Laten we voorop stellen: de terughoudendheid om te innoveren ligt niet aan de bestaande technologie. Kijken we naar de adoptie van legal technology, dan zien we vooral uitdaging aan de proceskant. Oftewel, hoe krijg je mensen zover dat ze technologie gaan gebruiken? Victor Vandersmissen, consultant L-IME en advocaat, vertelt hoe je legal tech kunt omarmen.
Door Victor Vandersmissen
Maak iemand verantwoordelijk met mandaat, enthousiasme en affiniteit
Veel kantoren kennen een traditionele hiërarchische structuur, waarbij een van de partners of een controller ICT en innovatie in de portefeuille heeft. De partner draait vaak overuren op zijn juridisch inhoudelijk werk en de controller heeft te maken met andere belangen. Het onderwerp ICT en innovatie is een nevenactiviteit waarvoor vaak te weinig tijd overblijft. In ieder geval te weinig tijd om structureel met dit onderwerp bezig te zijn en een strategie te bepalen, uit te voeren en bij te sturen.
Mijn advies, op basis van de best practices die ik zie, is: maak iemand binnen kantoor verantwoordelijk die het leuk vindt om na te denken over de vraag: ‘Waar gaat het heen binnen de advocatuur en wat kunnen wij doen om op deze ontwikkelingen in te haken?’ Kies bij voorkeur voor iemand met plus minus vijf jaar werkervaring. Daar die persoon juridische expertise heeft opgebouwd en er zelf belang bij heeft dat het kantoor met de tijd meegaat, kan hij of zij het legal tech speelveld en de consequenties ervan beter overzien. Essentieel daarbij is wel dat deze persoon enige invloed binnen kantoor kan uitoefenen.
Met affiniteit bedoel ik niet zozeer dat deze persoon ICT onderlegd moet zijn. Belangrijk is dat deze persoon inziet hoe legal tech jouw kantoor vooruit kan helpen en dit strategisch kan aanvliegen. Kortom, vraag een persoon die enige ervaring en ‘credibility’ heeft opgebouwd, jong van geest is en een spil tussen de jonge en oudere generatie kan vormen.
Maak voor deze persoon voldoende tijd vrij
Om op het vlak van legal tech echt stappen te zetten is het belangrijk om te werken aan de hand van een doordachte strategie. Een succesvolle strategie wordt bepaald op basis van goed onderzoek en analyses en dient continu te worden bijgestuurd. Dit doe je er niet even bij. Zorg daarom dat deze persoon bijvoorbeeld een halve tot een hele dag in de week wordt vrijgemaakt. Op die manier kan hij/zij een legal tech strategie onderdeel maken van het werk.
Sla de hypes plat
‘We moeten iets doen met Wwft. Artificial Intelligence (AI) haalt ons in en we dienen nu echt uit te kijken naar tools hiervoor.’ Rondom diverse legal tech onderwerpen ontstaan ware hypes. Compliance is een mooi voorbeeld. Doordat kantoren de noodzaak voelen kiezen zij vaak snel voor een voordehand liggend pakket, bijvoorbeeld een applicatie die ook door een collega kantoor wordt gebruikt. Het kantoor implementeert een applicatie en gaat pas daarna kijken welke functionaliteiten ze nu echt nodig heeft.
Jammer is dat het voortraject wordt overgeslagen. Wanneer de huidige pijnpunten, toekomstige doelen en processen niet in kaart worden gebracht, is een doordacht selectieproces vaak ook onbegonnen terrein. Met als resultaat? Dat deze cruciale inventarisatiestap wordt overgeslagen.
Mijn tip: laat je niet gek maken. Maak pas op de plaats en inventariseer wat jouw kantoor nodig heeft. Neem de tijd om uit te zoeken waar een mogelijke legal tech tool aan moet voldoen. Doe dit samen met de compliance officer en de persoon die je in quick win 1 hebt aangesteld. Een goed doordachte inventarisatie en selectieproces voorkomen dat een nieuwe applicatie je te veel geld kost. Het kost namelijk klauwen met geld om een pakket op jouw wensen te laten aanpassen. Laat staan dat je er afscheid van moet nemen, omdat het toch niet bij je past. Zodra je een lijst met criteria hebt, kun je de aanbieders met meer gemak selecteren en je verdiepen in de tools. Zonder goede voorbereiding is het, op basis van een gelikte presentatie en lijst van referentiekantoren, makkelijk verliefd worden op een random tool.
Krijg helder of de betrokken consultant(s) belangen heeft/hebben in software tools
In sommige gevallen is het aan te raden om een onafhankelijk adviseur te betrekken. Dit kan je ICT-partner zijn of een legal tech consultant. Ik wil je adviseren om altijd de vraag te stellen of hij of zij belangen heeft in software bedrijven en zo ja welke. Stel kritische vragen aan de potentiële consultants over hun positie en hoe zij te werk gaan. Nog te vaak komen kantoren erachter dat diverse consultants belangen in bepaalde software applicaties hebben, denk aan aandelen of een kickback fee. Dit kan de onafhankelijkheid beïnvloeden.
Kijk voorbij de ‘buzz’ rondom aanbieders
Deze laatste quick win is gebaseerd op de valkuilen die ik in de praktijk zie; namelijk de ‘buzz’ rondom de hippe – vaak buitenlandse – legal tech aanbieders. Vaak stoppen zij veel geld in indrukwekkende – tijdelijke – marketingcampagnes om bekendheid op de Nederlandse markt te genereren. In de praktijk zien we dan regelmatig dat er na verloop van tijd toch geen focus op Nederland meer is. Nu zijn er genoeg goede buitenlandse leveranciers alleen wil ik je graag het belang van goede screening meegeven. Vraag naar Nederlandse referenties. Verdiep je ook in de vertegenwoordiging in Nederland en de taalversies van de applicatie. Geloof mij, Nederland kent een divers landschap aan legal tech tools die in de basis nagenoeg allemaal uitstekend zijn. Begin dus eerst in eigen land als je met een selectieproces aan de slag gaat.
Onthoud daarbij: keep it simple. Liever een tool die er minder sexy uitziet, maar precies de functionaliteiten heeft die je nodig hebt, dan het omgekeerde.
Echt handige tools
Ik sluit graag af met de vraag die ik vaak krijg: ‘Wat zijn nu echt handige tools voor mijn kantoor?’ Ik raad ten eerste altijd aan om tools te kiezen die goed integreren met andere applicaties via API-koppelingen. Vraag bij iedere aanbieder naar de mogelijkheden en praktijkvoorbeelden. Vergeet ook niet om op dit gebied te informeren naar de plannen voor de toekomst. Om dit effectief te doen is het handig om je wensen- en eisenlijst paraat te hebben en te weten waar huidige pijnpunten zitten.
Zo wil je wellicht, kijkend naar Wwft/voda compliance, dubbel werk voorkomen door cliëntdata in je praktijkmanagementsysteem (PMS) en compliance software automatisch te synchroniseren. Is dat niet mogelijk binnen de applicatie die je hebt uitgenodigd, geef aan dat je dit graag wil. Met het uitspreken van je wensen, help je legal tech ook verder ontwikkelen.
Voor een modern kantoor zijn veel tools beschikbaar. Hierboven noemde ik al een Wwft tool en een PMS; het digitale hart van je kantoor. Maar denk ook aan een legal research tool zoals Rechtsorde en een applicatie waarmee je vanuit een database met modelclausules contracten kunt samenstellen. Wat precies bij jouw kantoor past, daar kom je maar op een manier achter: breng je processen in kaart en als je dat lastig vindt schakel dan iemand in om je te helpen. Daarom start je snel met deze vijf quick wins. Succes!
