Hoe komt u tot het best passende softwarepakket voor uw kantoor? Waar kunt u het beste uw dossiers, administratie en cliënten in beheren? En welke nieuwe functies, zoals een cliëntenportaal of koppelingen met andere systemen, heeft u nodig? Stel een wensen- en eisenlijst op om erachter te komen.
De informatie uit dit artikel komt uit ons e-book over het kiezen van een praktijkmanagementsysteem.
Projectgroep
Een wensen- en eisenlijst, oftewel een overzicht van selectiecriteria, stelt u bij voorkeur niet alleen op maar met een projectgroep, voor een zo breed mogelijke kijk op het onderwerp. Bovendien, door in een vroeg stadium een zo divers mogelijk gezelschap binnen kantoor erbij te betrekken, zorgt u ervoor dat:
- de uiteindelijke oplossing sneller wordt geaccepteerd;
- de wensen en eisen per functiegroep inzichtelijk worden gemaakt;
- het werk verdeeld kan worden;
- u uiteindelijk kiest voor een oplossing die echt bij uw kantoor past.
Formuleren van de behoefte
Om een eerste inventarisatie te kunnen maken, is het van belang een gemêleerd gezelschap samen te stellen. Denk aan een mix van advocaten, partners, ondersteunend- en financieel personeel en, indien aanwezig, een marketingmedewerker en IT-verantwoordelijke.
Begin met het formuleren van de behoefte. Waarom gaan jullie op zoek naar een applicatie, wat is de noodzaak? Schrijf samen de businesscase die ten grondslag ligt aan de behoefte naar nieuwe software. Zo is het voor iedereen (bestuur, partners, MT, projectgroep en de uiteindelijke gebruikers) duidelijk wat de behoefte is en waarvoor een oplossing wordt gezocht. En uiteraard met welk gewenst resultaat.
Hieronder staan de door ons veel gehoorde argumenten van juridische professionals om op zoek te gaan naar nieuwe software:
- veilig met cliënten communiceren;
- snel en eenvoudig tijd registreren, ook onderweg;
- een financieel pakket implementeren;
- facturen met één druk op de knop maken en verzenden;
- overzichtelijke financiële rapportages kunnen draaien;
- documenten centraal opslaan en eenvoudig terugvinden;
- in de cloud gaan werken;
- met collega’s en cliënten kunnen samenwerken aan een zaak;
- selfservice mogelijkheden bieden door middel van een cliëntenportaal;
- zonder problemen kerstkaarten of mailings versturen;
- de relaties in kaart brengen;
- eenvoudig met deze relaties in contact blijven;
- dossiers digitaliseren;
- dossiers compleet maken;
- thuis en onderweg eenvoudig kunnen werken aan zaken.
Vraag ieder projectlid om binnen zijn of haar werkgebied specifieke handelingen en werkprocessen te omschrijven. Vraag hen ook wat de meest ideale manier van werken is en analyseer wet- en regelgeving die van toepassing is op deze werkwijzen. Dit geldt ook voor het samenwerken met collega’s en cliënten.
Download onze voorbeeld wensen- en eisenlijst
Wij hebben een voorbeeld van een wensen- en eisenlijst gemaakt die u gratis kunt downloaden. Over de hierop vermelde thema’s kunt u uw wensen en eisen formuleren. Schrijf deze alvast in het kort op, om deze vervolgens in uw formele uitvraag samen te voegen en te concretiseren. Uiteraard zijn er nog meer deelgebieden te bedenken, u kunt deze zelf aanvullen.
Wilt u meer adviezen van onze experts overzichtelijk in één document lezen, dan kunt u uiteraard ook het gehele e-book kosteloos downloaden.