Het is een wederkerend fenomeen op Lexpo: sprekers die grappen maken over eigenwijze en arrogante advocaten, en dan de aanwezigen in de zaal die daar een beetje besmuikt om lachen. In datzelfde kader: de reprimandes aan het adres van advocaten. Die zijn ‘risk averse’, ‘unresponsive’ en ‘poor business partners’. Het is een beetje aan dovemansoren gericht, want advocaten zijn verreweg in de minderheid tijdens het dit jaar uitverkochte, tweedaagse congres over innovatie in de… advocatuur.
Door Lucien Wopereis
De eerste spreker van de dinsdagochtend, de gelauwerde ‘legal industry futurist’ John Alber, legt de soms wat ongemakkelijke verhouding tussen advocaten en de ’technische ondersteuners’ misschien nog wel het duidelijkst bloot als hij dagdroomt over ‘a law firm without lawyers’. Want zoals het nu gaat, dat vindt hij helemaal niks: advocatenkantoren zijn ‘hollow shells’ waarvan het voortbestaan op het spel staat. Het obsolete verdienmodel, de sterk afnemende loyaliteit van de topspelers, de komst van juridische Ubers als Axiom, Lex Machina en Rocket Lawyer: advocatenkantoren moeten snel aan de bak, anders is het einde oefening, aldus Alber.
De oplossing volgens de futuroloog, die niet zonder humor constateert dat hij de ‘least accountable job’ ter wereld heeft: business intelligence, datawarehousing en ‘design thinking’ moeten het hart gaan vormen van het advocatenkantoor. Business intelligence is niet langer Clark Kent met de bril, maar een ‘front office Superhero’. Om vervolgens uit te smijten met een sweeping statement van zijn leermeester en voorbeeld Peter Drucker: ‘The most effective way to manage change is to create it’.
De tweede spreker, Susan Lambreth van LawVision, neemt de zaal in een adembenemend tempo langs alle ins en outs van Legal Project Management. Dat stelt advocaten in staat om veel efficiënter te werken: het werk moet worden opgedeeld in overzichtelijke brokken, de succesfactoren moeten van tevoren worden gedefinieerd, de budgetten moeten vastgesteld en gemanaged en er moeten ‘end of matter briefings’ worden georganiseerd. Het is allemaal geen rocket science, zegt Lambreth, maar het moet wel gebeuren. De cliënt eist het.
Vraag is of advocaten dit allemaal zelf moeten gaan doen, of dat Legal Project Management beter door anderen gedaan kan worden. De American Bar Association stelt het eerste, aldus Lambreth: Legal Project Management is een integraal onderdeel van het werk van een advocaat. Wat daar verder ook van zij, het voorlopige einddoel is volgens Lambreth duidelijk: advocatenkantoren moeten niet aan Legal Project Management doen omdat de cliënt het eist, maar omdat het onderdeel uitmaakt van hun eigen propositie naar de markt. ‘It must become a powerfull part of service delivery.’
Draagvlak
De twee sprekers daarna, Kim Craig van advocatenkantoor Seyfarth Shaw en David Rueff van advocatenkantoor Baker Donelson, vertellen hoe ze hebben georganiseerd dat hun kantoor op serieuze wijze aan de slag ging met Legal Project Management. Beiden pioniers, maar interessant is het verschil in vertrekpunt: Rueff was een advocaat die het meeste werk en omzet genereerde voor zijn kantoor, terwijl Craig ooit begon als ‘legal secretary’, waarna ze in een managementrol terecht kwam. Craig moest naar eigen zeggen vanwege haar status binnen kantoor op een heel andere manier – vergeleken met Rueff – werken aan het draagvlak voor de plannen.
Eén van haar methodes: het inzenden voor en winnen van prijzen voor het management van het kantoor. De redacties van de toekennende juridische vakbladen bleken gevoelig voor de belangrijke rol die Seyfarth toebedeelde aan Legal Project Management, en de partners van Seyfarth bleken op hun beurt gevoelig voor de prijzen die Craig daarmee voor het kantoor binnen sleepte. Een van haar gouden tien regels voor de implementatie van Legal Project Management op kantoor: ‘Work quietly… NOT! Get those awards.’
Rueff had zijn ‘Eureka moment’ toen hij na orkaan Katrina een bureau met advocaten en juristen leidde dat zorgde voor de distributie van fondsen onder de getroffen bevolking. De toezichthoudende overheidsorganisatie eistte volledige transparantie van Rueff: het werk werd in stukken opgedeeld en toebedeeld, de budgetten waren strak en de hele zaak werd door ‘process mapping’ in kaart gebracht. ‘En toen bedacht ik: in de advocatuur wordt helemaal niet zo gewerkt. Dat gaan we bij ons op kantoor wél doen.’
Volgens Rueff is Legal Project Management inmiddels niet meer weg te denken. ‘Bedrijfsjuristen hevelen werk over naar firma’s die dat gewoon goed op orde hebben. Als de cliënt er naar vraagt en jij zegt dat je er niet mee werkt, dan ben je eigenlijk al te laat. Die cliënt is dan al op zoek naar een ander kantoor.’
Money to the table
Tijdens een afsluitende paneldiscussie komt de verhouding tussen de disciplines nog weer een keer aan de orde, deze keer op meer verzoenende wijze. ‘Legal Process Management brings profit to the table: it is expanding the business. It is complementing the work of lawyers, and not competing,’ aldus een van de sprekers. Daarmee kan de zaal uit de voeten.