inlossen. Met een automatisch bericht zeggen dat je er niet bent; wat lost dat op voor je cliënt?
Meer rust
Als goede dienstverlener heb je twee verschillende opties die beter zijn dan zo’n stomme out of office-reply:
1. Je gaat echt helemaal offline. laat je cliënten tijdig weten dat je er een week, of een maand desnoods, niet bent en draag je werk echt over aan een collega. Zorg dat die collega in je mailbox kan, of laat de mails automatisch doorsturen.
2. Je bent niet aan het werk, maar checkt je mail toch regelmatig: dan verander je helemaal niks aan je werkwijze en reageer je gewoon wat later op niet-urgente mails. De zaken die niet kunnen wachten, krijgen de aandacht die ze verdienen. Dat geeft soms meer rust dan ze overdragen.
Recht op onbereikbaarheid
Nog een argument tegen de out of office-meldingen: een van de voordelen van het hybride werken door de coronapandemie is nou net dat het onderscheid tussen werk en privé wat minder duidelijk is. Dus ben je wellicht overdag even aan het hardlopen, en reageer je ’s avonds alsnog.
Ja, ik weet dat er bedrijven (en wellicht advocatenkantoren) zijn die het recht op onbereikbaarheid opnemen in hun arbeidsvoorwaarden. Helemaal goed, maar wees dan ook echt onbereikbaar, en wek niet de schijn dat je er bijna bent, met die automatische mailtjes. Een goede dienstverlener overziet zelf echt wel wanneer hij nodig is. En dan sta je er. Als je een goede relatie hebt met je cliënt, dan weet je elkaar te vinden bij nood, maar stoor je elkaar ook niet als dat niet strikt noodzakelijk is.
Oh ja, ik ben in de eerste week van het nieuwe jaar op vakantie, op een Waddeneiland, in een huisje met razendsnelle glasvezelverbinding. Anders wilden mijn pubers niet mee. Als zij uitslapen, reageer ik op mails, tenzij ik uitwaai aan zee.
