Ik wil het komend jaar met u een aantal persoonlijke observaties en suggesties delen die betrekking hebben op het aansturen van juridische afdelingen. En wellicht ontstaat een interessante forumdiscussie waarvan we allemaal weer kunnen leren (bijvoorbeeld op de ledenpagina’s van www.NGB.nl ). In Nederland werken tussen de 2000 en 3000 bedrijfsjuristen. Velen lopen tegen dezelfde uitdagingen aan. Vandaag zou ik het willen hebben over prioriteiten stellen en de enorme werkdruk waar we allen mee worstelen.
Prioriteiten stellen is naar mijn mening alleen mogelijk indien het voor de desbetreffende bedrijfsjurist glashelder is wat de missie, visie, doelen en strategische kernpunten van zijn bedrijf zijn. Van daaruit kan hij schaarse middelen (zoals geld, maar ook tijd) gaan “toewijzen”: zaken die belangrijk en urgent zijn voor het bedrijf (scherp te onderscheiden van hetgeen een individuele klant persoonlijk belangrijk vindt op dat moment), zullen onmiddellijke aandacht behoeven. Daarbij staan, zo dunkt me, toegevoegde waarde en risicomanagement voorop. De juridische afdeling wordt immers geacht enerzijds waarde toe te voegen en het geld verdienen te optimaliseren (binnen een maatschappelijk gekozen context), anderzijds te helpen om de belangrijkste risico’s kenbaar en beheersbaar te houden.
Toegevoegde waarde vergt een diepgaand inzicht in de bedrijfsprocessen en economische dynamiek van de gehele keten die het product of de dienst beheerst: waarmee verdient het bedrijf geld, waar zou meer kunnen worden verdiend en hoe kunnen bedrijfsjuristen dat (helpen) optimaliseren? Toegevoegde waarde leveren betekent ook zorgvuldig met uw eigen tijd omgaan: goed is vaak ook goed genoeg; het bedrijf is zelden geïnteresseerd in perfectie, tenzij nu juist dat erg veel waarde toevoegt. Liever pragmatische oplossingen die ook daadwerkelijk binnen het bedrijf blijken te werken. Prioriteiten stellen betekent anderzijds dat de jurist wordt geacht zich te laten leiden door risicomanagement, hetgeen niet altijd betekent dat alle risico’s moeten worden “weggecontracteerd”. Ondernemen betekent immers risico’s nemen. Het betekent wel meer tijd besteden aan de voor het bedrijf grootste risico’s.
Inzichtelijk maken
Risico’s afwegen betekent ze allereerst inzichtelijk maken. Dat kan met een risicoanalyse van het bedrijf of bedrijfsonderdeel; vervolgens een open discussie met management welke risico’s men wel en niet (meer) wil lopen. Het lijkt verstandig om daarna helder te formuleren en breed te communiceren wat het beleid is, wat een medewerker zonder verdere interne toestemming mag onderhandelen en bovenal: wie welke interne goedkeuring(en) nodig heeft indien men in bepaalde transacties (zoals grote, prestigieuze projecten) een afwijking zou willen afspreken. Over een dergelijke aanpak kom ik in de toekomst nog uitgebreider te spreken.
Terug naar prioriteiten stellen: indien men al tijd over heeft nadat alle urgente zaken zijn afgehandeld, dan zouden vervolgens die zaken aan de orde moeten komen die weliswaar minder urgent zijn, maar wel belangrijk voor het bedrijf (deze tweede categorie taken schuift overigens vanzelf naar de eerste categorie indien voortdurend uitgesteld). Mijn advies: plan ze in de week- of maandagenda en hou aan die planning vast. Ga desnoods elders een dagdeel werken, vrij van de waan van de dag, zodat de jaarplanning van dit soort zaken niet voortdurend in gevaar komt. Experts adviseren overigens om de avond van te voren 5 a 10 minuten te besteden aan de planning van de volgende dag. Op die wijze brengt men meer focus en discipline aan en kunnen emails en telefoontjes de prioriteiten minder snel in de war schoppen.
Een nadere aanpak om prioriteiten te stellen (en die kan worden gecombineerd met bovenstaande) is de Moscow-benadering: alleen Must haves en mogelijke Should haves krijgen de aandacht van de jurist (voor Should haves bestaat wellicht een workaround of compromis); de Could haves en Want to haves krijgen bij tijdschaarste geen of amper aandacht.
Tijdvreters
En wilt u nog meer leren, kijk dan eens naar Stephen Covey’s The 7 habits of highly effective people. Indien u wilt beginnen met het meer onder controle krijgen van eigen tijdvreters, dan nog een simpele tip: hou eens een paar weken een lijstje bij van uur tot uur (of halve uren): het is verrassend hoe veel een dergelijk lijstje na twee weken kan zeggen over efficiëntie, effectiviteit en energie (lees: tijdbesteding en tijdvreters). Het geeft in ieder geval de mogelijkheid om door te gaan op de oude voet of een andere weg in te slaan, want meten is weten.
Indien “nee” zeggen tegen interne klanten onacceptabel is en delegeren in uw omgeving eigenlijk onmogelijk, dan helpt een dergelijk lijstje wellicht om aan de hand van bedrijfsstrategie, risicobeleid, urgentie en belang uw tijd verstandig(er) te (gaan) besteden. Uiteindelijk kunnen we onze tijd maar eenmaal “uitgeven”; het bedrijfsbelang vergt dat we dat vooral efficiënt en effectief doen.
Roland M. Notermans, Senior Vice President, Philips International – Corp. Legal Department