Vóór corona was thuiswerken voor de meeste advocatenkantoren een vies woord. Drie jaar later kijkt niemand raar op als collega’s vanaf hun keukentafel inloggen bij de jurisprudentielunch. Hoe ziet het thuiswerkbeleid bij de grotere kantoren er nu uit? “De gedachte is: je bent waar je moet zijn.”
Een dag uit het leven van een advocaat in 2020: vergaderen in spijkerbroek, onderhandelen vanaf de slaapkamer en rond lunchtijd met de hond een blokje om. Waar sommige beroepsgroepen thuiswerken al hadden omarmd, bleef in de advocatuur fysieke aanwezigheid nog altijd de norm. Totdat de pandemie iedereen naar huis stuurde. In allerijl rolden kantoren beleid uit om de dienstverlening op afstand voort te zetten. Overal bleek een coronaproof-vervanging voor – behalve voor de koffie van de barista in de kantoorbar.
Nu zijn we drie jaar verder. Het virus is weg, de medewerkers terug. Maar in de advocatuur is de cultuur blijvend veranderd. Het leveren van kwaliteit blijkt niet locatiegebonden. Dat wordt duidelijk uit een ronde langs de velden. Advocatie stelde de vraag: hoe ziet werken in de advocatuur er postpandemie uit?
Regels en richtlijnen
“Toen we in maart 2020 plotseling op afstand moesten samenwerken, bleek
dat eigenlijk heel goed te lukken”, vertelt Elisabeth Pietermaat, bestuurder bij Pels Rijcken. “De toegenomen flexibiliteit werd door onze mensen als zeer positief ervaren. Zo ontstond vorig jaar ‘De Nieuwe Werkdag Bij Pels Rijcken’; een beleidsdocument met afspraken over het hybride inrichten van de werkweek. Vanuit opleidingsperspectief raden we advocaat-stagiaires aan om zoveel mogelijk op kantoor te zijn. Vanaf eerstejaars medewerker geldt de meerdan-50%-regel: je bent meer dan de helft van je werktijd op kantoor. Secretaresses mogen één dag per week thuiswerken. De aard van de praktijk bepaalt wanneer je waar bent, vaste thuiswerkdagen bestaan niet.”
Bij Baker McKenzie noemen ze dat activity based working, vertelt general manager Sandra Spek. “Ons werk vindt plaats waar de klant het beste bediend wordt. Wanneer je waar werkt, hangt af van de activiteit en van de wensen van de klant. Daarbij hanteren we de 2-2-1-regel: je bent minimaal twee dagen per week op kantoor, je mag twee dagen thuiswerken en één dag vul je in overleg in. De regel geldt voor een groot deel van legal en staf, junior associates zijn in verband met hun opleiding vaker op kantoor. Secretaresses mogen één dag per week vanuit huis werken.”
Bij AKD zijn soortgelijke afspraken gemaakt, vertelt head of people Marjan Oskam. “Onze richtlijn is dat iedereen minimaal drie dagen per week op kantoor is, ongeacht je werkpercentage. De andere dagen vul je zelf in, vanuit de gedachte: je bent waar je moet zijn.” Voor AKD was de stap naar hybride niet enorm, zegt Oskam. “Ons kantoor is verdeeld over zes vestigingen. We wisten al dat je niet altijd allemaal bij elkaar hoeft te zijn om goed en efficiënt te werken. Corona heeft wel versneld gezorgd voor innovatie op het gebied van technologie en infrastructuur: het is nu nog makkelijker om op afstand samen te werken.”
Begeleiding van junioren
NautaDutilh hanteert ook de regel van drie dagen kantoor, twee dagen thuis. Het beleid zit nog in de pilotfase, maar geldt voor legal (ook de meeste junioren) en business support. De Brauw Blackstone Westbroek wil ervaren mensen in ieder geval de helft van hun werktijd op kantoor hebben. Chief HR officer Simone Kooij: “Startende advocaten en kandidaat-notarissen mogen de eerste zes maanden in principe niet thuiswerken. Op kantoor kunnen we ze beter begeleiden en opleiden en ‘landen’ ze sneller binnen hun team.”
Bij Allen & Overy geldt voor ervaren medewerkers ook ‘drie om twee’, stagiaires en nieuwe medewerkers worden in ieder geval vier dagen op kantoor verwacht. Managing partner Jonathan Heeringa: “Alleen al meeluisteren hoe een kamergenoot met een cliënt belt, is ontzettend leerzaam.” Dat de meeste kantoren hun junioren vragen fulltime aanwezig zijn, vraagt ook betrokkenheid van medewerkers en partners. Sjoerd Meijer, managing partner NautaDutilh: “De houding en het gedrag van leidinggevenden is medebepalend voor de mate waarin medewerkers zich vrij voelen om hun werkweek flexibel in te delen.”
Allen & Overy biedt mensen graag de mogelijkheid om thuis te werken, vertelt Heeringa, “maar we verwachten wel dat er per dag op iedere afdeling een goede mix van ervaringsjaren aanwezig is. In de praktijk zien we vaak één of twee vaste kantoordagen, zodat mensen zo min mogelijk hybride vergaderen en zoveel mogelijk collega’s ‘in het echt’ ontmoeten.”
Veel junioren willen zelf ook graag op kantoor werken, zien ze bij NautaDutilh. Meijer: “Ze voelen zich graag verbonden met hun team en onze organisatie. En op kantoor lopen ze makkelijk bij iemand binnen om vragen te stellen of om ervaringen te delen met hun peers. Bovendien is de koffie van onze barista als trekpleister niet te onderschatten.”
Toch verwachten nieuwe medewerkers ook flexibiliteit van hun werkgever, vertelt Meijer. “Hybride werken wordt gezien als een vanzelfsprekende arbeids voorwaarde. Medewerkers vinden het belangrijk dat ze hun werk kunnen combineren met hun leven buiten kantoor.”
Maandag, dinsdag en donderdag blijken op alle kantoren – niet verrassend – de drukste dagen. Woensdag en vrijdag zijn geliefde thuiswerk- of parttime-dagen. Oskam: “De vrijmibo is niet meer wat hij geweest is.” Nu er meer virtueel vergaderd wordt, heeft zo’n lege gang ook voordelen, zegt Pietermaat. “Het is lastig om je te concentreren als je kamergenoot vier Teams-calls op een dag heeft. Daarom vragen we mensen om voor die calls een lege kamer op te zoeken, die ruimte is er. Daarnaast hebben we een aantal vergaderzalen beschikbaar gemaakt voor virtueel vergaderen.”
Ontmoetingsplekken
Er zijn door de bevraagde kantoren vooralsnog geen vierkante meters opgegeven nu medewerkers blijvend thuiswerken. Wel wordt geïnvesteerd in informele plekken op kantoor waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en samenwerken. Spek (Baker McKenzie): “Uit interne sessies bleek dat mensen daar meer behoefte aan hebben op dagen dat ze hier zijn.
Hieraan geven wij gehoor door bij de renovatie van het pand loungeplekken te creëren. Er wordt ook een business center gecreëerd waar medewerkers met klanten of collega’s van een andere sectie aan projecten kunnen werken.”
Ook Allen & Overy kijkt momenteel naar de behoefte van medewerkers en de indeling van hun pand. Heeringa: “We denken bij voorbeeld aan speciale bel- en stilteruimtes, meer vergaderruimtes en ontmoetingsplekken.” Voor De Brauw was hybride werken zelfs één van de voornaamste redenen van hun aankomende verhuizing. In het nieuwe kantoor op Tripolis-Park zijn de faciliteiten daar dan ook volledig op ingericht, vertelt Kooij. “Er zijn meer plekken waar je mensen ‘spontaan’ kunt tegenkomen en meer projectkamers om samen te werken.”
Het investeren in ontmoetingsplekken sluit aan bij een veelgenoemd aandachtspunt: het borgen van de cohesie. Nu mensen elkaar niet dagelijks in het echt zien, besteden veel kantoren extra aandacht aan gemeenschappelijke activiteiten. De interne communicatie kreeg een boost, met onder meer nieuwsbrieven en magazines. Allen & Overy lanceerde een maandelijkse talkshow met medewerkers als gasten en publiek. Heeringa: “We vinden het belangrijk om extra aandacht te besteden aan onderlinge
verbinding. Ook in hybride vorm moet ons kantoor een aantrekkelijke omgeving zijn waar mensen zich goed voelen. Dan presteer je ook het best.”
Vanaf een scherm is het lastiger te zien of iemand overloopt of begeleiding nodig heeft. Veel kantoren stimuleren leidinggevenden om daar alert op te zijn of richten er mentale gezondheidprogramma’s
voor in. Nu thuiswerken zo laagdrempelig is, gebeurt het ook regelmatig dat zieke medewerkers thuis toch inloggen. Oskam: “Dat vind ik niet per se een goede ontwikkeling. Het is geweldig dat flexibel werken door de advocatuur is omarmd, maar je moet je werk ook even kunnen parkeren.”
Dit artikel is gepubliceerd in het nieuwe Advocatie Magazine. Klik op de cover om het magazine te openen of ga naar de Magazine-pagina. Hier kunt u ook een gratis abonnement aanvragen.
