Werkt uw kantoor nog met Microsoft Office 2003? Windows XP misschien? Een retorische vraag, het is namelijk niet waarschijnlijk. Dus waarom gebruikt uw kantoor dan wel verouderde bedrijfskritische software zoals uw document management systeem?
De tijd van traditionele document management systemen nadert zijn einde, simpel en alleen gezien het feit dat de architectuur van de software achterhaald is en niet eenvoudig kan worden veranderd. Vergelijk het met een gebouw: het is bijna onmogelijk om de complete fundering te vervangen zonder het gebouw af te breken.
De oplossing? Verhuizen naar een modern gebouw! Microsoft SharePoint in dit geval. SharePoint gaat verder waar de traditionele systemen ophouden. Advocaten ‘leven’ in Outlook en Word, geen ander bedrijf kan dus zo goed integreren met deze software als Microsoft zélf en dat is precies de reden waarom steeds meer advocatenkantoren de overstap overwegen van hun traditionele document management systeem naar een product dat klaar is voor de toekomst, een oplossing gebaseerd op SharePoint.
Epona ziet deze trend steeds sterker worden en helpt nu al veel kantoren met deze overgang, een overgang naar een complete digitale dossiervorming. Maar dat is niet het enige voordeel. Online samenwerken met anderen in documenten, spreadsheets en PowerPoint presentaties – iets waar steeds vaker om gevraagd wordt – is een andere innovatieve mogelijkheid. Het delen van documenten en (gedeeltes van) dossiers met cliënten is ook een optie. Kortom, SharePoint is vandaag al klaar voor de toekomst.
Advocatenkantoren die de overstap al gemaakt hebben, grijpen de mogelijkheid ook direct aan om de interne processen te optimaliseren en beter af te stemmen op de mogelijkheden die SharePoint biedt, daarmee ondersteund door de jarenlange expertise van Epona. Wetende wat de beperkingen zijn van de traditionele systemen, kan Epona als geen ander adviseren over best practices en ervoor zorgen dat de nieuwe oplossing ook echt gebruikt gaat worden door iedereen.
Vooral dat laatste punt is van belang omdat het garandeert dat het digitale dossier ook echt volledig is. Door de oplossing onderdeel te maken van de software waar advocaten dagelijks mee werken – en dus al geheel vertrouwd mee zijn – wordt de gebruikersvriendelijkheid geoptimaliseerd.
Terug naar ons gebouw, uw kantoorpand. Wordt het gehuurd of heeft u het gekocht? Waarschijnlijk het eerste, dus waarom ook niet met uw document management systeem? Zijn de servers en software afgeschreven en staat u voor een zware beslissing om te investeren in nieuwe licenties en hardware? Niet nodig! Betaal voor gebruik en reken af per gebruiker per maand, iets wat zelfs uw verhuurder niet kan bieden! Vaarwel dure oplossingen, welkom Epona DMSforLegal!
Epona organiseert in samenwerking met Microsoft in december van dit jaar, een inspiratiesessie omtrent de juridische aspecten van het werken in de Microsoft Cloud en de gouden regels voor een succesvol implementatie- en migratietraject. Heeft u interesse om deel te nemen aan deze sessie, dan kunt u dat kenbaar maken door een e-mail te sturen aan marjan.hermkes@epona.com. Details over deze inspiratiesessie worden op korte termijn via diverse mediakanalen gecommuniceerd.
Meer informatie over de producten en diensten van Epona: www.epona.com.
Epona is partner van de Lexxyn Groep. De Lexxyn Groep is een groep samenwerkende bedrijven die ICT diensten leveren binnen de juridische sector: de advocatuur, het notariaat en de deurwaarderspraktijk. De gebundelde ervaring en collegiale samenwerking van de partners maakt de Lexxyn Groep tot dé kennispartner voor de juridische sector. Bij de Lexxyn Groep vinden zij één aanspreekpunt voor alle ICT-producten en -diensten. Meer info: www.lexxyn.nl.