Rondslingerende procesdossiers? Achtergelaten aktetassen vol delicate documenten? De privacy van uw cliënt komt hierdoor in gevaar. Situaties die de vertrouwelijke rol van de advocaat bedreigen, behoren in de gedigitaliseerde rechtspraktijk tot het verleden.
In een digitale omgeving werkt u niet alleen veiliger, maar door het eenvoudiger terugvinden en doorzoeken van documenten bespaart u zelfs tijd – en geld.
Veilig
- Door documenten te digitaliseren blijft de informatie in een digitale beschermde omgeving: vertrouwelijke papieren kunnen niet langer in verkeerde handen vallen;
- Elk digitaal opgeslagen document wordt beveiligd opgeslagen;
- De informatie is alleen toegankelijk voor degene aan wie de bevoegdheid is toegekend om het digitale dossier in te zien. U kunt zelf bepalen wie dat is: uitsluitend uzelf, uw kantoorgenoten, of misschien ook de cliënt zelf;
- Door bevoegdheden toe te wijzen aan de digitale bestanden kunnen collega’s of cliënten op een andere locatie ook toegang krijgen tot het gewenste dossier;
- Om dossiers uit te wisselen bent u niet langer afhankelijk van een koeriersdienst: door het beveiligd (‘encrypted’) digitaal versturen van vertrouwelijke documenten bereikt de informatie rechtstreeks de geadresseerde, zonder tussenkomst van derden.
Kosten besparen
- Advocaten zijn gemiddeld anderhalf uur per dag kwijt aan het zoeken naar informatie in documenten. Met digitale zoekmogelijkheden zijn dossiers in secondes op te vragen en te doorzoeken.
- Doordat digitale stukken veel sneller zijn op te vragen, kan meer tijd aan cliënten worden besteed. Deze declarabele uren kunnen zo’n 45.000 euro extra omzet per advocaat per jaar opleveren.
- Digitalisering ontlast uw medewerkers van tijdrovende taken, zoals het zoeken naar onvindbare documenten of het samenstellen van procesdossiers. In de digitale werkomgeving is alle informatie op trefwoord doorzoekbaar zodat bestanden in een oogwenk zijn opgevraagd. Dit scheelt uw administratie een half uur per procesdossier per dag!
- De uitgespaarde tijd kan worden besteed aan cliënten en het inhoudelijk voorbereiden van zaken: in een effi ciënte werkomgeving worden de capaciteiten van het kantoor optimaal benut.
Bereken uw besparing
Bent u benieuwd hoeveel uw kantoor kan besparen door over te stappen op digitaal dossierbeheer van Ricoh Meesterwerk? Bereken uw persoonlijke besparing en neem contact op voor een gratis adviesgesprek!
Ga naar www.ricoh.nl/advocatuur of neem direct contact op via 073 – 645 2600.