De tip ‘blur je achtergrond niet’ zou een maand geleden tot fronsende wenkbrauwen hebben geleid. En nu snapt iedere advocaat hem. Een pleidooi voor echte communicatie met cliënten en collega’s, juist via video, met acht adviezen voor professionele video-meetings.
Een band opbouwen en onderhouden met je cliënt, dat doe je door elkaar recht in de ogen te kijken. Er gaat niets boven live contact met cliënten. Maar hoe bouw je nu als advocaat aan je felbegeerde positie als trusted advisor? En wat doe je met de overlegjes met collega’s nu even bij elkaar binnenlopen er niet meer bij is? Gaat de vrijdagmiddagborrel nu ook via video-conferencing?
Juist die video-calls blijken een verrassende nieuwe manier om elkaar beter te leren kennen. Dit ondanks – of juist dankzij – de kinderen die door het beeld lopen, je partner (nee, niet de mede-eigenaar van het kantoor, maar degene met wie je je privéleven deelt) die even iets komt vragen, de inderhaast aangeschafte webcam waarvan het geluid niet werkt. Het is je vergeven.
De onscherpe beelden met hier en daar wat afleiding zeggen zoveel meer over je dan die zorgvuldig ontworpen kantoortuin. Hiermee ontstaat een heel nieuwe dimensie in het contact. Ineens ziet je cliënt of collega hoe je woont en vice versa, met wie je je leven deelt, wat je aan je muur hebt hangen. En daar is toch niks mis mee?
Spring in het diepe
Klopt, zegt online trainer Harry van den Hoff. De eerste week is er niks mis met de nog ietwat onhandige online meetings, “maar erg professioneel is het ook niet.” Van den Hoff traint nu via Zoom en MS Teams hele afdelingen in het gebruik van online meetingtools. Ook de Exceltrainingen die hij gewoonlijk in het land geeft, doet hij nu online. “Die blaffende honden of gillende kinderen op de achtergrond zijn even leuk, maar als er tien mensen meeluisteren wordt dat al gauw een stuk storender.”
Volgens Van den Hoff is het niet zo moeilijk om je online presentatie snel te verbeteren: “Spring gewoon in het diepe, het is een vaardigheid die je snel kunt aanleren, maar je moet het echt een paar keer doen. Begin eens met een test door een familiemeeting te organiseren, voordat je cliënten uitnodigt.”
Een verrijking vindt Van den Hoff het dat hij online ‘nazorg’ kan leveren, door nog even met een cursist mee te kijken naar de problemen die hij ondervindt in Excel. “Dat kan een advocaat natuurlijk ook doen met zijn cliënten, het scheelt een hoop reistijd en de persoonlijke aandacht is er toch!”
Van den Hoff heeft een aantal goede adviezen voor advocaten die hun online presentie willen verbeteren:
- We doen allemaal ons best om een representatief kantoor te tonen aan onze klanten, dus ook je virtuele spreekkamer moet netjes, rustig en vertrouwenwekkend zijn.
- Een virtuele background geeft een rustige en uniforme uitstraling. Niet te druk, maar wellicht wel met huisstijl en een klein logo van het kantoor.
- Iedereen kan meeluisteren als je zonder headset deelneemt aan een videocall. Je ziet niet wie er allemaal aanwezig is. Met een headset voor de cliënt en de advocaat is dit al beter.
- De eerste week zijn huilende baby’s en blaffende honden nog leuk. Als je niet aan het woord bent, ‘mute’ jezelf dan als er veel achtergrondgeluid is.
- In een echte wereld-gesprek is het ook niet leuk om met de koppen tegen elkaar te zitten, ga dus ook niet te dicht op je camera zitten.
- Zorg dat je ongeveer op gelijke hoogte van de camera zit en niet eronder of erboven. Hoe zit een nieuwslezer erbij? Probeer het journaal-shot een beetje na te doen.
- Check je verbinding met een collega of familielid en zorg dat je breedband verbinding hebt, liefst met een kabel of snelle, stabiele wifi. Heb je die op zolder? Ook als de kinderen beneden Netflixen of gamen?
- Denk na hoe je gezien wilt worden en presenteer je zo.
Als het nog niet helemaal gaat zoals je wilt, geen stress. Ook wanneer je het thuiswerken echt als de hel ervaart, zoals NRC-columniste Japke D. Bouma eerlijk vertelde in week 1 van de verplichte thuiswerktijd, sluit ik aan bij haar goede advies: leg de lat niet te hoog. Bouma: “Wat míjn tips zouden zijn? Al die tips lekker uit het raam gooien en al die schema’s erachteraan en doen wat voor jou en je gezin werkt. Maar boven alles: verlaag je verwachtingen. We stellen op dit moment veel te hoge eigen aan onszelf.”
Privacy in het geding
Als je (ongeblurde) video-calls prima vindt, maar vragen hebt bij de privacy-gevoeligheid van de videoplatforms, gebruik dan in ieder geval een betaald account. Gelukkig zijn er goede alternatieven voor Zoom, beschreef website Sprout. Vergeet vooral ook niet Microsoft Teams, een onderdeel van Office 365, dat door veel advocatenkantoren wordt gebruikt.