Een risico als fraude is nooit volledig te elimineren. Als een werknemer willens en wetens uit is op (financiële) middelen én er sprake is van druk, gelegenheid en rationalisatie, dan is de werkgever het spreekwoordelijke ‘haasje’. Bedrog is hierbij het sleutelwoord, waarbij bestaande beheersingsmaatregelen worden omzeild of doorbroken.
Integriteit gerelateerde kwesties leiden er doorgaans toe dat een externe partij wordt ingehuurd om onafhankelijk onderzoek te doen naar de toedracht, de feiten en de omstandigheden van de kwestie. Op basis van jarenlange ervaring formuleerden de specialisten van Grant Thornton vier handreikingen die organisaties helpen bij het voorbereiden en uitvoeren van een kwalitatief onderzoek.
I. De kwaliteit van het onderzoek valt of staat met het vooraf beantwoorden van de teneinde vraag: waarvoor willen wij de uitkomsten van dit onderzoek precies gebruiken? Een onderzoeker zou eigenlijk geen onderzoek mogen accepteren zonder het antwoord op die vraag te kennen. Het antwoord op die vraag bepaalt namelijk het doel, de vereiste diepgang, omvang en aard van de werkzaamheden. Naast kwaliteit geeft dit antwoord daardoor ook grip op de kosten van onderzoek. Om de kwaliteit van een onderzoek achteraf te kunnen beoordelen, dient het onderzoeksrapport niet alleen een omschrijving van de werkzaamheden, maar ook het antwoord op de teneinde vraag te bevatten.
II. ‘De onderste steen moet boven’, is een uitdrukking waarmee een goede onderzoeker snel afrekent. Die onderste steen is vaak ook de duurste steen in de stapel. Een professionele onderzoeker zal samen met de opdrachtgever de opdracht zo bepalen, dat naar de meest betekenisvolle steen wordt gezocht. Op die manier wordt niet alleen de kwaliteit van het onderzoek verhoogd, maar is er ook sprake van een belangrijke kostenbeheersingsmaatregel.
III. Waarheidsvinding lijkt objectief, maar is in de praktijk subjectief. Daar houdt een goede onderzoeker rekening mee. Neem als voorbeeld het sprookje van Roodkapje. Het is voor het verslag over de toedracht van het verhaal over het meisje, haar oma en de wolf van cruciaal belang dat de onderzoeker er rekening mee houdt wie precies de gebruiker is van zijn rapport; het kan namelijk een groot verschil uitmaken of de gebruiker de jachtvereniging, het genootschap voor modieuze hoofddeksels, de bond voor kwieke ouderen of de dierenbescherming is. De onderzoeker dient derhalve rekening te houden met de juiste context. Uit het rapport dient dan ook te blijken voor wie en op welke positie(s) het rapport precies bedoeld is.
IV. Veel opdrachtgevers stellen prijs op de mening van de onderzoeker. Dat moge zo zijn, maar wil de gebruiker van het rapport niet beïnvloed worden bij het vormen van zijn of haar eigen oordeel, dan moeten de feiten voor zich spreken. Mits helder geformuleerd en rekening houdend met de hiervoor genoemde aspecten, is een gebruiker dan prima in staat de feiten zelf te duiden. De mening van de onderzoeker hoort daarom niet in een professioneel onderzoeksrapport. De onderzoeker draagt de feiten en de omstandigheden aan. Het oordeel is aan de opdrachtgever!
Deze vier handreikingen bieden een leidraad voor de beginselen van een goede opdrachtformulering en vormen daarnaast ook een goede toetssteen voor reeds verricht onderzoek.
Wilt u meer weten?
Meer informatie over waarheidsvinding vindt u op gt.nl/fraudeonderzoek. Met vragen kunt u direct contact opnemen met Peter Schimmel of Mark Hoekstra van Grant Thornton.