Als we iéts hebben geleerd van het afgelopen jaar: nood breekt wetten. En dan heb ik het niet over de avondklok, maar over hoe de digitalisering van de juridische dienstverlening door de Covid-19-uitbraak in een stroomversnelling is geraakt. Niet omdat de advocaat eens innovatief wilde gaan teamen…
…maar omdat het bittere noodzaak was om de dagelijkse gang van zaken door te laten gaan.
Het notariaat is al jaren voorloper in de digitalisering van het juridische werkproces en heeft ook afgelopen jaar enorme stappen gezet. De notaris van nu beschikt over een breed aantal digitale systemen en tools waardoor hij zijn diensten efficiënt en effectief kan leveren.
Echter zien deze systemen vooral op de backoffice van de notaris, zoals de registratie van de akte en het verkrijgen van gegevens uit de verschillende basisregisters, zoals het kadaster en het handelsregister.Zulke systemen zijn niet primair bedoeld om toegevoegde waarde te leveren voor de cliënt.
Duur printje
De cliënt krijgt in zijn of haar ogen nog steeds dat ‘dure printje’, c.q. de akte, als resultaat van het bezoek aan de notaris. En natuurlijk is de juridische impact van de akte wel degelijk belangrijk voor de cliënt. Maar het blijft een statisch stuk; de akte wordt meteen na passeren veilig bewaard in de kluis en verdwijnt direct uit het dagelijkse zicht van de notaris. En de cliënt ook.
Ik zou wel eens willen weten hoeveel mensen een gepasseerde akte thuis nog eens op hun gemak doorlezen. Dat zijn er maar weinig, vrees ik. En zijn er klanten die na vijf jaar eens denken: ‘klopt dit nu wel wat er in staat?’ Voor het merendeel van de Nederlanders is dit niet een standaard instelling, laat staan dat het afschrift van de akte prettig leesbare kost is.
Wat zouden cliënten toch geholpen zijn als ze eens in de vijf jaar een juridische health check krijgen. De notaris heeft dankzij de akte alle gegevens voor zo’n check in bezit. Een huis laat je ook periodiek schilderen om achterstallig onderhoud te voorkomen, dus waarom zou je dit niet doen met je juridische fundering? Hier is een mooie rol weggelegd voor de notaris, die zijn digitale goudmijn (nu nog zijn kluis) periodiek moet openen om proactief en preventief zijn cliënten te informeren of ze nog juridisch gezond zijn.
Met meer standaarden werken
Hiervoor is het essentieel om meer met standaarden te gaan werken als het aankomt op het formuleren van akten, in plaats van dat de notaris een eigen draai geeft aan de wetgeving. Dan worden akten beter en sneller digitaal doorzoekbaar, en staan essentiële gegevens op een vaste plek, net zoals in de KIK-akten van het kadaster.
Het is kortom de hoogste tijd voor het notariaat om verder te standaardiseren en digitaliseren. En om preventief te acteren, door bestaande akten in het archief te gaan scannen. Dit levert op den duur niet alleen een bak aan werk op voor de notaris, maar nog belangrijker: meer toegevoegde waarde voor de cliënt. Want niets is zo vervelend als denken dat je alles juridisch keurig geregeld hebt, maar dat door een wetswijziging opeens het tegenovergestelde het geval is. Waarom ben je dan naar de notaris gegaan?
Ebbo Haantjes is Director Legal Services bij Sdu.
Deze column is eerder gepubliceerd in Advocatie Magazine. Klik op de cover om het nieuwste magazine – met o.a. De Stand van de Advocatuur en het Notariaat – te lezen of kijk op de magazine-pagina.
