Vanwege de energiecrisis is de inflatie dit jaar torenhoog. Veel werknemers ervaren hierdoor financiële stress, omdat zij niet altijd rond kunnen komen van hun loon. Welke fiscale mogelijkheden heeft de werkgever om zijn werknemers te ondersteunen in deze moeilijke tijd?
Beschouwd als loon
In beginsel geldt dat alle vergoedingen die de werkgever aan de werknemer betaalt wordt gezien als loon, waarover dus loonbelasting moet worden ingehouden. Bovendien telt dit loon mee als inkomsten voor de berekening van de toeslagen waarop de werknemer eventueel recht heeft. In sommige gevallen kan dat betekenen dat van een extraatje van de werkgever, na alle inhoudingen, onderaan de streep weinig overblijft. Om dit te voorkomen kan de werkgever gebruik maken van de werkkostenregeling (WKR).
Werkkostenregeling
Onder de WKR kan een werkgever een percentage van het totale fiscale loon van de organisatie besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan zijn werknemers. Dit wordt ook wel de vrije ruimte van de WKR genoemd. Hierbij dient de werkgever rekening te houden met de gebruikelijkheidstoets.
Hiermee wordt bedoeld dat de vergoeding of verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het moet dus gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang onbelast krijgt en dat de werkgever de eindheffing op zich neemt.
Gerichte vrijstellingen
Daarnaast kent de WKR een aantal gerichte vrijstellingen die de werkgever onbelast aan de werknemer kan vergoeden. De gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
– vergoeding voor woon-werkverkeer ad € 0,19 per kilometer;
– arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek;
– thuiswerkvergoeding ad € 2,- per thuiswerkdag;
– noodzakelijke voorzieningen als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Vergoeding voor woon-werkverkeer
Niet alle werkgevers vergoeden het woon-werkverkeer tegen € 0,19 per kilometer (vanaf 2023: € 0,21 per kilometer). Om de werknemer tegemoet te komen kan de werkgever ervoor kiezen om de werknemer met terugwerkende kracht toch € 0,19 per kilometer te vergoeden of hem in december de mogelijkheid te geven om het restant van de onbelaste reiskostenvergoeding te salderen. Het salderen houdt in dat het restant van de onbelaste reiskostenvergoeding ten laste van het brutoloon komt en dit wordt vervolgens onbelast uitgekeerd aan de werknemer.
Stel dat de werkgever € 0,12 per kilometer vergoedt voor het woon-werkverkeer, dan is er dus nog een fiscale ruimte van € 0,19 -/- € 0,12 = € 0,07 per kilometer. Stel dat de werknemer dit jaar 5000 kilometers aan woon-werkverkeer heeft afgelegd, dan kan de werkgever nog 5000 x € 0,07 = € 350,- extra onbelast vergoeden, of bij saldering inhouden op het brutoloon en onbelast uitkeren aan de werknemer.
Arbovoorzieningen voor thuiswerkplek
De werkgever kan de werknemer een gerichte onbelaste vergoeding geven voor het inrichten van een thuiswerkplek. Denk hierbij aan een bureau, bureaustoel, beeldscherm, beeldschermbril, toetsenbord, muis et cetera. De gerichte vrijstelling is niet aan een maximum verbonden, maar geldt wel alleen voor arbovoorzieningen die verplicht zijn volgens de Arbeidsomstandighedenwet.
Thuiswerkvergoeding
Sinds dit jaar geldt er ook een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding. Deze vergoeding is bedoeld voor de kosten die de werknemer maakt voor koffie of thee, stroom, verwarming, water en toiletpapier tijdens het thuiswerken. Mocht de werkgever dit jaar nog geen thuiswerkvergoeding hebben betaald voor het thuiswerken, dan kan zij dit alsnog met terugwerkende kracht vergoeden aan de werknemer. De vergoeding bedraagt in 2022 € 2,- per thuiswerkdag. Vanaf 2023 wordt dit bedrag verhoogd naar € 2,15 per thuiswerkdag.
Noodzakelijke voorzieningen
Hierbij gaat om gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur – mits deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. De werkgever kan gebruik maken van de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen indien:
– de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium);
– de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen, als hij deze niet meer nodig heeft voor zijn dienstbetrekking.
Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat de werknemer zonder de voorziening zijn werkzaamheden niet goed kan uitvoeren, en dat hij de voorziening dus nodig heeft en gebruikt voor zijn werk.
Naast desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons, kunnen ook abonnementen voor mobiele telefonie en voor vaste internet onder de gerichte vrijstelling vallen. Als de werknemer thuiswerkt kan de werkgever ervoor kiezen om de werknemer een onbelaste vergoeding voor het gebruik van zijn internetverbinding te geven. Dit kan ook in december met terugwerkende kracht over heel 2022 worden betaald.
Heeft de werknemer een alles-in-pakket afgesloten (internet, telefoon en tv), dan valt slechts enkel het internetgedeelte van het pakket onder de gerichte vrijstelling. In de praktijk wordt uitgegaan van een bedrag tussen € 25,- en € 50,- per maand voor de internetkosten.
Vrije ruimte WKR
Voor de overige vergoedingen die niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, kan de werkgever gebruik maken van de vrije ruimte van de WKR. Voor 2022 bedraagt de vrije ruimte 1,7% voor de eerste € 400.000,- van de fiscale loonsom (voor 2023 stijgt dit percentage naar 3%). Voor de fiscale loonsom boven de € 400.000,- geldt het percentage van 1,18% (dit blijft ook in 2023 gelden). Verstrekt de werkgever méér dan deze zogenoemde vrije ruimte, dan moet over het surplus 80% eindheffing worden betaald.
Concreet betekent dit voor 2022 dat bij een totale fiscale loonsom van € 400.000,- dus € 6.800,- aan onbelaste vergoedingen en geschenken aan het personeel mogen worden gedaan. En dit bedrag loopt verder op met 1,18 cent voor elke euro boven de € 400.000,- aan fiscale loonsom. De werkgever mag zelf bepalen waaraan dit wordt besteed, mits wordt voldaan aan de hiervoor genoemde gebruikelijkheidstoets.
Conclusie
Kortom, genoeg fiscale mogelijkheden voor de werkgever om de werknemer met kerst nog een onbelaste vergoeding te geven in deze moeilijke tijd!
Meer weten over dit onderwerp? Drs. Linda Jansen schreef voor OpMaat Arbeidsrecht+ een uitgebreide en actuele Practice Note over het onderwerp Fiscaal loonbegrip en werkkostenregeling.
