Juristen zijn zich vaak niet bewust van de risico’s van een ‘zwak’ digitaal archief. Archivum zal in drie delen uitleggen hoe een sterk digitaal archief het beste kan worden opgebouwd, van fysiek naar digitaal en van dynamisch naar statisch.
Incomplete dossiers maken dat het digitaal archief slecht doorzoekbaar is, vaak door niet-consistente verwerking van documenten. Wij horen ook vaak van klanten dat een applicatie is gekocht omdat de leverancier het voordelig heeft aangeboden. Vervolgens wordt de applicatie niet optimaal benut door geen of slecht beheer. Elke applicatie voor het inrichten van een digitaal archief kan in de behoefte voorzien, mits de sterke en zwakke punten bekend zijn.
Archivum krijgt als archiefspecialist veel te maken met vragen van organisaties over het (her)inrichten van hun digitale archief. De behoefte om het fysieke archief op te ruimen of te vernietigen is hier meestal de aanleiding voor. De Archivisten van Archivum kunnen per maand duizenden documenten indexeren (voorzien van kenmerken en/of tags); hierom staan wij bekend. De algemene perceptie is dat het inrichten van een digitaal archief duur en ingewikkeld is en dat gebruikers het archief zelden raadplegen. Over wat te doen bij brand- of waterschade, ongewenste toegang tot dossiers en opschonen van het archief wordt nooit nagedacht.
Archiveren is saai en niet sexy
Archiveren is geen sexy onderwerp, maar het is wel belangrijk: het moet gaan leven op kantoor. Het doel van Archivum is om de wensen en eisen van een goed archief in kaart te brengen, zodat het vanzelf leuk wordt. Zonder goede richtlijnen groeit het risico op een slecht beveiligd en vervuild archief aanzienlijk.
Archivum doet altijd een schouw om in ieder geval de knelpunten van het project inzichtelijk te maken, plus uiteraard de voordelen bij de oplevering van het digitaal archief.
Afweging
Elk dossier vertegenwoordigt een specifieke waarde en verplaatst zich van het dynamisch archief (werkarchief) naar het statisch archief (historisch archief). Behalve het bewaken van de bewaartermijn moet elk kantoor goed weten wie er toegang moeten hebben tot de dossiers. Het is uiteraard een afweging om niet te investeren in het inrichten van een sterk archief, maar de nadelige gevolgen zullen zich vanzelf ooit aandienen. Nogmaals, ieder dossier vertegenwoordigt een waarde!
Van fysiek naar digitaal archief
Veel advocatenkantoren werken tegenwoordig grotendeels digitaal, maar herbergen nog altijd een groot fysiek archief. Verstandig, want afgezien van de bewaartermijn is het opbouwen van een historisch archief altijd wenselijk voor de toekomst.
De Nederlandse Orde van Advocaten geeft richtlijnen inzake de ‘Archivering op het advocatenkantoor’, maar kantoren moeten zelf risico’s afwegen. Bij een sterk digitaal archief is elk dossier op orde, binnen 5 tot 10 seconden te vinden en is de aanzienlijke kans op eerder genoemde risico’s tot een minimum beperkt. Archivum kan goed inzichtelijk maken welke risico’s het kantoor loopt, wat helpt om de afweging te maken of de kosten van een sterk digitaal archief afwegen tegen de baten ervan.
Voor meer informatie kijkt u op www.archivum.com.