In een serie artikelen gaat ING Payments & Cash Management in op uitdagingen die het notariaat in de nabije toekomst te wachten staan. In deze tweede aflevering: vraagt u zich wel eens af hoe lang het duurt voordat uw declaratie uiteindelijk betaald wordt? Of hoe vaak uw factuur of declaratie onbetaald blijft? “Het gaat om kostbare tijd, want uw geld zit vruchteloos vast in het dossier.”
Het antwoord op deze vraag is niet altijd even gemakkelijk te geven. Over het algemeen hebben notariskantoren hun debiteurenbeheer geautomatiseerd. Dit betekent dat na een termijn van gemiddeld dertig dagen een automatische betalingsherinnering wordt verzonden. Indien de factuur daarna nog niet voldaan wordt, kan de dossierhoudende notaris persoonlijk contact opnemen met zijn debiteur. Als laatste stap wordt meestal de gang naar een incassobureau overwogen.
Interne processen
In de hang naar meer efficiency en ondernemerschap is het goed om eens kritisch naar uw interne processen te kijken. Indien u als notaris uw diensten heeft verleend, hoe lang neemt het vervolgens in beslag om uw declaratie te verzenden? Een, twee, of zelfs drie weken? Laat u bijvoorbeeld bij het opstellen van een testament (of andere familiezaken) uw cliënt direct afrekenen, of niet? Of denkt u dat het niet mogelijk is om uw cliënt direct te laten betalen? En indien u besluit om uw cliënt niet direct te laten betalen, wie er is er vervolgens verantwoordelijk voor de verdere afhandeling van deze factuur? In de praktijk blijkt hier soms weken over heen te gaan. Kostbare tijd, want uw geld zit vruchteloos vast in het dossier.
Uw cliënt direct laten betalen, vereist een andere manier van denken. Niet alleen binnen uw praktijk, maar ook bij uw cliënt. Van oudsher lijkt er een bepaalde schroom te bestaan om bij het passeren van de akte ook direct de eindafrekening te presenteren. En dit terwijl uw werk er feitelijk op zit. Na het nuttigen van een maaltijd in een restaurant wordt u tenslotte ook geacht af te rekenen. Waarom zou dat dan niet gelden voor úw dagelijkse werkzaamheden?
Voorbeeld
Het scheelt u niet alleen een hoop energie en administratieve ballast, het kan u ook voordeel opleveren in de vorm van besparingen op de financiële administratie tot meer rentebaten. Het grootst zal dit voordeel zijn bij uw particuliere clientèle. Dit wordt duidelijk aan de hand van een eenvoudig voorbeeld: stel, u passeert 5000 akten per jaar. Hiervan is 20% afkomstig uit uw familiepraktijk en de gemiddelde factuur bedraagt € 1.500. Indien u in staat bent om hiervan bijvoorbeeld 50% direct te laten betalen (in plaats van de gememoreerde drie weken), dan levert u dit een extra rendement op van ruim € 2.500, uitgaande van een rentepercentage van 3%.
Dit voordeel kan nog verder oplopen indien deze efficiencyslag leidt tot een besparing van een medewerker op de afdeling FA. De efficiëntere processen laten zich simpel ondersteunen door bijvoorbeeld het gebruik van een betaalautomaat op de counter. Een kleine investering die zijn geld binnen korte tijd terug verdient.
E-commerce
De ontwikkelingen van e-commerce staan niet stil. Traditioneel in andere sectoren eerder, maar wellicht binnen het notariaat sneller dan gedacht. Een tweetal zaken licht ik kort toe: Accept Email (voor de B2C-markt) en INGIS (voor de B2B-markt).
Accept Email is het op elektronische wijze aanleveren van uw factuur. De consument krijgt uw factuur via E-mail aangeleverd en kan deze op eenvoudige wijze via iDEAL betalen. Het heeft voor u als voordeel dat het lagere kosten met zich meebrengt. Tevens blijkt dat uw factuur sneller betaald wordt (gemiddeld twee dagen). Naast de financiële voordelen speelt er nog iets mee: het levert u een modern imago op.
Voor uw zakelijke klanten zou u in de toekomst met INGIS kunnen werken. Dit is vooral praktisch voor facturen die u periodiek verstuurt, bijvoorbeeld in uw ondernemingspraktijk. INGIS is een door ING gecreëerd platform waarbij uw factuurgegevens worden omgezet naar een digitale factuur die door uw zakelijke klant van dit platform wordt gehaald en betaald. De betaling en de gegevens worden u via dit platform weer aangereikt. Het is 24 uur per dag bereikbaar en kan tevens als digitaal archief fungeren.
Slot
Het kritisch kijken naar uw interne processen kan u veel voordeel opleveren. Niet alleen in tijd en energie, maar ook in financieel opzicht. Het actief sturen op het efficiënter processen van uw facturen binnen uw praktijk kan aanmerkelijke kostenbesparingen opleveren, en zelfs extra baten genereren. De recente elektronische ontwikkelingen en de internettoepassingen kunnen u daarbij ondersteunen.
Uiteraard begint dit alles met willen. Durft u de uitdaging aan? (26 juni 2008)
Mr. René Goense, Sales Manager Payments & Cash Management ING (rene.Goense@mail.ing.nl)