“Heeft het kleine kantoor nog toekomst?” luidde het lichtjes twijfelende credo van de derde Kleine Kantorendag, vrijdag 28 juni gehouden in Almere. Natúúrlijk wel, klein kan het nieuwe groot zijn. Al illustreert een uit het theater geleende improvisatie-oefening aan het einde van een levendige dag nog eens dubbel en dwars wat de sleutel is tot overleving en succes.
Door Joris Rietbroek
Het is typisch zo’n moment dat het kwartje bij iedereen nog eens valt. Spreker en coach Markoen Hopstaken laat na een dag van lezingen en workshops de circa honderd advocaten in Hotel Almere een dialoogje met elkaar voeren: de een begint een verhaaltje te vertellen, de ander roept vanuit het niets volkomen willekeurige zelfstandige naamwoorden, die de gesprekspartner meteen moet gebruiken in zijn verhaal over een dagje strand of het verjaardagsfeest. Zo werkt dat dus: razendsnel improviseren, wendbaar zijn en in staat zijn scherpe, korte bochtjes maken. Improvisatievermogen, wendbaarheid, flexibiliteit, precies datgene wat een kleine ondernemer beheersen voor een gezonde toekomst.
Flexibel zijn in het openstaan voor en omarmen van nieuwe middelen hoort daar uiteraard ook bij, bijvoorbeeld op het gebied van businessmodellen, de nuttige inzet van social media, handige verkooptechnieken of digitalisering. Allemaal zaken die het onderwerp vormden van enkele lezingen en een tiental, soms specialistische workshops op de Kleine Kantorendag.
‘Nee is ok’
Cruciaal in deze economisch moeilijker tijden waarin bijna niemand het werk als vanzelf op zich af ziet komen: acquisitie. Precies een ding waar advocaten moeite mee hebben. Want die zijn immers het liefst bezig met hun expertises of het tot op de bodem uitzoeken van een zaak. Jezelf verkopen, dat is maar eng en raar. Als eerste energieke spreker van de dag weet Jan Willem van den Brink – auteur van het boek ‘Opdrachtgever gezocht, Acquireren als onderdeel van je werk’ – precies hoe je een zaal aan het meedenken en -praten krijgt. Hij schudt een behoorlijk aantal van de ruim honderd advocaten in de zaal wakker: op het moment dat de agenda plotseling lege plekken vertoont, is het eigenlijk al te laat. Dus is het cruciaal om tussen de werkzaamheden door voortdurend aan acquisitie te doen. En dat betekent ook bellen met cliënten zonder meteen te verwachten dat hij of zij meteen met een nieuwe opdracht wappert. “Er is gewoon niet altijd behoefte aan je product”, sputtert iemand in de zaal. “Dan moet je het gewoon weer ergens anders proberen”, vindt Van den Brink. “Ja, een afwijzing van je dienst of zelfs jou als persoon kan pijn doen, maar onthoud: nee is ok. Hoewel, ik ken een verkoper die me vertelde: een nee is pas een nee als ik door de beveiliging het pand wordt uitgezet.”
Voor het verwerven van meer klanten hanteert Van den Brink de drie D’s van Durven, Doen en Discipline. Dat durven en doen lukt voor de meeste aanwezigen wel; het grootste probleem zit ‘m in het volhouden ervan, de discipline. Gouden tip van Van den Brink: bel een paar weken na de zaak altijd even je cliënt met de vraag hoe het gaat. “Zet die momenten ook in je agenda”, onderstreept hij. “Ook al durf je niet: het staat in je agenda, je hebt het afgesproken, dus het moet. Dan komt er altijd een vervolggesprek en dat betekent altijd weer kans op een vervolgopdracht.” Van den Brink verschaft kortom genoeg stof tot nadenken: een advocaat die de lezing tijdens zijn lunch nog eens overdenkt geeft toe: “Eigenlijk ben ik er een beetje lui in. Ik neem het me steeds voor, maar het komt er niet van.”
De digitale toekomst: wat is er mis met papier?
Andere niet te vermijden ontwikkelingen waar sommige kleine advocaten nog wat huiverig voor zijn: de snel toenemende digitalisering van het werk. De in IT-zaken gespecialiseerde Menno Weij bereidt de aanwezigen alvast voor op de digitalisering van de rechtspraak, die per 2015 een feit moet zijn. “Digitaal procederen wordt verplicht: we kunnen er niet omheen, knoop dat in je oren.” Het antwoord op de vraag uit de zaal of 2015 wel realistisch is, moet Weij zijn toehoorders schuldig blijven. “Ik weet het oprecht niet, wel hoor ik dat de Raad voor de Rechtspraak ermee bezig is en dat de eerste pilot met de e-kantonrechter is gestart in Rotterdam en Oost-Brabant.” Voordelen van digitalisering zijn er wat Weij betreft genoeg: “Dossiers kunnen we voortaan uploaden. De schoenendoos die we vroeger kregen is straks digitaal en er hoeven geen extra bomen meer te sneuvelen omdat we met zijn allen steeds honderden e-mails moeten uitprinten.”
In aansluiting hierop schetst Hannah Verhoeff namens de Lexxyn Groep in een workshop het ultieme rooskleurige beeld van het werken met en bewerken van digitale dossiers op elke denkbare plek, zowel op kantoor als thuis of op de tablet in de trein. Of zelfs met behulp van spraaktechnieken in de auto. Hier wordt de liefde van advocaten voor dat goede oude papier pas echt merkbaar. Zeker het oudere deel van de toehoorders is sceptisch over zo’n rap naderbij komend toekomstbeeld, want wat is er mis met papier? “Het blijft fijn om in iets tastbaars heen en weer te bladeren”, vindt een advocaat. “Dat kan niet met een groot beeldscherm voor je neus. Ik heb het idee dat je meer overzicht houdt in een papieren dossier, dat je zelfs de emoties van een zaak beter voelt.” Een advocate vult aan: “Papier is prettig. Je kan er aantekeningen in maken, je ziet de typefouten eerder. Je kan met papier eens lekker anders gaan zitten of op de bank hangen, in plaats van dat je uren achter een scherm zit.” De weerstand tegen volledig digitaal werken kan Verhoeff bij de meesten in de groep niet wegnemen, maar het besef dat niemand er op den duur onderuit kan, lijkt er weldegelijk te zijn.
Verzet tegen Twitter gestaakt
Als het gaat om de omarming van het gebruik van social media als LinkedIn en Twitter, constateert spreker Paulus Veltman al een hele verbetering ten opzichte van de vorige Kleine Kantorendag. Zeker als het om Twitter gaat: “Had je het verzet van de mensen vorig jaar eens moeten horen: ‘dat is toch niets voor ons.’ Dat heb ik dit jaar nog niet gehoord.” Een enkeling in de zaal is al vergevorderd met Twitter en heeft maar liefst 3500 Twitter-volgers verworven. “Maar nu weet ik eigenlijk niet meer op wie ik allemaal moet antwoorden.” Veltman stelt haar gerust: “Je hoeft ook weer niet alles te lezen. Zie Twitter als een soort radio: als je zin hebt om te luisteren, zet je hem aan.” Om indirect via Twitter cliënten en opdrachten te vinden, daar moet je wel geduld voor hebben, onderstreept Veltman. “In het begin is het nog niet zo leuk, want bijna niemand leest je nog. Maar dat komt vanzelf, als je maar volop je eigen specialistische kennis deelt en met mensen in gesprek gaat.”
Acquisitie, digitale dossiers, social media: het besef van de noodzaak ervan is op de Kleine Kantorendag bij veel mensen weer een stuk gegroeid. Het gevoel van ‘we moeten er iets mee’ groeit. Zodat de ondernemingsgeest steeds wendbaarder en flexibeler wordt. Dat komt dus wel goed met de toekomst van het kleine kantoor. ‘Small is the new big.’
Meer informatie en inspiratie voor de ondernemende advocaat is te vinden op www.ondernemendeadvocaat.nl. Volg Ondernemende Advocaat op Twitter: @OndernemendeAdv.