Documenten in een dossier hebben meestal een bewijsfunctie. Voorbeelden hiervan zijn een arbeidsovereenkomst, huurovereenkomst, afspraken die zijn vastgelegd zijn in een verslag of allerhande afspraken die vastgelegd zijn in een overeenkomst. Partijen hebben in dergelijke documenten de tussen hen gemaakte afspraken willen vastleggen.
Het zijn originele papieren documenten die ook zijn voorzien van een handtekening. Als deze documenten worden gedigitaliseerd, en na het digitaliseren enkel nog maar in digitale vorm zijn vastgelegd, is een rechter vrij om aan een digitaal document een bewijskracht toe te kennen. Dit betekent dat de rechter vrij is in de wijze waarop hij het bewijsmiddel waardeert. Op basis hiervan kan worden geconcludeerd dat de bewijskracht een wezenlijk verschil oplevert tussen het digitale document en het papieren document.
Digitaal bewijsmiddel
Deze vrijheid en de wijze waarop een rechter een document als bewijsmiddel waardeert wordt slechts bij de authentieke en onderhandse akten beperkt. Een voorbeeld van een authentieke akte is een notariële akte. Deze documenten leveren dwingend bewijs op tegen iedereen, hier kan een rechter niet omheen. Een onderhandse akte is een overeenkomst die tussen partijen is gesloten, een voorbeeld hiervan is de arbeidsovereenkomst.
De rechter moet hetgeen in een onderhandse akte is opgenomen als bewezen beschouwen tussen de partijen. Een papieren overeenkomst waarop zowel de ‘gever’ en ‘nemer’ een handtekening heeft geplaatst, geldt dus als doorslaggevend bewijs tussen beide partijen. Een print van een scan maakt het bewijsmiddel niet per definitie minderwaardig. Het digitaal bewijsmiddel zal komende jaren terrein winnen!
Het ‘officieel archiefstuk’
In het geval van substitutie vervangt de digitale reproductie (de scan) het originele papieren document. Het digitale document krijgt dus de status ‘officieel archiefstuk’ en wordt beschouwd als origineel document. Het document valt dus niet langer onder de vrije bewijskracht van digitale gegevens maar wordt beschouwd als dwingend bewijsmateriaal. De rechter kan er dus niet langer omheen. Digitale documenten leveren vanaf het moment dat substitutie verkregen is dus dwingend bewijs op tegen iedereen.
Het digitaliseren van het archief is een investering in tijd en geld maar zonder twijfel lonend! Bij substitutie worden strikte voorwaarden gesteld aan het scanproces, het opslaan van de documenten, het bestandsformaat en het beheersproces na het digitaliseren. Daarnaast dient men rekening te houden met de bewaartermijnen van individuele documenten binnen het dossier. Er komt dus een hoop kijken bij het scannen van dossiers. Archivum heeft deze kennis en knowhow.
Veel succes met uw digitaliseringsproject!
Wilt u meer informatie over het inhuren van onze archiefmedewerkers, dan kunt u contact opnemen met Archivum via 020 – 4917757. U kunt ook een e-mail sturen naar info@archivum.com, dan nemen wij contact met u op.