Als onderdeel van het Belastingplan 2022 wil het kabinet een gerichte vrijstelling invoeren voor thuiswerkkosten van twee euro per dag. In samenhang daarmee worden de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling van de vaste reiskostenvergoeding gewijzigd. Hoe kunnen deze regelingen worden gecombineerd?
Aanleiding wetsvoorstel
Uit het onderzoek van de werkgeversvereniging AWVN volgt dat veel werkgevers hebben aangegeven hun werknemers een vergoeding te willen geven voor de extra kosten die zij maken bij het thuiswerken. Denk bijvoorbeeld aan water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie en thee en toiletpapier. Het Nibud heeft berekend dat de extra kosten bij thuiswerken minimaal 1,30 euro per dag bedragen, en komt daarom uit op een richtbedrag van twee euro per dag.
In het huidige belastingstelsel kunnen de werkgevers geen gerichte vrijstelling geven voor de kosten van thuiswerken, tenzij de werkgever deze vergoeding onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling laat vallen. Als de werkgever dit niet doet, wordt de thuiswerkvergoeding gezien als verkapte vorm van loon en moet er loonbelasting over worden betaald (art. 10 jo. 20 Wet LB 1964).
Voorstel kabinet
Om werkgevers de mogelijkheid te bieden om onbelast thuiswerkkosten van werknemers te kunnen vergoeden, stelt het kabinet het volgende voor:
- de vergoeding wordt vastgesteld op maximaal twee euro per thuisgewerkte dag of een deel daarvan;
- de werkgever hoeft geen loonheffing te betalen over deze thuiswerkvergoeding;
- ook blijft een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bestaan. Deze bedraagt maximaal 19 cent per kilometer;
- de werkgever kan per dag óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding geven.
Vaste vergoeding
De werknemer en werkgever kunnen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Zo hoeft de werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding hij toekent.
De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.
Wijziging reiskostenvergoeding
In samenloop met de invoering van de thuiswerkvergoeding wordt ook de gerichte vrijstelling van de vaste reiskostenvergoeding gewijzigd. Op basis van de huidige vrijstelling kan aan de werknemer, die tenminste 128 dagen in het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist, een vaste vergoeding worden verstrekt alsof hij op 214 dagen in het kalenderjaar reist.
Door de gehanteerde ondergrens van 128 dagen kan een volle onbelaste reiskostenvergoeding worden toegekend als de werknemer één of twee dagen (van de vijf) in de week structureel thuiswerkt. Mocht de werknemer minder dan 128 dagen naar de vaste werkplek reizen, dan heeft hij alleen recht op een onbelaste vergoeding van de daadwerkelijke gemaakte kilometers x 19 cent.
Volgens het wetsvoorstel zal de werknemer geen volle onbelaste reiskostenvergoeding (op basis van 214 dagen) meer ontvangen als hij 128 dagen naar de werkplek reist en de andere dagen thuiswerkt. Er wordt gekeken naar de daadwerkelijke verhouding tussen kosten voor thuiswerken en reiskosten. De thuiswerk- en reiskostenvergoeding worden dan naar rato berekend.
Rekenvoorbeeld
Stel dat de afstand tussen het huisadres van de werknemer en de werkplek twintig kilometer bedraagt, dan heeft de werknemer recht op 20 x € 0,19 x 2 = € 7,60 per dag als hij naar de werkplek reist en € 2,- per dag als hij thuis werkt. De berekening ziet als volgt uit:
Gevolgen voor werknemer
Voor de werknemers die één of twee dagen (bij een fulltime-dienstverband) naar de werkplek reizen, zal dit wetsvoorstel positief uitvallen, omdat zij dan een onbelaste thuiswerkvergoeding kunnen ontvangen voor de dagen dat ze thuiswerken. Er zit geen verschil tussen de onbelaste reiskostenvergoeding tussen de huidige en de nieuwe regeling.
Voor de werknemers die drie of vier dagen (bij een fulltime-dienstverband) naar de werkplek reizen, zal dit wetsvoorstel negatief uitvallen. Zij hebben immers onder de huidige regeling recht op de volle onbelaste reiskostenvergoeding, omdat zij meer dan 128 dagen naar de werkplek reizen. Onder de nieuwe regeling hebben zij enkel recht op 3/5 of 4/5 van de volle onbelaste reiskostenvergoeding. Zij worden slechts deels gecompenseerd door de nieuwe onbelaste thuiswerkvergoeding.
Voor de werknemers die vijf dagen naar de werkplek reizen, maakt het wetsvoorstel geen verschil. Zij ontvangen immers de volle reiskostenvergoeding en dat blijft onder de nieuwe regeling ook zo.
Gemengde werkdag
Uit het wetsvoorstel volgt dat de werknemer per dag óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding kan ontvangen. Samenloop van deze vrijstellingen is niet toegestaan. Stel dat de werknemer een halve dag thuiswerkt en een halve dag op de werkplek, dan heeft hij de keuze uit een onbelaste reiskostenvergoeding of een onbelaste thuiswerkvergoeding.
Indien wordt afgesproken dat de werknemer op structurele basis één of meerdere gemengde werkdagen heeft per week, dan kan hiermee voor de vaststelling van de vaste vergoeding rekening worden gehouden. Voor de gemengde dag kan de werknemer dan kiezen tussen één van de gerichte vrijstellingen.
Conclusie
Het wetsvoorstel voor invoering van de onbelaste thuiswerkvergoeding en wijziging van de huidige vaste onbelaste reiskostenvergoeding zal zorgen voor een eerlijker onkostenvergoeding. Voor de werknemers die nu één of twee dagen thuiswerken, zal de nieuwe regeling nadelig uitpakken, omdat zij geen recht meer hebben op de volle reiskostenvergoeding. Voor de werknemers die drie of meer dagen thuiswerken, zal de nieuwe regeling positief uitpakken.
