Nog een paar jaar geduld, en dan is het gedaan met het eindeloos doorploegen van vuistdikke, papieren dossiers. In 2015 treedt de Rechtspraak definitief het digitale tijdperk binnen en gaat die enorme papierwinkel de deur uit. Heerlijk, niet waar?
Door Joris Rietbroek
Op de Kleine Kantoren Dag op vrijdag 28 juni schetst Menno Weij de gevolgen van de aanstaande digitalisering van de rechterlijke macht, die per 1 januari 2015 van kracht moet zijn. En vooral: de voordelen van digitale dossiers en digitaal procederen. Weij is sinds 1998 advocaat op het gebied van informatietechnologie en intellectueel eigendom. Na een loopbaan bij Baker & McKenzie – inclusief een periode in Londen –, ging hij in 2007 aan de slag bij het in IT-zaken gespecialiseerde SOLV. Sprak hij op de vorige Kleine Kantorendag over het nut van Cloud Computing, tijdens de volgende editie schetst hij de praktische en juridische gevolgen van de digitalisering van de Rechterlijke Macht. Minister Opstelten van Veiligheid en Justitie stuurde dinsdag 11 juni een brief naar de Tweede Kamer met een update over de aanstaande digitalisering en de bijbehorende vereenvoudigde procedures.
“Het is een ambitieus project, opgenomen in het regeerakkoord en geleid door de Raad van de Rechtspraak”, vertelt Weij als schot voor de boeg. “De intentie is dat de rechtspraak en het procederen worden gedigitaliseerd, zodat papier in zoveelvoud wordt vervangen door elektronische dossiers. Veel concreets is er nog niet over bekend. Wel betekent dit dat er nieuwe wetgeving moet komen voor het procesrecht, want het huidige procesrecht voorziet niet in digitaal procederen. En dan is er natuurlijk het technisch-inhoudelijke verhaal: je moet een digitale omgeving creëren waarbinnen dit mogelijk wordt.”
Foto uploaden lastig
Het mag geen verbazing wekken dat een IT-advocaat als Weij de aankomende digitalisering met open armen ontvangt. “Zeker vanuit de oogpunten van duurzaamheid en tijdsbesparing ben ik er blij mee”, zegt hij. “Want papier is maar papier: het is ontoegankelijk, het is lastig doorzoekbaar en het vergt een enorme opslag. Gedigitaliseerde informatie is veel toegankelijker en makkelijker te doorzoeken. Rechters kunnen straks sneller dossiers doorspitten en door links naar oudere uitspraken op te nemen, hoeven die niet meer worden opgezocht.”
Advocaten merken al iets van het nieuwe tijdperk dankzij de dit jaar ingevoerde advocatenpas, inclusief een persoonlijke inlog en een apparaatje om codes mee in te voeren, vergelijkbaar met internetbankieren. De advocatenpas laat wat Weij betreft wel meteen een belangrijk aandachtspunt zien. “De Orde van Advocaten merkte dat één op de vijf advocaten niet in staat was zelf een digitale foto te uploaden. Kennelijk is er bij veel advocaten toch nog een digitale kennisachterstand. Toch zullen ze straks allemaal met elektronische dossiers en digitaal procederen moeten werken. Dat moet de Raad voor de Rechtspraak goed in het oog houden, want als iets simpels als een foto uploaden al problemen geeft… Er zal hier en daar extra training nodig zijn, en sommige mensen zullen tijd nodig hebben om aan alle vernieuwingen te wennen.”
Geheimhouding
Weij denkt echter niet dat de digitalisering heel grote gevolgen zal hebben voor de manier van werken zelf. “Als je het bijvoorbeeld hebt over geheimhouding; die is nu evengoed van kracht. Je moet nu ook goed op je dossiers letten en de sloten van je kastjes en deuren dichtdraaien. Of denk aan de verhalen over dossiers die in de trein achterbleven. Aan die verantwoordelijkheid verandert niets, maar je moet voortaan wel vanuit een ander perspectief met die geheimhouding omgaan. Denk dus wel goed na over backups en computerbeveiliging, die je zo potdicht kunt maken als je wilt.”
De gevolgen voor kleine kantoren zullen er vooral zijn op IT-technisch gebied, denkt Weij. “Bij kleine kantoren zitten ongetwijfeld veel mensen die niet goed weten hoe het qua IT werkt. Zij hebben immers geen complete IT-afdeling met helpdesk zoals de grote kantoren. En als je zelfstandige bent of met zijn tweeën werkt, dan is het lastig om die kennis in huis te halen. De digifreaks zullen het allemaal prachtig vinden, maar voor de digibeten zal het een uitdaging zijn om de organisatie er klaar voor te maken.”
‘Kijk naar de kansen’
Uitgebreid investeren in hardware of apparatuur raadt Weij af. “Het ligt voor de hand dat je als klein kantoor met cloud gaat werken. Of werk samen: twee kleine kantoren in Groningen en Maastricht kunnen bij een Cloud-provider samen ruimte inkopen om kosten te besparen en toch een eigen omgeving te krijgen. Je eigen kluisje, zogezegd. Hardware kun je tegenwoordig ook in abonnementsvorm leasen. Vraag jezelf wel af of het nog van deze tijd is dat je in nieuwe hardware investeert. Wat je vandaag koopt, is morgen oud en het schrijft bovendien gigantisch af.”
De aankomende digitalisering is hoe dan ook niet iets om bang voor te zijn, onderstreept Weij. “Wat ik mensen altijd meegeef: benader de veranderingen positief en kijk naar de kansen en mogelijkheden die het biedt. Want de voordelen zijn waanzinnig.”
De Kleine Kantorendag is een eendaags congres gericht op de echte advocaat-ondernemer. De derde editie vindt plaats op vrijdag 28 juni in Almere, in Hotel Almere. Naast toespraken van Menno Weij en coach Jan Willem van den Brink zijn er diverse workshops te volgen ter verbetering van het ondernemerschap. Aanmelden kan op de website van de Kleine Kantorendag 2013. Hier vindt u tevens meer informatie over het programma.